写作手册-应用文写作 模块七 单元一：备忘录

单元一备忘录模块七契约类文书一、模拟任务某某企业秘书小萌收到行政部刘经理关于总经理来广州行程安排的提示。该项工作由你负责。你会如何确保信息传递到位呢？备忘录二、例文鉴赏【例文1】龙湖公司与××公司会谈备忘录中国龙湖公司(简称甲方)与×国××公司(简称乙方)的代表，于200×年×月×日在××市甲方总部就兴办合资项目进行了初步协商，双方交换了意见，并作出有关承诺。为便于将来继续洽谈，形成备忘条款如下：一、依据双方的交谈，乙方同意就合资经营××项目进行投资，投资金额太约为×××万美元。投资方式待进一步磋商。甲方用厂房、场地、机器设备作为投资，其作价原则和办法，亦待进一步协商。二、关于利润分配的原则，没有取得一致意见。乙方认为自己的投入既有资金，又有技术，应该占60％一70％，甲方则认为应该按投资比例分成。乙方代表表示，利润分配比例愿意考虑甲方的意见，希望另定时间协商确定。备忘录三、合资项目生产的××产品，乙方承诺在国际市场上销售产量的45％，甲方希望乙方将销售额提高到70％～75％，其余的在中国市场上销售。四、工厂的规模、合资年限以及其他有关事项，尚未详细讨论，双方都认为待第二项内容向各自的上级汇报确定后，再商议；五、这次洽谈虽未能解决主要问题，但双方都表达了合作的愿望。期望在今后的两个月内再行接触，以便进一步协商洽谈合作事宜。再次洽谈的具体时间待双方磋商后再定。中国龙湖公司

×国××公司代表×××(签章)：

代表×××(签章)：备忘录三、必备知识（一）备忘录的使用范围备忘录是记录有关活动或事务，主要用于揭示或提醒作用，以免忘却的一种记事性文书。日常生活中，它可以用于个人事务的记录，也可以作商务谈判或业务合作的记录。备忘录也是外交上往来文书的一种，其内容一般是对某以具体问题的详细说明和据此提出的论点或辩驳，以便于对方记忆或查对。外交会谈中，一方为了使自己所做的口头陈述明确而不至于引起误解，在会谈末了当面交给另一方的书面纪要，也是一种备忘录。备忘录可以在双方会谈时当面递交，也可以作为独立的文件送给有关国家，还可以附在照会、公报、声明等文件后面，做为补充文件。备忘录写在普通纸上，不用机关用纸，不签名，不盖章。备忘录可以当面递交，可以作为独立的文件送出，也可做为外交照会的附件。现在备忘录的使用范围逐渐扩大，有的国际会议用备忘录作为会议决议、公报的附件。备忘录（二）备忘录的特点1.事务性

备忘录所记录的事项有两类：一类是如实记录现实中曾经发生过的事实真相，如记录商务谈判中双方所表达的承诺，一致或不一致的意见等；另一类是为了避免忘却而提前记下计划办理的事项。如上级发给下级的工作要点备忘条。2.非强制性

备忘录是双方磋商过程中，对某些事项达成一定程度的理解与谅解及一致意见，将这种理解、谅解、一致意见以备忘录的形式记录下来，作为今后进一步磋商，达成最终协议的参考，并作为今后双方交易与合作的依据。但不具有法律约束力。备忘录备忘录（三）备忘录的种类1.面交备忘录【例文2】技术交流会备忘录甲方：XX柴油机重工有限公司乙方：XX科技发展有限责任公司本备忘录于20xx年7月8日在陕西柴油机重工有限公司签订甲方会议人员：公司质量总监：李X春采购部：屈X峰生产技术部：岳X民邓X萍谢X平售后服务部：马X军装配试验厂：赵X军装试二分厂：史X裴X英检验部：罗X质量管理中心：戚XX来X超备忘录乙方参会人员：XX凯商科技发展有限责任公司项目经理杨承伟;XX(上海)自动控制有限公司应用经理赵彤;XX(上海)自动控制有限公司大客户销售经理马颖;甲方情况介绍：XX柴油机重工有限公司就近期使用XX产品(传感器)，故障件问题进行了详细说明;乙方情况介绍：XX(上海)自动控制有限公司应用经理介绍各类传感器性能、使用方法及注意事项;经双方对故障件原因分析，对产品使用性能、技术协议、后期服务及商务等共同会商，达成以下共识：备忘录1.XX科技发展有限责任公司提供后续产品完整的技术规格书、产品批量原产地证明材料，陕西柴油机重工有限公司需要时应协助向客户对提供产品进行现场说明;2.对前期故障件121件传感器的处理，北京凯商科技发展有限责任公司与我公司采购部协商解决;后续陕柴将故障件寄给供方检测，供方应提供检测报告;3.XX科技发展有限责任公司提供给陕柴传感器的使用及培训资料;4.XX科技发展有限责任公司应对我公司使用传感器预设定性能参数给予考虑;5.XX科技发展有限责任公司提供我公司产品质保期由双方后续协商解决。本备忘录经双方授权代表于文首所载日期签署本备忘录，以兹证明甲方：

