卫生院合同内部管理制度

PAGE卫生院合同内部管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护卫生院合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本卫生院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院与外部单位或个人签订的各类合同，包括但不限于医疗服务合同、药品采购合同、设备购置合同、租赁合同、技术合作合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规，符合行业标准和政策要求。2.公平公正原则合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。3.诚实守信原则双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。4.风险防范原则加强合同风险评估和防控，确保合同履行过程中的风险可控。二、合同管理职责（一）合同管理领导小组成立以卫生院院长为组长，副院长为副组长，各职能科室负责人为成员的合同管理领导小组。负责审议重大合同事项，协调解决合同管理中的重大问题，监督合同管理制度的执行情况。（二）合同管理部门明确卫生院办公室为合同管理部门，负责合同的统一归口管理。其主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度；2.参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等工作；3.建立合同台账，对合同进行分类登记、编号、归档；4.定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现和解决问题；5.协助处理合同纠纷；6.负责与合同相关的其他工作。（三）合同承办部门各职能科室为合同承办部门，负责本科室职责范围内合同的起草、谈判、履行等具体工作，并配合合同管理部门做好合同管理的相关工作。（四）合同审查部门卫生院内部设立合同审查小组，由法律顾问、财务人员、相关业务专家等组成。负责对合同的合法性、合规性、合理性、完整性等进行审查，并提出审查意见。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同承办部门根据工作需要，提出签订合同的申请，填写《合同申请表》，详细说明合同的名称、对方当事人名称、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要内容，并附上相关背景资料和初步拟定的合同文本。2.合同申请表经承办部门负责人审核签字后，提交合同管理部门。3.合同管理部门对合同申请表及相关资料进行初审，重点审查合同的必要性、可行性、合规性等。初审通过后，将合同申请表及相关资料提交合同审查小组进行审查。4.合同审查小组对合同进行全面审查，出具审查意见。合同承办部门根据审查意见对合同文本进行修改完善。5.修改后的合同文本经合同承办部门负责人、合同管理部门负责人、分管副院长审核签字后，报院长审批。6.院长审批通过后，合同承办部门与对方当事人签订合同。合同签订时，应确保合同文本内容完整、条款清晰、表述准确，双方当事人签字（盖章）齐全。（二）合同主体资格审查1.在签订合同前，合同承办部门应对对方当事人的主体资格进行审查，核实其营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证明等相关证件的真实性、有效性，并留存复印件。2.对于涉及特殊行业资质要求的合同，对方当事人应具备相应的资质证书，并在有效期内。合同承办部门应审查其资质证书的真实性、有效性，并留存复印件。（三）合同条款审查1.合同条款应符合法律法规和行业标准的要求，明确双方当事人的权利和义务，避免模糊不清或歧义条款。2.合同标的应明确、具体，包括名称、规格、型号、数量、质量等内容。3.价款或报酬应明确、合理，包括金额、支付方式、支付期限等内容。4.履行期限、地点和方式应明确、具体，确保双方当事人能够准确理解和履行。5.违约责任应明确、具体，包括违约情形、违约赔偿方式等内容，以保障合同的顺利履行。6.争议解决方式应明确，可选择协商、仲裁或诉讼等方式，并约定具体的仲裁机构或管辖法院。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.合同承办部门负责合同的具体履行工作，应按照合同约定的时间、地点、方式等要求，全面履行合同义务。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时协调解决。3.合同履行过程中，如遇不可抗力或其他不可预见、不可避免的因素导致合同无法履行或部分无法履行的，合同承办部门应及时通知对方当事人，并采取合理措施减少损失。同时，应在不可抗力事件发生后的一定期限内，向对方当事人提供相关证明文件。（二）合同变更管理1.合同履行过程中，如需变更合同内容，合同承办部门应及时提出变更申请，填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等，并附上相关证明材料。2.合同变更申请表经承办部门负责人审核签字后，提交合同管理部门。3.合同管理部门对合同变更申请表及相关资料进行初审，重点审查变更的必要性、合理性、合规性等。初审通过后，将合同变更申请表及相关资料提交合同审查小组进行审查。4.合同审查小组对合同变更进行全面审查，出具审查意见。合同承办部门根据审查意见与对方当事人协商签订合同变更协议。5.合同变更协议签订后，合同承办部门应及时将变更情况通知相关部门和人员，并按照变更后的合同履行义务。（三）合同终止管理1.合同履行完毕或提前终止时，合同承办部门应及时通知对方当事人，并办理相关终止手续。2.合同终止后，合同承办部门应及时清理合同履行过程中的相关资料，包括合同文本、往来函件、结算凭证等，并将资料移交合同管理部门归档保存。3.合同终止后，如双方当事人对合同履行情况存在争议，应按照合同约定的争议解决方式进行处理。五、合同档案管理（一）合同档案的收集1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本及相关资料原件移交合同管理部门。合同管理部门应认真核对资料的完整性和准确性，并进行签收登记。2.合同履行过程中产生的往来函件、补充协议（合同变更协议）、结算凭证、验收报告等相关资料，合同承办部门应及时收集整理，并定期移交合同管理部门归档保存。（二）合同档案的整理1.合同管理部门应按照合同类别、签订时间等顺序对合同档案进行整理，编制合同档案目录，确保档案资料的有序存放。2.合同档案应包括合同文本、合同审批表、合同变更申请表、审查意见、往来函件、补充协议、结算凭证、验收报告等相关资料。（三）合同档案的保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照国家档案管理规定的期限进行保管，一般合同档案保管期限为[X]年，重要合同档案保管期限为[X]年。3.合同档案保管期限届满后，如需销毁，应按照档案销毁程序进行审批和销毁，并做好销毁记录。（四）合同档案的查阅1.因工作需要查阅合同档案的，查阅人员应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，并经所在部门负责人签字同意。2.合同管理部门对查阅申请表进行审核，批准后方可查阅合同档案。查阅人员应在指定地点查阅合同档案，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅人员如需复印合同档案资料，应经合同管理部门负责人批准，并按照规定办理复印手续。复印的合同档案资料应妥善保管，不得随意转借或泄露。六、合同风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部门应定期对合同履行过程中的风险进行识别和评估，分析可能存在的风险因素，如对方当事人违约风险、合同条款风险、法律法规政策风险等。2.根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，明确风险防控责任人和防控措施，确保合同风险可控。（二）风险应对措施1.对于对方当事人违约风险，合同承办部门应加强合同履行跟踪，及时掌握对方当事人的履行情况，发现违约迹象及时采取措施，如要求对方当事人限期整改、追究违约责任等。2.对于合同条款风险，合同审查小组应加强合同条款审查，确保合同条款合法合规、明确具体、公平合理，避免因合同条款漏洞或歧义导致的风险。3.对于法律法规政策风险，合同管理部门应及时关注国家法律法规政策的变化，加强对合同相关法律法规政策的学习和研究，确保合同签订和履行符合法律法规政策要求。同时，应根据法律法规政策的变化，及时调整合同管理策略和措施。七、合同纠纷处理（一）纠纷处理原则合同纠纷处理应遵循合法、公正、及时的原则，尽量通过协商解决纠纷。如协商不成，可根据合同约定选择仲裁或诉讼等方式解决。（二）纠纷处理程序1.合同履行过程中发生纠纷时，合同承办部门应及时报告合同管理部门，并提供相关证据材料。2.合同管理部门应会同法律顾问等相关人员对纠纷情况进行调查分析，提出纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，合同承办部门与对方当事人进行协商