单位内部询价制度

PAGE单位内部询价制度一、总则（一）目的为规范本单位内部物资采购、服务获取等活动中的询价行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门在进行货物、工程和服务采购时，采用询价方式的相关活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保询价活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保障各方平等参与竞争。3.公开透明原则：询价过程及结果应保持公开透明，接受内部监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求资金使用效益最大化，降低采购成本。二、询价流程（一）需求提出1.各部门根据实际工作需要，填写物资采购申请表或服务需求申请表，详细说明采购物资的名称、规格、数量、技术要求、服务内容及期限等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字，确保需求真实合理，并提交至采购部门。（二）采购部门受理1.采购部门收到需求申请表后，进行初步审核，检查申请内容是否完整、准确，需求是否符合单位实际情况和预算安排。2.对于不符合要求的申请，及时与申请部门沟通，要求其补充或修正相关信息。（三）确定询价方式及范围1.根据采购项目的特点、金额大小等因素，采购部门确定采用询价方式进行采购，并明确询价的范围，包括潜在供应商的选择标准、地域范围等。2.一般情况下，应从单位供应商库中选取不少于三家符合条件的供应商参与询价；若供应商库中满足条件的供应商不足三家，可通过公开渠道广泛征集潜在供应商。（四）编制询价文件1.采购部门根据采购需求编制询价文件，询价文件应包含以下内容：项目概述：简要介绍采购项目的基本情况，包括采购背景、目标等。采购清单：详细列出采购物资的名称、规格、数量、技术参数等，或服务的具体要求。报价要求：明确报价的范围、方式（如含税价、不含税价等）、截止日期等。供应商资格条件：规定参与询价的供应商应具备的资质、业绩、信誉等方面的要求。评审标准：制定评审的具体标准，如价格、质量、售后服务等方面的权重及评分细则。2.询价文件应确保语言清晰、准确，避免产生歧义，同时要符合法律法规和行业标准的要求。（五）发出询价文件1.将编制好的询价文件以书面或电子形式发送给选定的潜在供应商。发送方式应确保供应商能够及时、准确收到询价文件。2.在询价文件中明确告知供应商询价的相关要求、截止时间、评审方式等重要信息，并要求供应商在规定时间内提交报价文件。（六）供应商报价1.供应商收到询价文件后，应按照要求认真填写报价文件，对采购项目的各项内容进行报价，并提供相关证明材料，如营业执照副本、资质证书、业绩案例等，以证明其符合资格条件。2.报价文件应密封包装，并在封口处加盖供应商公章或授权代表签字。供应商应在规定的截止时间前将报价文件送达指定地点或通过指定方式提交。（七）接收报价文件1.采购部门指定专人负责接收供应商的报价文件，接收时应检查报价文件的密封情况、完整性等。2.对在截止时间后收到的报价文件，应予以拒收，并记录相关情况。（八）组建评审小组1.采购部门负责组建询价评审小组，评审小组应由单位内部相关专业人员组成，成员不少于三人。2.评审小组成员应具备与采购项目相关的专业知识和经验，熟悉采购流程和评审标准，且与供应商无利害关系。（九）评审1.评审小组对收到的有效报价文件进行评审，按照询价文件中规定的评审标准进行打分或排序。2.评审过程中，评审小组可要求供应商对报价文件中的内容进行澄清或说明，但不得改变报价文件的实质性内容。3.评审小组根据评审结果，推荐成交候选人，一般推荐报价最低且符合采购需求的供应商为第一成交候选人，若出现最低报价供应商不符合采购需求等特殊情况，可依次推荐其他符合要求的供应商。（十）结果确定1.采购部门根据评审小组的推荐意见，确定成交供应商，并将询价结果通知成交供应商及其他参与询价的供应商。2.成交供应商确定后，采购部门应及时与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。三、询价文件编制规范（一）内容完整性询价文件应涵盖采购项目的全貌，包括但不限于上述询价流程中提及的各项内容，确保供应商能够全面了解采购需求和要求。（二）技术规格明确性对于采购物资的技术规格，应详细、准确地描述，避免使用模糊或不确定的语言。可采用国家标准、行业标准或提供详细的技术参数、图纸等，以便供应商能够提供符合要求的产品或服务。（三）报价要求清晰性明确报价的范围、方式、截止日期等关键信息，确保供应商能够清楚知道如何进行报价。例如，应说明报价是否包含运费、税费等所有费用，报价的币种及汇率换算方式等。（四）供应商资格条件合理性根据采购项目的实际需求，合理设定供应商资格条件，既要保证供应商具备履行合同的能力，又不能设置过高或不合理的门槛，限制潜在供应商参与竞争。资格条件应具体、可衡量，便于评审小组进行审核。（五）评审标准公正性评审标准应公平公正地反映采购项目的重点需求，如对于价格敏感型项目，可适当提高价格权重；对于对质量和售后服务要求较高的项目，应相应增加质量和售后服务的评分比重。评审标准应在询价文件中提前公布，确保供应商在报价前能够清楚了解评审依据。四、供应商管理（一）供应商库建立1.采购部门负责建立单位内部供应商库，收录符合一定条件的供应商信息。2.供应商入库条件应包括但不限于：具有合法有效的营业执照、良好的商业信誉、具备相应的生产或服务能力、近三年内无重大违法违规记录等。3.定期对供应商库中的供应商进行评估和更新，淘汰不符合要求的供应商，补充新的优质供应商。（二）供应商选择1.在进行询价采购时，优先从供应商库中选取符合条件的供应商参与询价。2.对于新的采购项目，若供应商库中无合适供应商，应通过公开渠道广泛征集潜在供应商，并按照规定的资格审查程序进行筛选。（三）供应商考核1.建立供应商考核机制，对已合作的供应商在产品质量、交货期、售后服务、价格等方面进行定期考核。2.考核方式可包括供应商自评、采购部门评价、使用部门反馈等多种形式，综合评定供应商的表现。3.根据考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励或优先合作机会，对表现不佳的供应商进行警告、整改直至淘汰。五、监督与管理（一）内部监督1.单位内部审计部门负责对询价采购活动进行监督，检查询价流程是否合规、采购文件是否规范、评审过程是否公正等。2.审计部门可定期或不定期对询价采购项目进行抽查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）投诉处理1.设立投诉渠道，接受供应商及单位内部人员对询价采购活动的投诉。投诉应在规定时间内以书面形式提出，并提供相关证据材料。2.对于收到的投诉，采购部门应及时进行调查核实，根据调查结果作出相应处理。若投诉属实，应依法依规纠正错误行为，并追究相关人员责任。（三）档案管理1.采购部门负责建立询价采购项目档案，