学校内部资料管理制度

PAGE学校内部资料管理制度一、总则（一）目的为加强学校内部资料的管理，确保资料的完整性、准确性、保密性和可追溯性，提高资料的利用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级组、各学科组等在教学、科研、管理等活动中形成的内部资料。（三）管理原则1.集中管理原则：学校设立专门的资料管理部门，负责内部资料的统一收集、整理、存储、保管和查阅。2.分类管理原则：根据资料的性质、用途、来源等进行分类，便于管理和查找。3.安全保密原则：加强资料的安全保密措施，防止资料泄露、丢失或损坏。4.动态管理原则：随着学校教学、科研、管理等活动的开展，及时更新和补充资料，确保资料的时效性和有效性。二、资料的分类与编号（一）分类1.教学资料：包括教学计划、教学大纲、教案、课件、试题、试卷、教学反思等。2.科研资料：包括科研项目申请书、研究报告、学术论文、著作、科研成果鉴定材料等。3.管理资料：包括学校规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、统计报表、档案资料等。4.学生资料：包括学生学籍档案、成绩单、奖惩记录、综合素质评价材料等。（二）编号1.资料编号采用“年份+类别+顺序号”的方式，例如：2023JX001，表示2023年的教学资料，顺序号为001。2.类别代码：JX教学资料，KY科研资料，GL管理资料，XS学生资料。3.顺序号按照资料形成的先后顺序依次编排。三、资料收集（一）收集渠道1.各部门、各年级组、各学科组定期将本部门形成的资料报送至学校资料管理部门。2.学校组织的各类教学、科研、管理活动结束后，相关责任人及时将活动资料整理报送至资料管理部门。3.学校教职工个人在教学、科研、管理等工作中形成的重要资料，应主动报送至资料管理部门。（二）收集要求1.资料应真实、完整、准确，符合相关法律法规和行业标准。2.资料应具有时效性，及时反映学校教学、科研、管理等活动的最新情况。3.资料应按照分类要求进行整理，确保资料的规范性和一致性。四、资料整理（一）整理内容1.对收集到的资料进行分类筛选，剔除重复、无效的资料。2.对资料进行编号、编目，建立资料目录清单。3.对资料进行装订、归档，确保资料的整齐、美观。（二）整理方法1.按照资料的类别和编号顺序进行整理，便于查找和管理。2.对于纸质资料，应进行分类装订，每册资料应编制封面、目录和页码。3.对于电子资料，应按照分类建立文件夹，文件夹名称应与资料类别和编号一致，电子资料应进行备份存储。五、资料存储（一）存储方式1.纸质资料应存放在专门的档案柜中，档案柜应分类标识，便于查找。2.电子资料应存储在学校的服务器或存储设备中，建立电子资料数据库，确保资料的安全存储和有效管理。（二）存储环境1.档案柜应放置在干燥、通风、防火、防盗的房间内，避免资料受潮、发霉、损坏。2.服务器和存储设备应定期进行维护和检查，确保设备的正常运行，防止数据丢失或损坏。六、资料保管（一）保管期限1.教学资料、科研资料、管理资料的保管期限为[X]年，学生资料的保管期限为学生毕业离校后[X]年。2.保管期限届满后，经学校资料管理部门审核，确无保存价值的资料，可按照规定进行销毁。（二）保管责任1.学校资料管理部门负责资料的日常保管工作，指定专人负责资料的收发、整理、存储和查阅等工作。2.资料保管人员应严格遵守资料管理制度，确保资料的安全和完整，不得擅自将资料转借、转让或带出学校。3.资料保管人员应定期对资料进行清查盘点，发现问题及时报告并处理。七、资料查阅（一）查阅权限1.学校教职工因工作需要查阅内部资料的，应填写《资料查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到学校资料管理部门查阅。2.外单位人员因工作需要查阅学校内部资料的，应持单位介绍信，经学校主管领导批准后，到学校资料管理部门查阅。3.学生因学习需要查阅本人学籍档案等相关资料的，应持本人学生证，经学校学籍管理部门批准后，到学校资料管理部门查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、类别、编号、查阅目的等内容。2.所在部门负责人或学校主管领导对申请表进行审批，签署意见。3.查阅人员持审批后的申请表到学校资料管理部门查阅资料，资料保管人员应按照申请表的要求提供资料，并做好查阅记录。4.查阅人员查阅完毕后，应及时将资料归还资料保管人员，资料保管人员应检查资料是否完好无损。（三）查阅记录1.资料保管人员应对查阅人员的查阅情况进行记录，记录内容包括查阅时间、查阅人员姓名、查阅资料名称、查阅目的、查阅结果等。2.查阅记录应妥善保存，以备查阅和审计。八、资料借阅（一）借阅权限1.学校教职工因工作需要借阅内部资料的，应填写《资料借阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到学校资料管理部门借阅。2.外单位人员因工作需要借阅学校内部资料的，应持单位介绍信，经学校主管领导批准后，到学校资料管理部门借阅。3.学生因学习需要借阅本人学籍档案等相关资料的，应持本人学生证，经学校学籍管理部门批准后，到学校资料管理部门借阅。（二）借阅程序1.借阅人员填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、类别、编号、借阅期限等内容。2.所在部门负责人或学校主管领导对申请表进行审批，签署意见。3.借阅人员持审批后的申请表到学校资料管理部门办理借阅手续，资料保管人员应按照申请表的要求提供资料，并收取一定的押金（押金金额根据资料的重要性和价值确定）。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还资料，如需延期借阅，应提前办理延期手续。5.借阅人员归还资料时，资料保管人员应检查资料是否完好无损，如有损坏或丢失，应按照规定进行赔偿。（三）借阅期限1.一般资料的借阅期限为[X]天，重要资料的借阅期限为[X]天。2.借阅人员应在规定的借阅期限内归还资料，如需延期借阅，应提前向学校资料管理部门提出申请，经批准后方可延期。九、资料保密（一）保密范围1.涉及学校教学、科研、管理等方面的机密信息，如教学计划、科研项目申请书、学生成绩等。2.学校教职工个人的隐私信息，如个人简历、工资收入等。3.其他需要保密的信息。（二）保密措施1.加强对资料保管人员和查阅人员的保密教育，提高保密意识。2.对涉及保密的资料，应采取加密存储、限制访问等措施，确保资料的安全。3.资料保管人员和查阅人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露资料内容。（三）保密责任1.资料保管人员和查阅人员对所保管和查阅的资料负有保密责任，如因工作失误或故意泄露资料内容，应承担相应的法律责任。2.学校对违反保密制度的行为将进行严肃处理，情节严重的将依法追究刑事责任。十、资料销毁（一）销毁范围1.保管期限届满且确无保存价值的资料。2.因学校机构调整、撤销等原因不再使用的资料。3.其他需要销毁的资料。（二）销毁程序1.学校资料管理部门定期对保管期限届满的资料进行清查盘点，提出销毁意见，填写《资料销毁申请表》。2.《资料销毁申请表》经学校主管领导批准后，由学校资料管理部门组织实施销毁工作。3.销毁资料时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。4.销毁工作结束后，监销人员应在《资料销毁申请表》上签字确