乙方：代表×××(签章)：

代表×××(签章)：2.送交备忘录【例文3】会议备忘录广东省XX建材有限公司(简称A方)与XX市万绿美农特产品有限公司(简称B方)的代表于20XX年X月X日在B方总部就投资农特产品一事进行了初步协商，在平等友好的气氛下双方交换了意见，并对一下事项达成了初步共识：一、依据双方的交谈，A同意就合资经营农特产品项目进行投资，投资金额大约800万元人民币。投资方式待进一步磋商。二、关于利润分配原则，双方达成一致意见，都认为应以双方投资比例进行利润分成。三、双方合资项目生产的农特产品，B承诺年收益达到20%以上。四、A要求安排一定的监督人员对其整个环节进行参与监督尤其是参与财务方面的管理。五、A要求B三年之内实现资金回笼，开始盈利。六、双方都有义务对本备忘录保守秘密，A方保证不向别国转让备忘录和协议书规定的资料。广东省馨园建材有限公司

河源市万绿美农特产品有限公司代表：XXX(盖章)

代表：XXX(盖章)20XX年X月X日备忘录备忘录3.谅解备忘录谅解备忘录（memorandumofunderstanding），指处理较小事项方面的条约，双方经过协商、谈判达成共识后，用文本的方式记录下来，“谅解”旨在表明“协议双方要互相体谅，妥善处理彼此的分歧和争议”。例如，1995年5月31日《中华人民共和国外交部和新加坡共和国外交部关于建立磋商制度的谅解备忘录》【例文4】XX公司与XX易达进出口贸易有限公司的谅解备忘录本谅解备忘录（“本备忘录”）于

年

月

日由以下双方签订：

，为一家根据刚果（金）法律成立并存续的

，法定地址位于

（以下简称“甲方”）。与XX易达进出口贸易有限公司，为一家根据中国法律成立并存续的有限责任公司，法定地址位于X市绿园区合心镇长白公路2558号（以下简称“乙方”）；甲方和乙方以下单独称为“一方”，合称为“双方”。备忘录前言（A）甲方情况简介：

。（B）乙方情况简介：长春澳易达进出口贸易有限公司是主要从事进出口贸易的公司，2014年3月经商务部批准设立了长春澳易达进出口贸易有限公司驻刚果（金）代表处(ChangchunAoYidalmportandExportCo.,LtdofficeinCongo,DR)，公司驻刚果（金）代表处规划于2014年6月份开始在刚果（金）正式运营。公司驻刚果（金）代表处的办公场地和吉林商品刚果（金）营销展示中心正在筹划中，预计2014年12月份全部投入使用并开始运营。（C）双方同意，在本项目实施前，双方需各自取得本国内部所有必要批准以签订具有约束力的合同（统称“项目合同”）。项目合同具体条款待双方协商达成一致。备忘录因此，双方特此协议如下：1.双方已达成初步谅解的事项及各自义务（A）长春澳易达进出口贸易有限公司有意在刚果（金）设立“吉林商品刚果（金）营销展示中心项目”（“本项目”）。（B）乙方对项目的投资和开发提供全方位支持和激励政策，提供刚果（金）相关政府部门和机构的支持。2.双方拟进一步磋商的事项本项目具体内容，将根据未来需要，经过随后谈判由双方签署的项目合同最终确定。3.双方在签署本备忘录之后应采取的行动双方应本着诚实信用的原则在本备忘录签署后

