行政机关文件档案管理细则全文

第一章总则第一条目的与依据为规范本机关文件档案管理工作，提高行政效能，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案管理的法律法规及相关规定，结合本机关实际，制定本细则。第二条适用范围本细则适用于本机关内部各类文件、资料的形成、办理、流转、保管、利用、整理、归档、鉴定和销毁等管理工作。机关所属单位可参照执行。第三条基本原则文件档案管理工作遵循统一领导、分级负责，全程管理、源头控制，规范高效、安全保密的原则。第四条管理体制机关办公室是文件档案管理的职能部门，负责统筹、指导和监督本机关的文件档案管理工作。各部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门文件的日常收集、整理和归档工作。第二章文件管理第五条文件的起草与制发文件起草应符合国家法律法规和政策要求，内容真实准确，表述规范简洁，文种使用恰当。文件形成需严格履行审核、签发程序。正式印发的文件，须按规定格式排版、校对无误后，方可印制。第六条文件编号与登记本机关制发的正式文件，应由办公室统一编号、登记。编号规则应体现发文年份、发文部门（或类别）及顺序号，确保唯一性和可追溯性。第七条文件收发与传阅外来文件由办公室统一接收、登记、拟办。根据文件内容和领导批示，及时分办至相关部门或人员。内部文件传阅应建立传阅登记制度，明确传阅范围和要求，确保文件及时、安全流转，严防遗失、泄密。第八条文件的保管与保密各类文件应妥善保管，防止损坏、丢失和泄密。涉密文件的管理，严格按照国家保密法律法规执行，确保“涉密不上网，上网不涉密”。非工作需要，不得擅自携带文件离开办公场所。第三章档案管理第九条归档范围凡是本机关在行政管理、业务活动中形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录，均属归档范围。具体包括：（一）本机关制发的各类正式文件、会议纪要、工作计划、总结、报告等；（二）上级机关下发的与本机关工作相关的重要文件、指示、批复等；（三）本机关与其他单位的往来函件、合同、协议等；（四）机关内部管理制度、工作细则、人员任免、奖惩等文件材料；（五）反映本机关重要活动的声像、电子文件等材料；（六）其他具有保存价值的文件材料。第十条归档要求（一）归档文件材料应齐全、完整、准确，手续完备。（二）文件材料形成后，承办人员应及时整理，年终或工作告一段落后，将其移交本部门兼职档案员。（三）兼职档案员应按照档案整理规范，对文件材料进行分类、组卷、编目，并在规定时间内移交机关档案室。（四）电子文件的归档，应符合国家关于电子档案管理的要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第十一条档案整理与保管档案室对接收的档案应进行系统整理，包括分类、排列、编号、编目、装盒等，做到条理清晰，便于查阅。档案保管应具备适宜的库房条件，配备必要的设施设备，做好防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光、防尘等工作，确保档案实体安全。第十二条档案利用（一）查阅档案须履行借阅手续，经相关负责人批准后，方可查阅。查阅涉密档案，须严格遵守保密规定。（二）查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。未经允许，不得擅自复制、拍摄、摘录档案。（三）档案一般不得带出档案室。确因工作需要借出的，须经分管领导批准，限期归还。（四）查借阅档案的情况，应进行详细登记。第十三条档案鉴定与销毁对于已超过保管期限的档案，由档案室会同有关部门进行鉴定。对确无继续保存价值的档案，应按照规定程序报经批准后，予以销毁。档案销毁应有专人负责监销，并做好销毁记录。严禁个人私自销毁档案材料。第四章信息化建设第十四条推进文件档案信息化积极推进文件档案管理信息化建设，利用档案管理软件对档案进行著录、存储和检索，逐步实现档案管理的数字化、网络化。电子文件的形成、流转、归档应与纸质文件同步进行，确保电子档案的法律效力。第十五条信息安全保障加强档案信息系统的安全保密工作，建立健全安全管理制度，采取必要的技术防护措施，防止档案信息泄露、丢失和篡改。定期对电子档案进行备份，确保数据安全。第五章责任追究第十六条责任落实各部门负责人是本部门文件档案管理的第一责任人，应加强对本部门文件档案工作的领导和检查。文件形成者、承办者、保管者对文件档案的真实性、完整性和安全性负直接责任。第十七条奖惩措施对在文件档案管理工作中认真负责、成绩显著的单位和个人，应予以表彰和奖励。对违反本细则规定，造成文件档案损坏、丢失、泄密或其他不良后果的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、组织处理或纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责