往来内部控制制度

PAGE往来内部控制制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司往来业务的内部控制，加强对往来款项的管理，确保公司资金安全，提高资金使用效率，防范财务风险，保证财务信息的真实、准确、完整，促进公司健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门与外部单位及个人之间发生的各类往来业务，包括但不限于应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款等。（三）基本原则1.合法性原则：往来业务的处理必须符合国家法律法规和相关财经制度的要求。2.准确性原则：往来款项的记录和核算应准确无误，确保财务信息真实可靠。3.及时性原则：及时处理往来业务，定期核对账目，及时清理往来款项，避免长期挂账。4.职责分离原则：明确各部门和岗位在往来业务中的职责，不相容岗位相互分离，形成有效的制衡机制。5.风险防范原则：对往来业务中可能存在的风险进行识别、评估和控制，采取有效的防范措施，降低风险损失。二、岗位与职责（一）销售部门1.负责与客户签订销售合同，明确销售价格、数量、付款方式、交货时间等条款。2.跟踪销售订单的执行情况，及时与客户沟通协调，确保货物按时交付。3.负责应收账款的催收工作，定期与客户核对账目，及时反馈催收结果。4.协助财务部门进行应收账款的账龄分析和风险评估，提供相关信息和建议。（二）采购部门1.负责与供应商签订采购合同，明确采购价格、数量、付款方式、交货时间等条款。2.跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保货物按时到货。3.负责应付账款的核对和支付工作，按照合同约定及时办理付款手续。4.协助财务部门进行应付账款的账龄分析和风险评估，提供相关信息和建议。（三）财务部门1.负责往来款项的核算和账务处理，按照会计准则和公司财务制度的要求，准确记录往来业务。2.定期编制往来款项明细表，进行账龄分析，及时向相关部门反馈往来款项的情况。3.负责往来款项的资金管理，合理安排资金，确保资金的安全和有效使用。4.参与往来业务合同的审核，对合同中的财务条款提出意见和建议。5.协助相关部门进行往来款项的催收和清理工作，对逾期款项采取必要的措施。（四）其他部门1.按照公司规定和业务流程，配合销售、采购和财务部门做好往来业务的相关工作。2.负责本部门发生的其他应收款和其他应付款的管理，及时清理和结算。三、往来业务流程（一）销售业务流程1.销售合同签订销售部门与客户洽谈业务，达成一致后签订销售合同。销售合同应明确双方的权利和义务，包括销售产品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、付款方式、质量标准、违约责任等条款。销售合同签订后，销售部门应及时将合同副本提交给财务部门备案。2.发货与开票销售部门根据销售合同安排生产和发货，并及时通知客户。发货时应填写发货单，注明产品或服务的名称、规格、数量、发货日期等信息。财务部门根据销售合同和发货单开具销售发票，并及时将发票交付给客户。销售发票应按照税务法规的要求开具，确保发票内容真实、准确、完整。3.应收账款管理财务部门根据销售发票和发货单记录应收账款，并建立应收账款台账。应收账款台账应详细记录客户名称、合同编号、发票号码、发货日期、金额、付款期限、收款情况等信息。销售部门负责应收账款的催收工作，定期与客户核对账目，及时了解客户的付款情况。对于逾期未付款的客户，销售部门应及时采取措施进行催收，并向财务部门反馈催收结果。财务部门定期对应收账款进行账龄分析，评估应收账款的风险程度。对于账龄较长的应收账款，财务部门应及时与销售部门沟通，共同采取措施进行催收和清理。（二）采购业务流程1.采购合同签订采购部门与供应商洽谈业务，达成一致后签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购产品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、付款方式、质量标准、违约责任等条款。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交给财务部门备案。2.收货与验收采购部门根据采购合同安排收货，并通知相关部门进行验收。收货时应填写收货单，注明产品或服务的名称、规格、数量、收货日期等信息。验收部门按照采购合同和质量标准对采购货物进行验收，验收合格后出具验收报告。验收报告应注明产品或服务的名称、规格、数量、质量状况、验收日期等信息。3.应付账款管理财务部门根据采购合同、收货单和验收报告记录应付账款，并建立应付账款台账。应付账款台账应详细记录供应商名称、合同编号、发票号码、收货日期、金额、付款期限、付款情况等信息。采购部门负责应付账款的核对和支付工作，按照合同约定及时办理付款手续。付款前，采购部门应填写付款申请单，注明付款金额、付款方式、付款日期等信息，并附上采购合同、收货单和验收报告等相关凭证。财务部门对付款申请单进行审核，审核无误后办理付款手续。付款后，财务部门应及时更新应付账款台账，并将付款凭证归档保存。（三）其他往来业务流程1.借款业务流程员工因工作需要借款时，应填写借款申请单，并注明借款金额、借款用途、借款期限等信息。借款申请单应经部门负责人审批后提交给财务部门。财务部门对借款申请单进行审核，审核无误后办理借款手续。借款时，财务部门应将借款金额支付给借款人，并记录其他应收款。