徐州现金内部控制制度

PAGE徐州现金内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范徐州公司现金收支及相关业务流程，加强现金内部控制，确保现金资产的安全、完整，提高资金使用效率，防范财务风险，保障公司正常运营。（二）适用范围本制度适用于徐州公司总部及所属各部门、分支机构在日常经营活动中涉及的现金收支管理。（三）制定依据依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》《现金管理暂行条例》等法律法规以及公司实际情况制定本制度。二、现金管理岗位设置与职责（一）岗位设置1.现金出纳岗位：负责公司现金的收付、保管及日记账的登记工作。2.现金审批岗位：根据公司规定对现金收支业务进行审批。（二）岗位职责1.现金出纳岗位职责严格按照国家有关现金管理规定，办理现金收付业务。对审批手续不全的支付款项，有权拒绝办理。每日及时登记现金日记账，做到日清月结，账款相符。定期与会计核对账目，确保账账相符。妥善保管库存现金、有价证券、空白支票和收据等重要物品，确保其安全完整。负责现金支票的开具、背书转让等业务，确保支票的使用合规、安全。定期盘点库存现金，编制现金盘点表，如发现现金短缺或溢余，应及时查明原因，并按规定处理。2.现金审批岗位职责依据公司财务制度和相关规定，对现金收支业务进行审核。重点审查业务的真实性、合理性、合法性以及审批程序的完整性。对不符合规定的现金收支业务，提出明确的修改意见或拒绝审批，并说明理由。定期对现金收支业务进行统计分析，为公司财务管理提供决策支持。三、现金收支业务流程（一）现金收入业务流程1.销售收款销售部门开具销售发票或收款收据，注明客户名称、销售内容、金额等信息。客户以现金方式支付货款时，销售人员应及时将现金交给出纳。出纳收到现金后，应在销售发票或收款收据上加盖“现金收讫”章，并开具收款证明给客户。出纳当日将现金存入银行，并将银行存款回执交会计记账。2.其他收入对于租金收入、押金收入等其他现金收入，相关业务部门应开具收款凭证，注明收入来源、金额等。出纳按照销售收款流程进行收款、存入银行及记账等操作。（二）现金支出业务流程1.费用报销员工填写费用报销单，详细注明费用发生日期、事由、金额等，并附上相关发票、收据等原始凭证。部门负责人对费用的真实性、合理性进行审核签字。财务部门审核费用报销单，重点审查报销内容是否符合公司规定、审批手续是否齐全、发票是否合规等。审核通过后，由财务负责人签字批准。出纳根据批准的费用报销单支付现金，并在报销单上加盖“现金付讫”章。2.采购付款采购部门与供应商签订采购合同，明确采购金额、付款方式等条款。采购人员根据合同约定，填写付款申请单，附上发票、验收单等相关凭证。采购部门负责人审核付款申请单，确认采购业务的真实性和合规性。财务部门审核付款申请单，包括发票的真实性、金额计算是否正确、付款条件是否符合合同约定等。审核通过后，由财务负责人签字批准。出纳按照批准的付款申请单支付现金，并取得供应商收款收据。3.借款业务员工因业务需要借款时，填写借款单，注明借款金额、用途、预计还款日期等。部门负责人对借款事项进行审核签字。财务部门审核借款单，重点审查借款用途是否合理、还款计划是否明确等。审核通过后，由财务负责人签字批准。出纳根据批准的借款单支付现金给借款人，并要求借款人签字确认。借款人应按照借款单注明的还款日期及时归还借款，出纳收到还款后，开具收款收据，并进行相应的账务处理。四、现金库存管理（一）库存限额设定根据公司日常现金收支业务量及银行距离等因素，合理设定现金库存限额。库存限额经公司管理层批准后执行，并定期进行评估调整。（二）库存现金保管1.