敬老院内部印章管理制度

PAGE敬老院内部印章管理制度一、总则（一）目的为加强敬老院印章管理，规范印章使用流程，维护敬老院的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于敬老院内部所有印章，包括但不限于行政章、财务章、合同章、法人章等。（三）印章管理原则1.合法性原则：印章的刻制、使用必须符合国家法律法规及相关行业标准。2.安全性原则：确保印章存放安全，防止印章被盗用、冒用。3.规范性原则：明确印章使用流程，严格按照规定使用印章。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.根据工作需要，由相关部门提出印章刻制申请，填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，报院长审批。3.院长审批通过后，由办公室统一办理印章刻制手续，选择具有资质的印章制作单位进行刻制。4.印章刻制完成后，办公室负责对印章进行验收，检查印章的规格、字体、图案等是否符合要求。（二）印章启用1.新印章启用前，需在办公室进行登记备案，填写《印章启用登记表》，记录印章名称、启用日期、保管人等信息。2.同时，办公室应将印章启用信息通知各相关部门，确保各部门知晓新印章的启用情况。3.印章启用后，原印章同时废止，由办公室负责收回并妥善保管。三、印章的保管（一）保管责任1.敬老院行政章由院长指定专人保管，财务章由财务部门负责人指定专人保管，合同章由合同管理部门负责人指定专人保管，法人章由法定代表人指定专人保管。2.印章保管人应严格遵守印章管理制度，确保印章安全。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人不得将印章随意带出办公室，确因工作需要带出时，须经印章保管部门负责人批准，并填写《印章外出使用登记表》，注明带出时间、事由、预计归还时间等信息。3.印章使用完毕后，保管人应及时将印章带回并妥善保管。（三）印章交接1.印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接登记表》，详细记录印章名称、数量、交接时间、交接双方等信息。2.交接双方应在登记表上签字确认，并由监交人监督交接过程。3.交接完成后，原保管人应将印章及相关资料移交给新保管人。四、印章的使用（一）使用范围1.行政章主要用于敬老院对外发布的文件、信函、证明等；财务章主要用于财务收支、票据开具等；合同章主要用于签订各类合同、协议等；法人章主要用于办理涉及法人的相关业务。2.印章使用必须严格按照规定的范围进行，不得超出范围使用。（二）使用流程1.用印人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称、份数等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，报印章保管部门负责人审批。3.印章保管部门负责人审批通过后，用印人方可到印章保管人处用印。4.印章保管人在用印前，应仔细核对用印文件内容，确保用印内容真实、合法、有效。5.用印时，印章保管人应在用印文件上加盖清晰、端正的印章，并在《印章使用登记表》上记录用印时间、用印人、用印文件名称等信息。6.用印完成后，用印人应将用印文件妥善保管，并按照规定的程序进行发放或存档。（三）特殊情况用印1.如遇紧急情况需要用印，无法事先填写申请表的，用印人应电话请示部门负责人和印章保管部门负责人同意后，先行用印，并在事后及时补办申请表。2.对于涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件，在用印前应经院长办公会研究决定。五、印章的停用与销毁（一）印章停用1.因机构变更、名称变更、业务调整等原因，需要停用印章时，由相关部门提出申请，填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用时间等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，报院长审批。3.院长审批通过后，办公室负责发布印章停用通知，告知各相关部门印章停用情况。（二）印章销毁1.停用的印章由办公室负责收回，并进行登记造册。2.对于不再使用的印章，由办公室填写《印章销毁申请表》，报院长审批。3.院长审批通过后，由办公室会同财务部门、审计部门等相关人员，共同对印章进行销毁。4.印章销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。5.销毁后的印章登记册应妥善保管，以备查阅。六、监督与检查（一）监督部门敬老院办公室负责对印章管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.印章保管是否安全，是否存在被盗用、冒用等情况。2.印章使用是否符合规定的范围和流程，用印文件是否真实、合法、有效。3.印章交接是否规范，交接记录是否完整。4.印章停用与销毁是否按照规定程序进行。（三）检查方式1.定期检查：办公室定期对印章管理情况进行检查，每季度至少进行一次全面检查。2.不定期抽查：办公室根据工作需要，不定期对印章使用情况进行抽查。3.专项检查：针对印章管理中的重大事项或存在的问题，进行专项检查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，办公室应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。2.整改完成后，相关部门应将整改情况书面报告办公室。3.对于违反印章管理制度的行为，将视情节轻重，给予相应的纪律处分；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。七、附则（一）