政府采购内部决策制度

PAGE政府采购内部决策制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强内部管理与监督，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及政府采购活动的所有部门、项目及相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公正性原则：确保采购过程公平、公正，维护各方合法权益。3.公开性原则：采购信息应依法公开，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金的最大使用效益。二、采购决策组织架构（一）采购决策领导小组1.组成人员：由公司/组织高层管理人员、财务部门负责人、审计部门负责人等组成。2.职责：审议重大采购项目的采购计划、采购方式、采购预算等重要事项。对采购过程中的重大问题进行决策，协调各部门之间的工作。监督采购活动的合规性、公正性和效益性。（二）采购执行部门1.组成人员：负责具体采购业务操作的相关人员。2.职责：根据采购需求，制定采购方案，包括采购方式选择、采购文件编制等。组织实施采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标等。与供应商进行沟通协调，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。整理采购文件资料，建立采购档案。（三）需求部门1.组成人员：提出采购需求的各部门相关人员。2.职责：准确、详细地提出采购需求，包括采购标的的规格、数量、技术要求等。协助采购执行部门进行采购活动，提供必要的技术支持和信息。参与采购项目的验收工作，对采购标的的质量、性能等进行评价。（四）监督部门1.组成人员：公司/组织内部的审计、纪检等监督部门人员。2.职责：对采购活动进行全程监督，检查采购程序的合规性、采购行为的公正性等。受理对采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理。定期对采购活动进行审计，提出改进建议。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.需求部门应根据本部门业务发展需要和实际工作需求，提前制定年度采购计划。采购计划应明确采购标的、数量、规格、技术要求、预计采购时间等内容。2.采购计划应经需求部门负责人审核后，报采购决策领导小组审议批准。3.对于临时性、紧急性采购项目，需求部门应填写《临时采购申请表》，说明采购原因、采购内容、预算金额等，经部门负责人签字后，报采购决策领导小组审批。（二）采购预算管理1.采购预算应根据采购计划编制，明确各项采购项目的预算金额。采购预算应纳入公司/组织年度预算管理体系。2.财务部门负责审核采购预算的合理性和准确性，确保采购预算与公司/组织财务状况相匹配。3.在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，需求部门应填写《采购预算调整申请表》，说明调整原因、调整金额等，经采购决策领导小组审议批准后，报财务部门备案。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式。符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用公开招标方式：采购货物或服务的金额达到规定的公开招标限额标准。采购项目具有较高的通用性和公开性，需要广泛吸引供应商参与竞争。2.采购执行部门应按照相关法律法规和规定，编制公开招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。3.公开招标公告应在指定的政府采购信息发布媒体上发布，公告内容应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、供应商资格要求、获取招标文件的时间和方式等。4.采购执行部门应组织开标评标活动，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大。2.采购执行部门应根据采购项目特点和需求，确定邀请供应商的范围，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、供应商资格要求、获取招标文件的时间和方式等内容。3.采购执行部门应组织开标评标活动，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要。不能事先计算出价格总额。2.采购执行部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.采购执行部门应编制谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等内容。4.采购执行部门应与符合资格条件的供应商分别进行谈判，谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。5.谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十。2.采购执行部门应组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.采购执行部门应编制单一来源采购文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、采购金额等内容。4.采购执行部门应与单一供应商进行协商，协商一致后签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购执行部门应成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。3.采购执行部门应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。4.询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购文件编制与审核（一）采购文件编制1.采购执行部门应根据采购方式和采购项目特点，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、采购预算、评标标准、合同草案等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、质量要求、售后服务等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购文件应按照相关法律法规和规定的格式和要求编制，确保采购文件的规范性。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购决策领导小组审核。采购决策领导小组应重点审核采购文件的合法性、公正性、合理性等内容。2.需求部门应对采购文件中涉及本部门需求的内容进行审核，确保采购文件符合本部门实际需求。3.财务部门应对采购文件中的采购预算进行审核，确保采购预算合理、准确。4.监督部门应对采购文件的编制过程进行监督，检查采购文件是否符合相关法律法规和规定的要求。六、采购活动实施（一）发布采购信息1.采购执行部门应按照相关法律法规和规定，在指定的政府采购信息发布媒体上发布采购信息。采购信息应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、供应商资格要求、获取招标文件的时间和方式等内容。2.对于邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，采购执行部门应向符合资格条件的供应商发出相应的采购文件。（二）供应商资格审查1.采购执行部门应按照采购文件规定的供应商资格要求，对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、财务状况等。2.对于通过资格审查的供应商，采购执行部门应将其列入供应商名单，并通知其参加采购活动。对于未通过资格审查的供应商，采购执行部门应向其说明原因。（三）开标评标1.采购执行部门应按照采购文件规定的时间、地点组织开标评标活动。开标评标活动应在采购决策领导小组、监督部门等相关人员的监督下进行。2.开标时，采购执行部门应检查投标文件的密封情况，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。3.评标时，评标委员会应按照采购文件规定的评标标准进行评标，对投标文件进行评审和比较，提出评标报告，推荐中标候选人。4.采购执行部门应根据评标委员会的评标报告，确定中标供应商，并向其发出中标通知书。（四）签订采购合同1.中标供应商确定后，采购执行部门应与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容。2.采购合同签订后，采购执行部门应将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（五）采购项目验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购标的的数量、规格、质量、性能等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，需求部门应填写《采购项目验收报告》，报采购执行部门备案。验收不合格的，需求部门应要求中标供应商限期整改，直至验收合格。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购预算、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等相关资料。（二）档案整理采购执行部门应在采购项目完成后，及时整理采购档案，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订等工作。（三）档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照相关法律法规和规定执行。档案保管地点应具备安全、防潮、防火、防虫等条件。（四）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，经采购决策领导小组批准后，方可查阅。查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自复制、涂改、销毁档案资料。八、监督与考核（一）监督检查1.监督部门应定期对采购活动进行监督检查，检查采购程序的合规性、采购行为的公正性、采购文件的规范性等内容。2.对于监督检查中发现的问题，监督部门应及时提出整改意见，要求采购执行部门限期整改。（二）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以向采购执行部门提出质疑。采购执行部门应在规定时间内对质疑进行答复。2.供应商对采购执行部门的答复不满意的，可以向监督部门投诉。监督部门应受理投诉，并按照相关法律法规和规定进行调查处