天内就项目合同条款开始进行谈判，以在

年

月

日当日或之前完成该等谈判工作并签署项目合同。备忘录4.保密资料本备忘录签署前以及在本备忘录有效期内，一方（“披露方”）曾经或者可能不时向对方（“受方”）披露该方的商业、营销、技术、科学或其他资料，这些资料在披露当时被指定为保密资料（或类似标注），或者在保密的情况下披露，或者经双方的合理商业判断为保密资料（“保密资料”）。在本备忘录有效期内以及随后二年内，受方必须：（a）对保密资料进行保密；（b）不为除本备忘录明确规定的目地之外的其他目的使用项目资料；5.独家谈判在

年

月

日之前，任何一方不得直接或间接与第三方就本备忘录标的事项进行任何磋商、谈判，达成谅解或任何形式的协商或安排。6.本备忘录内容保密除非按照法律规定有合理必要，未经另一方事先书面同事，任何一方不得就本备忘录发表任何公开声明或进行任何披露。备忘录7.本备忘录的修改对备忘录进行修改，须双方共同书面同意方可进行。8.本备忘录具有/不具有约束力的条款双方确认，除第4条至第6条（包括第4条及第6条）对双方具有约束力之外，本备忘录不是具有约束力或可强制履行的协议后者项目合同，也不在双方之间设定实施任何行为的义务，无论该行为是否在本备忘录中明确规定应实施还是拟实施。9.本备忘录的生效和终止本备忘录经双方签字生效。双方正式授权代表已于文首所载日期签署本备忘录，以兹证明。XX公司代表：XXXXXXX易达进出口贸易有限公司代表：XXX见证人：XXX（四）备忘录的写作备忘录的写法因会议内容与类型不同而有所不同。就总体而言，备忘录一般由五部分组成：标题、眉首、正文、结束语和签署。（一）标题备忘录的标题有以下两种写法。1.单一性标题常见的单一性标题写法是直接标示文种名称，如“备忘录”。2.两要素标题两要素标题由发文单位名称和文种组成，如“万向节集团公司备忘录”。（二）眉首眉首也称书端，位于标题之下，正文之上，一般包括以下内容：(1)发文人或发文单位名称，也称发自。也可以标示为来自、自，其后面写明发送信息的人员姓名或单位、部门名称，如“总经理办公室”。人员姓名的前面可以根据需要标示其职务。(2）收文人或收文单位名称，也称发给、发送、致，其后面写明接收信息的人员姓名或单位、部门名称，如“人力资源部”。人员姓名的前面可以根据需要标示其职务。备忘录备忘录(3)地址。一般包括发文人或发文单位地址和收文人或收文单位地址。有的还包括电报挂号、电传号、电话号码等。地址一项写在左上角编号处的下面，其格式与书信的写法相同。(4)发文日期。即写明备忘录发出的日期。(5)主题。写明备忘录正文的主题思想或内容梗概，一般要用类似电报类的词组或短语标示。许多单位有自己特制的信笺，在写眉首时，其格式和标点符号的使用与一般信件的写法基本相同。（三）正文在眉首下方直接书写需要传递事项的具体内容。可以是一段到底，篇段合一；如果内容较多，可以采用分段书写。段落起首应采用空两格的形式。（四〕结束语如果为了表示对对方的尊重，也可以写上致敬语作为结束语。如果没有必要也可以省略致敬语。（五）签署正文或者结束语之后下方写明发文人或发文单位的名称。写法与一般信件的格式相同。四、写作训练1.指出下文中存在的主要问题XX市第一商业局促进两市企业经济联合意向书为进一步加强和发展两市间的经济联合和商品交流，两市部分企业的代表进行了洽谈，就下述内容取得了共识。一、巩固和提高原有的横向联合组织和项目，这主要指“贸联会”、“经联会”、“六市轻纺产品销售中心”等，应扩大商品交流，加强相互往来，更好地促进两市日用工业品的生产和流通。二、双方积极努力，创造条件，确定于4月15日和9月20日在对方城市举办日用工业品展销会。双方这一意向应及时向各自的市政府汇报，主动争取市政府和有关单位的支持和配合。三、双方一致认为，在两市商业系统应建立起横向联络网，互相邀请参加商品展销会、供货会，互设地方产品批发。两市商业将做好对口联络的协调服务工作，并力争促进一些对口公司今春开