借款人应按照借款申请单上注明的借款期限及时归还借款。还款时，借款人应填写还款申请单，并附上借款凭证。财务部门对还款申请单进行审核，审核无误后办理还款手续，并核销其他应收款。2.暂收暂付业务流程公司因业务需要发生暂收暂付款项时，相关部门应填写暂收暂付申请单，并注明款项性质、金额、往来单位或个人等信息。暂收暂付申请单应经部门负责人审批后提交给财务部门。财务部门对暂收暂付申请单进行审核，审核无误后办理暂收暂付手续。暂收暂付时，财务部门应记录其他应收款或其他应付款，并注明款项性质和往来单位或个人等信息。暂收暂付款项结清后，相关部门应填写结清申请单，并附上相关凭证。财务部门对结清申请单进行审核，审核无误后办理结清手续，并核销其他应收款或其他应付款。四、往来款项的核算与管理（一）核算原则1.往来款项应按照权责发生制原则进行核算，确保收入和费用的合理归属。2.应收账款应按照实际发生的交易金额入账，包括销售产品或服务的价款、增值税销项税额、代购货方垫付的包装费、运杂费等。3.应付账款应按照实际发生的交易金额入账，包括购买产品或服务的价款、增值税进项税额、应付的运输费、装卸费等。4.其他应收款和其他应付款应按照实际发生的业务内容入账，明确记录款项的性质、往来单位或个人等信息（二）账务处理1.财务部门应根据审核无误的原始凭证，按照会计准则和公司财务制度的要求进行往来款项的账务处理。2.应收账款的账务处理：销售产品或服务时，借记“应收账款”科目，贷记“主营业务收入”、“应交税费——应交增值税（销项税额）”等科目。收到客户款项时，借记“银行存款”等科目，贷记“应收账款”科目。对于无法收回的应收账款，经批准后作为坏账损失处理，借记“坏账准备”科目，贷记“应收账款”科目。3.应付账款的账务处理：购买产品或服务时，借记“原材料”、“库存商品”、“应交税费——应交增值税（进项税额）”等科目，贷记“应付账款”科目。支付供应商款项时，借记“应付账款”科目，贷记“银行存款”等科目。对于确实无法支付的应付账款，经批准后转入营业外收入，借记“应付账款”科目，贷记“营业外收入”科目。4.其他应收款的账务处理：发生其他应收款业务时，借记“其他应收款”科目，贷记“库存现金”、“银行存款”等科目。收回其他应收款时，借记“库存现金”、“银行存款”等科目，贷记“其他应收款”科目。对于无法收回的其他应收款，经批准后作为坏账损失处理，借记“管理费用”科目，贷记“其他应收款”科目。5.其他应付款的账务处理：发生其他应付款业务时，借记“库存现金”、“银行存款”等科目，贷记“其他应付款”科目。支付其他应付款时，借记“其他应付款”科目，贷记“库存现金”、“银行存款”等科目。对于确实无法支付的其他应付款，经批准后转入营业外收入，借记“其他应付款”科目，贷记“营业外收入”科目。（三）往来款项的核对与清理1.财务部门应定期与往来单位或个人核对账目，确保往来款项的准确性。核对周期一般为每月或每季度，具体由公司根据实际情况确定。2.核对账目时，应编制往来款项对账单，发送给往来单位或个人进行核对。往来单位或个人应在规定的时间内将核对结果反馈给财务部门。3.对于核对中发现的差异，财务部门应及时与相关部门沟通协调，查明原因，并进行相应的账务调整。4.公司应定期对往来款项进行清理，对于账龄较长的往来款项，应采取有效措施进行催收和清理。清理工作由财务部门牵头，销售、采购等相关部门配合进行。5.对于逾期未收回的应收账款，销售部门应加大催收力度，采取电话催收、函证催收、上门催收等方式，必要时可通过法律途径解决。6.对于逾期未支付的应付账款，采购部门应及时与供应商沟通协调，说明原因，并尽快安排付款。7.财务部门应定期对往来款项的清理情况进行总结分析，向公司管理层汇报往来款项的管理情况，提出改进建议和措施。五、往来业务的监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对往来业务进行审计监督，检查往来业务的内部控制制度是否健全有效，往来款项的核算和管理是否规范。2.内部审计部门应制定审计计划，明确审计范围、审计内容、审计方法和审计时间等。审计计划应报公司管理层批准后实施。3.内部审计人员应通过查阅凭证、核对账目、实地走访等方式，对往来业务进行审计。审计过程中应收集充分的审计证据，形成审计工作底稿。4.内部审计部门应根据审计结果出具审计报告，对往来业务中存在的问题提出整改意见和建议。审计报告应报公司管理层和相关部门。5.相关部门应按照审计报告的要求，及时进行整改，并将整改情况反馈给内部审计部门。内部审计部门应对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。（二）财务检查监督1.财务部门应定期对往来业务进行自查，检查往来款项的核算和管理是否符合公司财务制度的要求，是否存在违规操作和风险隐患。2.财务部门应制定自查计划，明确自查范围、自查内容、自查方法和自查时间等。自查计划应报公司管理层批准后实施。3.财务人员应通过核对账目、检查凭证、分析账龄等方式，对往来业务进行自查。自查过程中应认真填写自查工作底稿，记录自查情况和发现的问题。4.财务部门应根据自查结果撰写自查报告，对往来业务中存在的问题进行分析总结，并提出改进措施和建议。自查报告应报公司管理层和相关部门。5.公司管理层应根据财务自查报告，及时采取措施进行整改，加强对往来业务的管理和监督。（三）绩效考核监督1.公司应将往来业务的管理情况纳入绩效考核体系，对销售、采购、财务等相关部门进行考核。2.绩效考核指标应包括应收账款回收率、应付账款按时支付率、往来款项账龄结构合理性等