经济合同内部管理制度

PAGE经济合同内部管理制度一、总则（一）目的为加强公司经济合同管理，规范经济合同签订、履行、变更、解除等行为，防范经济合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在生产经营活动中签订的各类经济合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：经济合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由公司领导、各相关部门负责人组成。合同管理委员会职责如下：1.审议重大经济合同签订、变更、解除等事项。2.协调解决合同管理过程中的重大问题。3.对合同管理工作进行监督和指导。（二）合同管理部门公司指定[具体部门名称]为合同管理部门，负责经济合同的统一管理工作。其职责如下：1.制定和完善经济合同管理制度，并组织实施。2.参与经济合同的谈判、起草、审核、签订等工作。3.负责经济合同的登记、归档、保管等工作。4.跟踪经济合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。5.对经济合同进行统计分析，为公司决策提供参考依据。（三）合同承办部门各业务部门为合同承办部门，负责本部门经济合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作。其职责如下：1.负责本部门经济合同项目的调研、立项等前期工作。2.按照合同管理部门的要求，起草经济合同文本，并提交审核。3.负责与合同对方进行谈判，协商合同条款，确保合同内容符合公司利益。4.负责经济合同的签订、履行等工作，及时向合同管理部门报告合同履行情况。5.配合合同管理部门处理合同纠纷等相关事宜。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同承办部门根据业务需要，开展合同项目的调研、立项等前期工作，确定合同对方。2.合同承办部门起草合同文本，经本部门负责人审核后，提交合同管理部门。3.合同管理部门对合同文本进行合法性、合规性、完整性等方面的审核，提出修改意见。4.合同承办部门根据合同管理部门的审核意见，对合同文本进行修改完善，并再次提交审核。5.经审核通过的合同文本，由合同承办部门与合同对方进行谈判，协商合同条款。6.合同双方达成一致意见后，签订正式合同。合同签订应使用公司统一印制的合同文本，合同文本应加盖公司公章及法定代表人或授权代表的签字（章）。7.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本提交合同管理部门进行登记、归档。（二）合同对方的选择与审查1.合同承办部门应选择具有良好信誉、合法经营资格的合同对方。在选择合同对方时，应进行必要的调查了解，包括对方的主体资格、经营状况、财务状况、履约能力等。2.合同承办部门应对合同对方提供的相关资质证明、营业执照、法定代表人身份证明等文件进行审查，确保合同对方主体资格合法有效。3.对于重大合同项目，合同承办部门应会同合同管理部门等相关部门对合同对方进行实地考察，评估其履约能力和信誉情况。（三）合同文本的起草与审核1.合同文本应明确双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。合同条款应具体、明确、合法、合理，避免模糊不清或歧义条款。2.合同承办部门起草的合同文本应经本部门负责人审核，确保合同内容符合本部门业务要求和公司利益。审核内容包括合同条款的完整性、准确性、合法性、可行性等方面。3.合同管理部门对合同文本进行审核时，应重点审查合同条款是否符合法律法规及公司相关规定，是否存在潜在风险。审核内容包括合同主体资格、合同内容合法性、合同条款完整性、合同履行可行性等方面。对于审核中发现的问题，合同管理部门应及时提出修改意见，要求合同承办部门进行修改完善。四、合同履行管理（一）合同履行计划的制定与执行1.合同签订后，合同承办部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确合同履行的各个环节、时间节点、责任人等。2.合同承办部门应按照合同履行计划组织实施合同履行工作，确保合同各项义务得到及时、全面履行。在合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同履行计划的，应及时向合同管理部门报告，并经合同管理部门审核同意后进行调整。3.合同承办部门应定期对合同履行情况进行检查和总结，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。对于合同履行过程中出现的重大问题，应及时向合同管理部门和公司领导报告，并采取有效措施加以解决。（二）合同履行过程中的跟踪与监督1.合同管理部门应建立合同履行跟踪台账，对合同履行情况进行实时跟踪和监督。定期检查合同承办部门合同履行计划的执行情况，及时掌握合同履行进度、质量、价款支付等情况。2.合同管理部门在跟踪合同履行过程中，如发现合同承办部门存在未按合同约定履行义务的情况，应及时向合同承办部门发出书面通知，要求其限期整改。合同承办部门应在规定期限内将整改情况书面报告合同管理部门。3.对于合同履行过程中出现的纠纷或争议，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并积极采取措施进行协商解决。合同管理部门应参与合同纠纷的处理工作，提供必要的法律支持和指导，维护公司合法权益。