学院内部控制制度

PAGE学院内部控制制度一、总则（一）制定目的本内部控制制度旨在加强学院管理，规范各项经济活动，提高资金使用效益，防范财务风险，确保学院教育教学、科研管理等各项工作顺利开展，保障学院资产安全完整，维护学院良好的社会形象和公信力。（二）制定依据本制度依据《中华人民共和国会计法》《事业单位财务规则》《行政事业单位内部控制规范（试行）》以及国家有关法律法规和教育行业相关标准制定。（三）适用范围本制度适用于学院内部各部门、各单位及其所属各类经济活动，包括但不限于预算管理、收支管理、采购管理、资产管理、建设项目管理、合同管理等。（四）基本原则1.合法性原则：学院各项经济活动必须符合国家法律法规和政策要求，严格遵守财经纪律。2.全面性原则：内部控制应涵盖学院经济活动的全过程，贯穿决策、执行和监督各个环节，覆盖所有部门和岗位。3.重要性原则：在全面控制的基础上，关注重要经济活动和高风险领域，采取更为严格的控制措施。4.制衡性原则：学院内部不相容岗位相互分离、相互制约，确保各部门和岗位之间权责分明、相互监督。5.适应性原则：内部控制应与学院发展规模、管理模式、业务特点等相适应，并随着外部环境变化、学院发展和管理要求不断完善。二、预算管理（一）预算编制1.编制依据：学院根据事业发展规划、年度工作计划、以前年度预算执行情况以及财力状况等因素，按照财政部门和上级主管部门的要求编制年度预算。2.编制方法：采用零基预算与增量预算相结合的方法，对各项收入和支出进行科学合理预测。收入预算应积极稳妥，支出预算应统筹兼顾、保证重点、勤俭节约。3.编制流程：各部门根据本部门职责和工作任务，提出下一年度预算建议数，报送财务部门。财务部门对各部门预算建议数进行审核、汇总，结合学院整体财力状况，提出学院年度预算草案，报学院领导班子审议。学院领导班子审议通过后，将预算草案报上级主管部门和财政部门审批。（二）预算执行1.预算分解下达：经批准的年度预算由财务部门按照各部门职责和工作任务分解下达至各部门执行。各部门应严格按照下达的预算指标控制各项收支。2.预算执行监控：财务部门负责对预算执行情况进行监控，定期向学院领导汇报预算执行进度。各部门应定期对本部门预算执行情况进行分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。3.预算调整：预算执行过程中，如遇国家政策调整、学院事业发展需要等特殊情况，确需调整预算的，应按照规定的程序进行调整。具体流程为：由预算执行部门提出预算调整申请，说明调整原因和调整金额，经财务部门审核后，报学院领导班子审议，审议通过后报上级主管部门和财政部门审批。（三）预算分析与考核1.预算分析：财务部门定期对预算执行情况进行分析，撰写预算执行分析报告，分析预算执行差异的原因，提出改进措施和建议。2.预算考核：学院建立预算考核制度，对各部门预算执行情况进行考核评价。考核结果与部门绩效挂钩，作为部门负责人和员工绩效评价、奖励分配的重要依据。三、收支管理（一）收入管理1.收入范围：学院收入主要包括财政补助收入、事业收入、上级补助收入、附属单位上缴收入、经营收入和其他收入等。2.收入确认原则：各项收入应按照国家有关法律法规和财务制度规定，在满足收入确认条件时予以确认。财政补助收入按照财政部门批复的预算和资金到位情况确认；事业收入按照实际收到的款项确认；经营收入按照合同约定或实际完成的工作量确认。3.收入票据管理：学院统一使用财政部门监制的票据，按照规定的用途和范围开具。票据管理部门应建立票据领购、使用、保管、核销等管理制度，定期对票据使用情况进行检查。（二）支出管理1.支出范围：学院支出包括人员支出、公用支出、对个人和家庭的补助支出、项目支出等。2.支出审批制度：建立健全支出审批制度，明确审批流程和审批权限。一般支出由部门负责人审批；重大支出、专项支出等应经学院领导班子集体研究决定。3.支出报销规定：各项支出应取得合法有效的原始凭证，按照规定的审批程序报销。报销凭证应真实、完整、合法，签字手续齐全。财务部门应严格审核报销凭证，对不符合规定的支出不予报销。4.公务卡制度：学院推行公务卡制度，凡具备刷卡条件的公务支出，应使用公务卡结算。财务部门应及时办理公务卡报销还款业务，加强对公务卡使用情况的监督管理。四、采购管理（一）采购预算编制采购部门应根据学院教学、科研、管理等工作需要，结合年度预算安排，编制采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额等内容，并报财务部门审核。