巢湖现金内部控制制度

PAGE巢湖现金内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在加强巢湖公司现金内部控制，规范现金收支行为，确保现金资产的安全、完整，提高资金使用效率，防范财务风险，保障公司正常运营。（二）适用范围本制度适用于巢湖公司总部及所属各部门、各分支机构的现金收支管理活动。（三）制定依据依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、《现金管理暂行条例》等相关法律法规及行业标准制定本制度。（四）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财经纪律，确保现金收支活动合法合规。2.安全性原则：建立健全现金安全防护措施，保障现金资产安全，防止被盗、挪用等情况发生。3.准确性原则：现金收支记录准确、及时、完整，保证财务信息真实可靠。4.效率性原则：合理安排现金收支流程，提高资金使用效率，降低资金成本。二、现金收支岗位与职责（一）岗位设置1.现金出纳岗位：负责公司现金的收付、保管及相关日记账的登记工作。2.现金审核岗位：对现金收支业务进行审核，确保业务合规、手续完备。（二）岗位职责1.现金出纳岗位职责严格按照国家有关现金管理规定，办理现金收付业务。对审批手续不全的现金收支业务，有权拒绝办理。负责保管库存现金、有价证券及相关票据，确保其安全完整。每日终了，及时盘点现金，做到账实相符，并编制现金日报表。根据审核无误的收付款凭证，逐笔顺序登记现金日记账，做到日清月结，账款相符。负责现金支票、印章等重要物品的保管和使用，严格按照规定程序进行操作。定期与会计核对现金日记账和总账，发现问题及时报告并查明原因进行处理。协助其他部门完成与现金相关的临时性工作。2.现金审核岗位职责审核现金收支业务的真实性、合法性、合理性，检查相关审批手续是否齐全。对现金收付凭证进行审核，确保凭证内容完整、数字准确、签章齐全。定期对现金收支情况进行检查和分析，发现异常情况及时报告并提出处理建议。协助财务经理开展现金内部控制制度的执行情况监督和评价工作，提出改进意见和建议。三、现金收入控制（一）收入范围公司现金收入主要包括销售商品、提供劳务收到的现金，收回的往来款项，租金收入，押金收入等。（二）收款流程1.销售收款销售人员与客户签订销售合同或协议，明确收款方式、金额、时间等条款。销售部门将销售订单及相关资料传递至财务部门。财务部门根据销售订单开具发票，并将发票联交付销售人员。销售人员向客户收取现金或支票等款项，并在规定时间内将款项交至财务部门。现金出纳收到款项后，核对收款金额与发票金额是否一致，无误后开具收款收据，并在收款收据上加盖财务专用章。现金出纳将收款收据记账联及相关原始凭证传递给会计进行账务处理，并登记现金日记账。2.往来款项收款业务部门负责与往来客户核对往来款项金额，并向客户发送催款通知。客户支付款项时，业务部门将付款通知传递至财务部门。财务部门审核付款通知及相关凭证后，通知现金出纳收款。现金出纳收款流程同销售收款，收款后及时进行账务处理。3.其他收款租金收入、押金收入等其他现金收入，由相关业务部门负责收取，并开具收款凭证。业务部门将收款凭证及款项交至财务部门，财务部门审核后进行账务处理。（三）收款控制措施1.严格执行收款审批制度：所有现金收入必须经过授权审批，未经审批不得收款。审批人应根据公司规定的审批权限进行审批，确保收款业务真实、合法、合理。2.加强收款凭证管理：收款凭证应连续编号，使用完毕后及时归档保管。收款凭证的开具应规范、准确，注明收款日期、金额、来源等信息。3.定期核对收款情况：财务部门应定期与销售部门、业务部门核对收款情况，确保账账相符、账实相符。发现差异及时查明原因并进行处理。4.防范收款风险：加强对客户信用状况的评估和管理，对于信用风险较高的客户，应采取适当的风险防范措施，如要求提供担保、增加收款频率等。四、现金支出控制（一）支出范围公司现金支出主要包括购买商品、支付劳务费用、偿还债务、支付税费、发放工资及福利等。（二）付款流程1.费用报销报销人填写费用报销单，注明报销事由、金额、附件张数等信息，并签字确认。将费用报销单及相关原始凭证提交给部门负责人进行审批。部门负责人审核报销事项的真实性、合理性，签字批准后提交给财务审核岗位。财务审核岗位审核报销凭证的合法性、合规性、完整性，审核无误后签字批准。报销人将经审核批准的费用报销单交至现金出纳。现金出纳核对报销金额与审批金额是否一致，无误后支付现金，并在费用报销单上加盖“现金付讫”章。