库存现金应存放于公司指定的保险柜内，保险柜应具备必要的安全防护措施，如防盗、防火、防潮等。2.出纳应严格遵守现金保管规定，不得将库存现金与私人财物混放，不得擅自将库存现金借给他人或用于其他非公司业务用途。3.每日营业终了，出纳应将库存现金核对无误后，放入保险柜妥善保管。（三）库存现金盘点1.出纳应每日进行现金盘点，确保账实相符。盘点工作应在营业终了后进行，由出纳自行盘点，盘点结果应记录在现金盘点表上。2.财务部门应定期（至少每月一次）对库存现金进行实地盘点，盘点工作可由财务负责人或其他指定人员负责监盘。盘点结束后，监盘人员和出纳应在现金盘点表上签字确认。3.如发现现金短缺或溢余，应及时查明原因。属于出纳责任的，应追究其责任；如无法查明原因，应按照公司规定进行处理。五、现金内部控制监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对现金内部控制制度的执行情况进行审计监督，审查现金收支业务的合规性、准确性以及相关内部控制措施的有效性。2.内部审计人员应通过查阅凭证、账目、盘点库存现金等方式，对现金管理情况进行全面检查，并出具审计报告。对于发现的问题，应提出整改意见，督促相关部门及时整改。（二）财务部门自查1.财务部门应定期对现金内部控制制度的执行情况进行自查，重点检查现金收支业务流程是否规范、岗位设置与职责是否明确、库存现金管理是否安全等。2.自查工作应形成书面报告，对发现的问题及时进行分析总结，并提出改进措施。财务负责人应对自查报告进行审核，并督促落实整改工作。（三）监督检查结果处理1.对于监督检查中发现的违反现金内部控制制度的行为，应根据情节轻重，对相关责任人进行批评教育、警告、罚款等处理。2.对于发现的内部控制缺陷，应及时进行整改，完善相关制度和流程，防止类似问题再次发生。整改情况应作为公司内部考核的重要内容。六、票据及印章管理（一）票据管理1.公司涉及的现金票据包括现金支票、银行汇票、商业汇票、收据等。票据的购买、保管、使用、核销等环节应严格按照相关规定执行。2.出纳应设立票据登记簿，详细记录票据的种类、号码、购买日期、领用情况、使用情况、核销日期等信息。3.票据的购买应由专人负责，购买后应及时登记入账，并妥善保管。票据的使用应严格按照规定的格式和内容填写，确保票据的真实性、完整性和合法性。4.作废的票据应加盖“作废”章，并与存根联一同保存，定期进行核销。核销后的票据应按照规定进行销毁处理，销毁过程应有专人监督，并记录销毁情况。（二）印章管理1.公司涉及的与现金业务相关的印章包括财务专用章、法人章、现金收讫章、现金付讫章等。印章的刻制、使用、保管等应严格按照公司规定执行。2.印章应由专人保管，设立印章使用登记簿，详细记录印章的使用日期、用途、使用人等信息。3.印章的使用应经过严格的审批程序，未经批准不得擅自使用印章。使用印章时，应确保印章与相关文件内容一致，并在文件上加盖清晰、完整的印章。4.印章保管人员应定期检查印章的保管情况，如发现印章丢失、损坏等情况，应及时报告并采取相应的措施。七、信息沟通与反馈（一）内部信息沟通1.建立健全现金内部控制信息沟通机制，确保公司内部各部门之间在现金管理方面的信息及时、准确传递。2.财务部门应定期向公司管理层汇报现金收支情况、库存现金管理情况等信息，为管理层决策提供依据。3.各业务部门在现金收支业务发生过程中，如发现问题或异常情况，应及时与财务部门沟通，共同协商解决办法。（二）外部信息沟通1.与开户银行保持密切联系，及时了解银行关于现金管理的政策法规变化，以及银行账户的相关信息。2.对于涉及现金收支的重大业务事项，如大额现金交易、异常现金流动等，应按照相关规定及时向监管部门报告。（三）信息反馈与处理1.对收集到的内外部信息进行分析整理，及时发现现金内