局内部采购管理制度

PAGE局内部采购管理制度一、总则（一）目的为加强本局内部采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局机关各部门及所属各单位（以下统称“各部门”）在履行职能过程中发生的各类采购活动，包括货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受内部监督和社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购项目性价比最优。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善本局内部采购管理制度，并组织实施和监督检查。汇总各部门采购需求，编制年度采购计划。建立和维护供应商库，组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。负责采购合同的审核、签订、履行、验收等工作。协调处理采购过程中的争议和纠纷。2.需求部门根据工作需要，提出采购需求，详细说明采购项目的规格、数量、技术要求、服务标准等内容。参与采购项目的前期调研、论证、评标等工作。负责采购项目的验收工作，对验收结果负责。3.财务部门负责采购资金的预算安排、审核支付和财务管理。参与采购项目的预算编制、合同审核等工作，对采购资金的使用进行监督。4.监督部门负责对采购活动进行全过程监督，受理采购活动中的投诉举报。对采购违规行为进行调查处理，追究相关人员责任。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作计划和实际需求，于每年[具体时间]前向采购管理部门报送下一年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并附详细的采购需求说明。2.采购管理部门对各部门报送的采购预算进行汇总审核，结合本局年度财务预算安排，编制本局年度采购计划。年度采购计划应报局领导审批后执行。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。因特殊情况确需调整预算的，应按照规定程序报经批准。2.采购管理部门应建立采购预算执行监控机制，定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，因市场价格波动、政策调整、采购需求变更等原因导致预算需要调整的，采购管理部门应会同需求部门、财务部门等相关部门进行审核，并按照规定程序报局领导审批。2.预算调整应遵循必要性、合理性和可行性原则，确保调整后的预算能够满足工作需要，同时控制采购成本。三、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。4.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（二）采购程序1.采购申请各部门根据工作需要提出采购申请，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、采购方式建议等内容，并加盖部门公章。《采购申请表》经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。2.采购审批采购管理部门收到《采购申请表》后，对采购申请进行审核。审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算合理性、采购方式适用性等。对于金额较大、技术复杂的采购项目，采购管理部门应组织相关部门和专家进行论证。采购申请经采购管理部门审核通过后，报局领导审批。局领导根据采购项目的具体情况进行审批，批准后的采购申请交采购管理部门组织实施。3.采购实施公开招标采购管理部门发布招标公告，公告应包括采购项目的名称、内容、数量、技术要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等信息。接受投标人报名，对投标人资格进行审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标候选人名单。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并将中标结果通知所有未中标的投标人。邀请招标采购管理部门向符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请书应包括采购项目的名称、内容、数量、技术要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等信息。组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标候选人名单。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并将中标结果通知所有未中标的投标人。竞争性谈判采购管理部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组与符合资格条件的供应商进行谈判。谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。实质性变动的内容，须经采购人代表确认。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。询价采购管理部门成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。单一来源采购采购管理部门组织相关部门和专家对单一来源采购项目进行论证，形成论证意见。采购管理部门将单一来源采购项目及论证意见报局领导审批。采购管理部门与供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行协商，达成一致后签订采购合同。4.合同签订采购项目确定中标（成交）供应商后，采购管理部门应在规定时间内与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。采购合同签订前，采购管理部门应将合同草案送财务部门、监督部门等相关部门审核。审核通过后的合同由采购管理部门加盖本局公章，并由法定代表人或授权代表签字。5.合同履行及验收采购合同签订后，采购管理部门应跟踪合同履行情况，督促中标（成交）供应商按照合同约定履行义务。采购项目完成后，需求部门应及时组织验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术要求等是否符合合同约定。验收合格后，需求部门应出具《验收报告》。采购管理部门应将采购合同履行情况及验收结果进行归档保存。四、供应商管理（一）供应商库建立1.采购管理部门负责建立本局供应商库，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、信用状况等进行登记和管理。2.供应商库应定期更新和维护，确保入库供应商的信息真实、准确、有效。（二）供应商选择1.采购项目实施前需要选择供应商的，采购管理部门应从供应商库中选取符合采购项目要求的供应商参与采购活动。2.对于新的采购项目，采购管理部门可以通过公开征集、推荐、邀请等方式，选择符合条件的供应商纳入供应商库。（三）供应商评价1.采购管理部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等进行评价，评价结果作为供应商续库、合作等的重要依据。2.对于评价不合格的供应商，采购管理部门应及时采取措施，如暂停合作、清退出供应商库等。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如采购需求不合理、采购方式不当、供应商选择失误、合同履行不力、验收不严格等。2.风险识别应贯穿采购活动的全过程，包括采购计划制定、采购实施、合同签订、合同履行及验收等各个环节。（二）风险评估1.采购管理部门应根据风险识别结果，对采购风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险评估可以采用定性评估和定量评估相结合的方法，如风险矩阵、层次分析法等。（三）风险应对1.针对不同等级和影响程度的采购风险，采购管理部门应制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于重大采购风险事件，采购管理部门应及时报告局领导，并组织相关部门进行调查处理，采取有效措施降低风险损失。六、监督与检查（一）内部监督1.监督部门负责对本局采购活动进行全过程监督，确保采购活动合法合规、公开透明、公平公正。2.监督部门应定期对采购管理制度的执行情况进行检查，对采购项目的采购申请、采购审批、采购实施、合同签订、合同履行及验收等环节进行监督检查。3.监督部门有权调阅采购活动相关文件、资料，询问采购活动相关人员，