工会内部集中采购制度

PAGE工会内部集中采购制度一、总则（一）目的为规范工会内部集中采购行为，加强工会采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工会组织的各类物资、服务采购活动，包括但不限于办公用品、设备购置、会议服务、培训服务、维修维护等项目。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：采购过程中遵循公平、公正、公开的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，注重提高采购资金使用效益，降低采购成本。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的采购秩序。二、采购管理机构及职责（一）工会采购领导小组1.组成：由工会主席担任组长，副主席及相关部门负责人为成员。2.职责审议采购政策、制度和流程，确保采购活动符合工会整体利益和相关规定。审批重大采购项目的采购方案、预算及采购结果。协调解决采购过程中的重大问题，监督采购活动的执行情况。（二）采购工作小组1.组成：由工会财务人员、相关业务部门代表及采购专业人员组成。2.职责负责具体采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。对供应商进行资格审查，收集、整理供应商信息，建立供应商库。与供应商进行商务谈判，起草、签订采购合同，并跟踪合同执行情况。整理采购项目资料，进行采购项目的绩效评价。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门根据工作需要和实际情况，于每年[具体时间]前向工会财务部门提交下一年度采购预算申请，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.工会财务部门对各部门提交的采购预算进行汇总、审核，结合工会年度工作计划和财务状况，编制工会年度采购预算草案，提交工会采购领导小组审议。（二）预算执行1.采购项目严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如遇特殊情况需要调整预算，应按照规定程序报工会采购领导小组审批。2.采购工作小组在采购过程中应严格控制采购成本，确保采购资金使用合理、合规，不得擅自突破预算。四、采购方式及流程（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过公开招标，选择最优供应商，确保采购质量和效益。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可采用邀请招标方式。3.竞争性谈判：采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采购项目时间紧迫，需要尽快采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；以及必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，可采用竞争性谈判方式。4.单一来源采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，可采用单一来源采购方式。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价方式。（二）采购流程1.采购申请各部门根据工作需要填写《工会采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购工作小组。采购工作小组对采购申请进行初审，审核采购项目的必要性、合规性及预算合理性，对于符合要求的采购申请予以受理。2.采购文件编制根据采购项目特点和采购方式，采购工作小组编制相应的采购文件。采购文件应包括采购项目要求、采购程序、评标标准、合同条款等内容。在编制公开招标采购文件时，应按照国家相关法律法规和行业标准，制定详细、明确的技术规格和评标办法，确保招标活动公平、公正、公开。3.采购信息发布对于公开招标和邀请招标项目，采购工作小组应在工会内部网站、相关媒体等平台发布采购公告，公开采购项目信息，吸引潜在供应商参与投标。公告内容应包括采购项目名称、采购内容及要求、采购方式、供应商资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等。4.供应商资格审查采购工作小组对报名参与采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。通过资格审查的供应商方可参与后续采购活动。对于不符合资格条件的供应商，采购工作小组应及时通知其不得参与投标。5.开标评标按照采购文件规定的时间和地点组织开标评标活动。开标时，采购工作小组应检查投标文件的密封情况，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格等内容。评标过程中，评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标供应商。评标委员会由工会代表、相关专业技术人员等组成，人数为[奇数]人以上单数。6.中标通知采购工作小组根据评标结果，向中标供应商发出《中标通知书》，同时将中标结果通知其他未中标供应商。《中标通知书》应明确中标项目名称、中标金额、中标供应商名称及联系方式等内容，是采购合同的组成部分。7.合同签订中标供应商应在接到《中标通知书》后的[规定时间]内，与工会签订采购合同。采购合同应明确采购项目内容、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。采购工作小组负责对采购合同进行审核，确保合同条款符合采购文件要求和法律法规规定。审核通过后，由工会主席或授权代表与中标供应商签订合同。8.采购验收采购项目完成后，采购工作小组应组织相关部门和人员对采购货物或服务进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、性能指标等是否符合合同要求，服务是否达到约定标准。验收合格后，验收人员应填写《工会采购验收报告》，并签字确认。对于验收不合格的采购项目，采购工作小组应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或重新提供货物或服务，直至验收合格。五、采购合同管理（一）合同签订采购工作小组应在中标通知书发出后的规定时间内，组织与中标供应商签订采购合同。合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权利义务清晰明确。（二）合同执行1.合同双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购工作小组负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.如遇合同变更、解除等情况，应按照法律法规规定和合同约定的程序进行处理，并签订相关补充协议或变更协议。（三）合同归档采购合同签订后，采购工作小组应及时将合同文本及相关资料进行整理归档，保存期限按照国家法律法规和工会档案管理规定执行。合同档案应包括合同正本、副本、中标通知书、采购文件、验收报告等资料，以便查阅和追溯。六、采购监督与审计（一）内部监督1.工会采购领导小组负责对采购活动进行全程监督，定期检查采购制度执行情况、采购程序合规性、采购结果公正性等。2.采购工作小组应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为。（二）审计监督工会财务部门定期对采购项目的资金使用情况进行审计，检查采购资金是否按照预算执行，是否存在浪费、挪用等问题。审计部门可根据需要对重大采购项目进行专项审计，确保采购活动合法合规、资金使用效益最大化。七、供应商管理（一）供应商库建立采购工作小组负责收集、整理供应商信息，建立供应商库。供应商库应包括供应商名称、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况、信誉评价等内容，并定期进行更新维护。（二）供应商评价1.采购工作小组在每次采购活动结束后，对供应商的供货质量