现金出纳将费用报销单及相关原始凭证传递给会计进行账务处理。2.采购付款采购部门根据采购合同或协议，填写付款申请单，注明采购商品或服务的名称、数量、金额、付款方式等信息，并签字确认。将付款申请单及相关采购合同、发票等原始凭证提交给部门负责人进行审批。部门负责人审核采购事项的真实性、合理性，签字批准后提交给财务审核岗位。财务审核岗位审核付款申请凭证的合法性、合规性、完整性，审核无误后签字批准。付款申请单交至现金出纳，现金出纳按照审批金额及付款方式进行付款，并在付款申请单上加盖“现金付讫”章。现金出纳将付款申请单及相关原始凭证传递给会计进行账务处理。3.工资及福利发放人力资源部门根据公司薪酬制度和考勤记录，编制工资及福利发放表，注明员工姓名、工资及福利项目、金额等信息，并签字确认。将工资及福利发放表提交给财务部门进行审核。财务部门审核工资及福利发放表的准确性、合规性，审核无误后签字批准。工资及福利发放表交至现金出纳，现金出纳按照发放表金额发放现金，并在发放表上加盖“现金付讫”章。现金出纳将工资及福利发放表及相关原始凭证传递给会计进行账务处理。（三）付款控制措施1.严格执行付款审批制度：所有现金支出必须经过授权审批，未经审批不得付款。审批人应根据公司规定的审批权限进行审批，确保付款业务真实、合法、合理。2.加强付款凭证管理：付款凭证应连续编号，使用完毕后及时归档保管。付款凭证的开具应规范、准确，注明付款日期、金额、用途等信息。3.严格控制现金支出范围：严格按照国家法律法规和公司规定的现金支出范围使用现金，不得超范围支出。对于超过现金结算起点的支出，应通过银行转账等方式支付。4.定期核对付款情况：财务部门应定期与各部门核对付款情况，确保账账相符、账实相符。发现差异及时查明原因并进行处理。5.防范付款风险：加强对供应商及相关人员的信用状况评估和管理，对于信用风险较高的供应商，应采取适当的风险防范措施，如要求提供担保、增加审核环节等。五、库存现金管理（一）库存现金限额管理1.根据公司日常现金收支业务量，结合银行核定的库存现金限额标准，合理确定公司的库存现金限额。2.库存现金限额一经确定，不得随意变更。如需调整，应报经开户银行批准，并及时通知财务部门。（二）库存现金保管1.现金出纳应将库存现金存放于公司指定的保险柜内，保险柜应放置在安全可靠的地点，配备必要的安全防护设施。2.库存现金应按照币种、票面金额分别存放，保持整齐有序，便于清点核对。3.严禁将公款以个人名义存入银行，严禁坐支现金。（三）库存现金盘点1.现金出纳应每日终了进行现金盘点，确保账实相符。盘点时，应由财务审核岗位或其他指定人员进行监盘。2.现金盘点结束后，应编制现金盘点表，注明盘点日期、账面余额、实际盘点金额、差异金额及原因等信息，并由盘点人和监盘人签字确认。3.如发现现金长款或短款情况，应及时查明原因进行处理。属于记账错误的，应及时更正；属于其他原因的，应按照公司规定的审批程序进行处理。六、现金日记账管理（一）日记账登记要求1.现金出纳应按照收付款凭证的先后顺序，逐笔登记现金日记账，做到日清月结。2.现金日记账应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行复写账簿除外）或铅笔书写。3.每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。（二）日记账核对与结账1.每日终了，现金出纳应将现金日记账的余额与实际库存现金余额进行核对，确保账实相符。2.月末，现金出纳应将现金日记账与总账进行核对，确保账账相符。如发现不符，应及时查明原因进行处理。3.年度终了，现金出纳应将全年现金日记账余额与总账余额进行核对，并将现金日记账结账，将全年发生额和年末余额结转到下年新账。七、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对现金内部控制制度的执行情况进行审计监督，检查现金收支业务的合规性、手续的完备性、账务处理的准确性等。2.内部审计人员应通过查阅凭证、核对账目、实地盘点等方式进行审计，并出具审计报告。对于发现的问题，应提出整改意见和建议，督促相关部门及时整改。（二）财务部门自查1.财务部门应定期对现金内部控制制度的执行情况进行自查，检查现金收支业务是否符合制度规定，各项控制措施是否有效执行。2.财务部门应每月编制现金内部控制自查报告，对自查中发现的问题进行分析总结，并提出改进措施和建议。（三）违规处理1.对于违反现金内部控制制度的行为，公