宁波采购内部控制制度

PAGE宁波采购内部控制制度一、总则（一）目的为了加强宁波公司采购业务的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、有效，提高采购效率和效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于宁波公司及所属各部门、子公司的采购活动，包括物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。3.公开、公平、公正原则：采购活动应当公开透明，遵循公平竞争原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争，保证采购结果公正合理。4.不相容职务分离原则：采购业务中的请购、审批、采购、验收、付款等环节应当相互分离，避免集中于一人或一个部门，防止舞弊行为的发生。二、采购业务流程（一）请购1.需求部门提出申请：各部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、用途、预计采购时间等信息，并提交部门负责人审批。2.部门负责人审批：部门负责人对《采购申请表》进行审核，确认需求的合理性和必要性，签字批准后提交采购部门。（二）审批1.采购部门初审：采购部门收到《采购申请表》后，对采购申请的内容进行初步审核，包括采购物资或服务的市场供应情况、价格合理性、采购方式的适用性等。审核通过后，提交财务部门进行预算审核。2.财务部门预算审核：财务部门根据公司预算安排，对采购申请进行预算审核，确认是否有足够的预算资金支持该采购项目。如预算不足，采购部门应与需求部门沟通，调整采购申请或申请追加预算。预算审核通过后，提交公司管理层审批。3.公司管理层审批：公司管理层根据采购申请的重要性、金额大小等因素进行审批。对于重大采购项目，需经公司董事会或相关决策机构审议通过。（三）采购1.选择供应商：采购部门根据审批通过的《采购申请表》，通过多种渠道寻找潜在供应商，如供应商数据库、行业网站、招标平台、供应商推荐等。对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营资质、业绩信誉等方面的审核，确定合格供应商名单。2.采购方式确定：根据采购物资或服务的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、有多家潜在供应商可供选择的项目。采购部门应编制招标文件，明确采购要求、技术规格、评标标准等内容，发布招标公告，邀请合格供应商参与投标。组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商。竞争性谈判采购：适用于采购时间紧迫、采购需求规格复杂、市场竞争不充分等情况。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，通过谈判确定供应商及其报价，选择最优的供应商成交。询价采购：适用于采购物资规格、标准统一，市场供应充足，价格相对透明的项目。采购部门向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价，根据报价情况选择最低价的供应商成交。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求等特殊情况。采购部门应提供充分的理由和相关证明材料，经公司管理层批准后，与单一供应商进行采购谈判并签订合同。3.签订采购合同：采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同应报公司法律部门审核，确保合同合法有效。（四）验收1.制定验收标准：采购部门应根据采购合同和相关标准，制定详细的验收标准和验收流程。验收标准应明确物资或服务的质量、数量、规格、型号等方面的要求。2.组织验收：采购物资到货后，采购部门应及时通知验收部门进行验收。验收部门按照验收标准对采购物资或服务进行检验，包括外观检查、数量核对、质量检测、性能测试等。对于重要物资或服务，可邀请专业机构或专家进行验收。3.验收结果处理：验收合格的，验收部门出具《验收报告》，采购部门根据验收结果办理入库手续或进行费用结算。验收不合格的，验收部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，如要求供应商补货、换货、退货、降价等，直至验收合格。如协商不成，可根据合同约定追究供应商的违约责任。（五）付款1.审核付款申请：采购部门根据采购合同和验收情况，填写《付款申请表》，详细注明采购合同编号、供应商名称、采购物资或服务名称、数量、金额、已付款金额、本次申请付款金额等信息，并提交财务部门审核。2.