（三）合同款项的支付管理1.支付申请：合同承办部门根据合同约定，在合同款项支付前，应填写《合同款项支付申请表》，详细注明支付事由、支付金额、支付方式、收款单位等信息，并提交相关证明材料。2.审核审批：《合同款项支付申请表》经合同承办部门负责人审核后，提交合同管理部门进行审核。合同管理部门重点审核合同款项支付是否符合合同约定、相关证明材料是否齐全有效等。审核通过后，报公司领导审批。3.款项支付：经公司领导审批同意后，财务部门按照合同约定的支付方式和时间，办理合同款项支付手续。财务部门在支付合同款项时，应严格审核收款单位名称、账号、开户行等信息，确保款项支付准确无误。五、合同变更与解除管理（一）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同承办部门应及时与合同对方进行协商，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的权利义务等条款。合同变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.合同承办部门应将合同变更协议副本提交合同管理部门进行登记、归档。合同管理部门应及时更新合同履行跟踪台账，确保合同管理信息的准确性。（二）合同解除管理1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除事由，合同承办部门应及时与合同对方进行协商，并签订书面的合同解除协议。2.合同解除协议应明确解除的原因、解除的时间、双方的权利义务等条款。合同解除协议签订后，双方应按照协议约定履行各自的义务。3.合同承办部门应将合同解除协议副本提交合同管理部门进行登记、归档。合同管理部门应及时对合同履行情况进行清理，确保合同管理工作的规范有序。（三）合同变更与解除的审核审批1.合同变更与解除协议签订前，合同承办部门应按照合同签订流程，将变更或解除协议文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门重点审核变更或解除协议是否符合法律法规及公司相关规定，是否存在潜在风险。2.审核通过的合同变更与解除协议，报公司领导审批。经公司领导审批同意后，合同变更与解除协议方可生效。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同承办部门在合同签订和履行过程中，应严格遵守法律法规及公司相关规定，全面履行合同义务，避免因自身原因引发合同纠纷。2.合同管理部门应加强对合同签订、履行等环节的监督和指导，及时发现和纠正合同管理过程中存在的问题，预防合同纠纷的发生。（二）纠纷处理程序1.合同履行过程中如发生纠纷，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并积极与合同对方进行协商解决。协商解决纠纷时，应遵循平等、自愿、合法、合理的原则，尽量通过友好协商达成解决方案。2.如协商不成，合同承办部门应会同合同管理部门等相关部门，收集、整理与纠纷有关的证据材料，分析纠纷的性质和原因，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，合同承办部门可选择通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决纠纷。对于涉及金额较大、影响较大的合同纠纷，应及时聘请律师等专业法律人士提供法律支持和指导，维护公司合法权益。4.在纠纷处理过程中，合同承办部门应及时向合同管理部门和公司领导报告纠纷处理进展情况，确保公司领导及时掌握纠纷动态，做出正确决策。七、合同档案管理（一）档案收集与整理1.合同承办部门在合同签订后，应及时将合同副本、相关证明材料等提交合同管理部门进行登记、归档。合同管理部门应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，建立合同档案。2.合同档案应包括合同文本、合同变更协议、合同解除协议、相关证明材料、往来信函、会议纪要等与合同有关的所有文件资料。合同档案应确保资料齐全、完整、真实、有效。（二）档案保管与查阅1.合同管理部门应指定专人负责合同档案的保管工作，建立合同档案保管制度，确保合同档案的安全存放。合同档案应存放在专门的档案柜中，按照档案管理要求进行分类存放，并做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。2.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审核后，报合同管理部门审批。合同管理部门应按照审批意见，为查阅人员提供相应的合同档案，并做好查阅登记工作。查阅人员不得擅自复印、拍照、涂改、损毁合同档案。3.外部单位因工作需要查阅合同档案的，应出具单位介绍信，并经公司领导批准。合同管理部门应按照公司领导的批示，为外部单位提供相应的合同档案，并做好查阅登记工作。查阅过程中，应安排专人陪同，确保合同档案的安全。（三）档案销毁1.合同档案保管期限届满后，合同管理部门应按照档案管理规定，对合同档案进行鉴定，确定是否需要销毁。对于确需销毁的合同档案，应填写《合同档案销毁申请表》，经公司领导批准后进行销毁。2.合同档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程符合相关规定。销毁记录应保存备查。八、合同统计与分析（一）统计内容合同管理部门应定期对公司经济合