公司内部印鉴章制度

PAGE公司内部印鉴章制度一、总则（一）目的为加强公司印鉴章的管理，规范印鉴章的使用流程，确保公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司等所有与公司相关的部门和人员。（三）印鉴章定义本制度所指印鉴章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、部门章以及其他具有法律效力的专用章。（四）管理原则1.分级负责原则：公司印鉴章实行分级管理，明确各级管理人员的职责权限，确保印章管理责任落实到人。2.规范使用原则：印鉴章的使用必须严格按照规定的流程和审批权限进行，确保使用的规范性和合法性。3.安全保密原则：加强印鉴章的保管和使用过程中的安全保密工作，防止印章被盗用、冒用或滥用。二、印鉴章的刻制与启用（一）刻制申请1.因工作需要刻制印鉴章的部门或个人，应填写《印鉴章刻制申请表》，详细说明刻制印章的名称、用途、数量等信息，并经部门负责人审核签字后，报公司行政管理部门。2.行政管理部门对申请进行初审，审核通过后报公司分管领导审批。（二）刻制流程1.经公司分管领导审批同意后，行政管理部门负责统一办理印鉴章的刻制手续。应选择具有资质、信誉良好的印章制作单位进行刻制。2.印章制作单位完成印章刻制后，应将印章及印模交付行政管理部门。行政管理部门应对印章的规格、样式、材质等进行核对，确保符合公司要求。（三）启用程序1.新刻制的印鉴章启用前，行政管理部门应填写《印鉴章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息，并附上印模。2.《印鉴章启用申请表》经公司分管领导审批后，行政管理部门负责将启用信息通知相关部门和人员，并在公司内部发布启用公告。3.新印鉴章启用后，原相关印章同时废止。行政管理部门应及时收回废止印章，并进行妥善保管和处理。三、印鉴章的保管（一）保管职责1.公司公章、法定代表人章由公司行政管理部门指定专人负责保管；合同专用章由公司合同管理部门指定专人负责保管；财务专用章由公司财务部门指定专人负责保管；部门章由各部门负责人指定专人负责保管。2.印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章保管规定，确保印章安全。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人员应妥善保管印章，不得将印章随意放置或交予他人代管。因特殊原因需要临时交接印章的，应办理交接手续，并记录交接时间、交接人、接交人等信息。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告行政管理部门，并采取相应的措施进行处理。四、印鉴章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于以公司名义对外发布的重要文件、信函、报表等；签订合同、协议等重要法律文书；办理公司营业执照、税务登记证等相关证照的年检、变更等手续；其他需要加盖公司公章的事项。2.法定代表人章：用于以公司法定代表人名义签署的文件、信函、报表等；办理法定代表人授权委托等相关手续；其他需要加盖法定代表人章的事项。3.合同专用章：用于签订各类合同、协议等法律文书。4.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等相关财务业务。5.部门章：用于各部门内部文件、通知、报表等的发布；办理部门内部相关业务手续；其他需要加盖部门章的事项。（二）使用流程1.用印申请：使用印鉴章的部门或个人应填写《印鉴章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经部门负责人审核签字后，报公司行政管理部门或相关审批部门。2.审批流程：一般事项用印：由行政管理部门或相关审批部门负责人进行审批。重要事项用印：需经公司分管领导或法定代表人审批。涉及重大经济合同、对外投资、融资等事项用印：需经公司董事会或股东会审批。3.用印登记：印章保管人员在审核《印鉴章使用申请表》及相关审批文件无误后，进行用印登记，记录用印时间、用印事项、用印文件名称、份数、用印人等信息。4.用印操作：印章保管人员应严格按照规定的用印范围和审批权限进行用印操作，确保印章使用的准确性和规范性。用印时，应将印章加盖在文件规定的位置，并确保印章清晰、端正。5.用印后处理：用印完成后，印章保管人员应将《印鉴章使用申请表》及相关用印文件整理归档，并妥善保管。同时，应对用印情况进行跟踪检查五、印鉴章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司名称变更、机构调整等原因，原印鉴章不再使用的。2.因印章损坏、遗失等原因，需要重新刻制印章，原印章停用的。3.其他需要停用印鉴章的情形。（二）停用程序1.行政管理部门或相关部门提出印鉴章停用申请，填写《印鉴章停用申请表》，注明停用原因、停用日期、印章名称等信息，并附上印模。2.《印鉴章停用申请表》经公司分管领导审批后，行政管理部门负责将停用信息通知相关部门和人员，并在公司内部发布停用公告。3.停用的印鉴章应及时收回，并交行政管理部门统一保管。（三）销毁程序1.对于需要销毁的印鉴章，行政管理部门应填写《印鉴章销毁申请表》，注明销毁原因、销毁日期、印章名称等信息，并附上印模。2.《印鉴章销毁申请表》经公司分管领导审批后，行政管理部门负责组织实施印鉴章的销毁工作。销毁过程应进行现场监督，并由监销人员和销毁人员在《印鉴章销毁登记表》上签字确认。3.印鉴章销毁后，行政管理部门应将《印鉴章销毁申请表》、《印鉴章销毁登记表》等相关资料整理归档，妥善保管。六、监督与检查（一）监督职责公司行政管理部门负责对印鉴章的管理和使用情况进行监督检查，确保印鉴章管理制度的有效执行。（二）检查内容1.印鉴章的保管情况，包括保管人员是否符合要求、保管设施是否安全可靠等。2.印鉴章的使用情况，包括使用流程是否规范、审批手续是否齐全、用印登记是否完整等。3.印鉴章的停用与销毁情况，包括停用程序是否合规、销毁过程是否符合要求等。（三）检查方式1.定期检查：行政管理部门定期对印鉴章的管理和使用情况进行全面检查，检查周期为[X]个月/季度/年。2.不定期抽查：行政管理部门不定期对印鉴章的管理和使用情况进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，行政管理部门应及时下达整改通知书，要求相关部门和人员限期整改。2.对于违反印鉴章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、