财务部门审核：财务部门对《付款申请表》进行审核，核对采购合同、验收报告、发票等相关凭证的真实性、完整性、一致性，确认付款条件是否满足合同约定。审核通过后，提交公司管理层审批。3.公司管理层审批：公司管理层根据公司资金状况和付款政策，对付款申请进行审批。审批通过后，财务部门办理付款手续。4.付款方式：公司应根据与供应商的合同约定，选择合适的付款方式，如支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等。对于大额采购付款，可采用分期支付的方式，降低资金风险。三、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场供应短缺、价格波动、供应商垄断等风险，可能导致采购物资无法按时供应或采购成本过高。2.质量风险：采购物资或服务的质量不符合要求，可能影响公司生产经营活动的正常进行，甚至导致产品质量问题或安全事故。3.信用风险：供应商信用状况不佳，如拖欠货款、提供虚假信息、交货延迟等，可能给公司带来经济损失和经营风险。4.法律风险：采购活动不符合法律法规要求，如合同条款不合法、采购程序违规等，可能导致公司面临法律诉讼和经济赔偿责任。5.内部管理风险：采购业务流程不规范、内部控制制度执行不力、各部门之间沟通协调不畅等，可能导致采购效率低下、采购成本增加、舞弊行为发生等风险。（二）风险评估1.可能性评估：对识别出的采购风险发生的可能性进行评估，分为高、中、低三个等级。根据采购物资或服务的市场供应情况、供应商的信誉状况、采购业务的复杂程度等因素进行判断。2.影响程度评估：对采购风险发生后可能给公司带来的影响程度进行评估，分为重大、较大、一般三个等级。根据采购物资或服务对公司生产经营活动的重要性、采购金额大小、风险发生后可能导致的经济损失、声誉损害等因素进行判断。3.风险矩阵确定：根据风险发生的可能性和影响程度评估结果，绘制风险矩阵，确定采购风险的等级。风险矩阵将风险分为高风险、较高风险、中等风险、较低风险和低风险五个等级，为风险应对提供依据。（三）风险应对1.风险规避：对于高风险且无法有效控制的采购风险，如市场供应长期短缺且无法找到替代供应商的物资采购，公司应考虑放弃该采购项目或寻找其他解决方案，以规避风险。2.风险降低：对于较高风险的采购风险，公司应采取相应的措施降低风险发生的可能性或减轻风险发生后的影响程度。如通过与多家供应商建立合作关系、签订长期采购合同、要求供应商提供担保等方式降低市场风险；加强对供应商的质量管理、增加检验频次、建立质量追溯体系等方式降低质量风险；对供应商进行信用评级、定期评估供应商信用状况、要求供应商提供银行保函等方式降低信用风险；加强对采购业务的法律审查、规范合同签订流程、聘请法律顾问等方式降低法律风险；完善采购业务流程、加强内部控制制度执行力度、建立有效的沟通协调机制等方式降低内部管理风险。3.风险转移：对于中等风险的采购风险，公司可通过购买保险、要求供应商承担违约责任等方式将风险转移给第三方。如购买货物运输保险以降低运输过程中的风险；在采购合同中明确约定供应商的违约责任，如因供应商原因导致采购物资质量问题或交货延迟，由供应商承担相应的赔偿责任。4.风险接受：对于较低风险和低风险的采购风险，公司在权衡风险应对成本和收益后，可选择接受风险。但应定期对风险状况进行监控，确保风险处于可控范围内。四、采购内部控制监督与评价（一）监督机制1.内部审计监督：公司内部审计部门定期对采购业务进行审计，检查采购业务流程的执行情况、内部控制制度的有效性、采购合同的签订与执行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。2.财务监督：财务部门对采购业务进行财务监督，审核采购预算的执行情况、采购资金的支付情况、发票的真实性和合法性等，确保采购资金的合理使用和财务核算的准确性。3.业务部门自查：采购部门、验收部门等业务部门应定期对本部门的采购业务进行自查，发现问题及时整改，并向公司管理层报告。（二）评价指标1.采购合规率：评价采购活动符合法律法规和公司内部制度要求的比例，计算公式为：采购合规率=合规采购次数/总采购次数×100%。2.采购成本降低率：评价采购成本控制的效果，计算公式为：采购成本降低率=（上期采购成本本期采购成本）/上期采购成本×100%。3.采购及时率：评价采购物资按时供应的情况，计算公式为：采购及时率=按时交货次数/总采购次数×100%。4.采购质量合格率：评价采购物资质量符合要求的比例，计算公式为：采购质量合格率=合格采购物资数量/总采购物资数量×100%。（三）评价周期公司应定期对采购内部控制制度的执行情况进行评价，评价周期为每年一次。评价工作应在年度终了后[X]个月内完成，并形成评价报告。（四）评价报告评价报告应包括采购内部控制制度的执行情况、评价指标完成