（二）采购计划制定采购部门根据采购预算和实际工作需要，制定采购计划。采购计划应包括采购项目名称、采购方式、采购时间、采购供应商等内容。采购计划应报学院领导审批后实施。（三）采购方式选择学院采购项目应根据采购金额、采购项目特点等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。采购方式的选择应符合国家法律法规和相关政策规定，并按照规定的程序进行审批。（四）采购实施1.采购文件编制：采购部门应根据采购方式和采购项目特点，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购需求、采购合同文本等内容。采购文件应报学院领导审核后发布。2.供应商选择：采购部门应按照采购文件规定的程序和标准，选择合格的供应商。供应商应具备良好的商业信誉、较强的经济实力和履行合同能力。采购部门应建立供应商档案，对供应商的资质、业绩、信誉等情况进行记录和评价。3.采购合同签订：采购部门应与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、采购数量、采购金额、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。采购合同应报财务部门备案。（五）采购验收采购项目完成后，采购部门应组织相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同和采购文件的要求，对采购项目的数量、质量、规格等进行验收。验收合格后，验收人员应签署验收报告。财务部门应根据验收报告和采购合同办理付款手续。五、资产管理（一）流动资产1.货币资金管理：学院应加强货币资金管理，严格执行现金管理制度和银行存款管理制度。财务部门应定期对货币资金进行清查盘点，确保账实相符。2.应收及预付款项管理：学院应建立健全应收及预付款项管理制度，加强对应收及预付款项的核算和管理。财务部门应定期对应收及预付款项进行清理，及时催收款项，对确实无法收回的应收及预付款项，应按照规定的程序进行核销。（二）固定资产1.固定资产范围：固定资产是指使用期限超过一年，单位价值在规定标准以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。包括房屋及建筑物、专用设备、一般设备、文物和陈列品、图书、其他固定资产等。2.固定资产购置：学院购置固定资产应按照规定的程序进行审批。购置固定资产应纳入年度预算，按照采购管理规定进行采购。3.固定资产核算与折旧：财务部门应按照国家有关财务制度规定，对固定资产进行核算和折旧。固定资产折旧方法一经确定，不得随意变更。4.固定资产清查盘点：学院应定期对固定资产进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查盘点。清查盘点结果应形成报告，报学院领导审批。对盘盈、盘亏的固定资产，应按照规定的程序进行处理。（三）无形资产1.无形资产范围：无形资产是指不具有实物形态而能为使用者提供某种权利的资产，包括专利权、商标权、著作权、土地使用权、非专利技术等。2.无形资产取得与核算：学院取得无形资产应按照国家有关规定进行评估和计价，并按照规定的程序进行审批。财务部门应按照国家有关财务制度规定，对无形资产进行核算。3.无形资产摊销：学院应按照规定对无形资产进行摊销，摊销方法一经确定，不得随意变更。六、建设项目管理（一）项目立项1.项目申报：学院根据事业发展需要和资金状况，提出建设项目申报建议。申报项目应符合国家有关政策和行业标准，具有明确的建设目标、建设内容和投资预算。2.项目可行性研究：对申报的建设项目进行可行性研究，编制可行性研究报告。可行性研究报告应包括项目背景、建设必要性、建设条件、建设方案、投资估算、资金来源、经济效益和社会效益等内容。3.项目立项审批：可行性研究报告经学院领导班子审议通过后，报上级主管部门和相关部门审批。经批准立项的建设项目，方可进行下一步建设工作。（二）项目实施1.项目招标：建设项目应按照国家有关规定进行招标。招标方式应根据项目特点和投资规模，选择公开招标、邀请招标等方式。招标过程应严格按照规定的程序进行，确保公开、公平、公正。2.项目合同签订：建设项目应与中标单位签订合同。合同应明确项目名称、建设内容、建设工期、工程质量、工程造价、付款方式、违约责任等内容。合同应报学院领导审核后签订，并报财务部门备案。3.项目施工管理：建设项目实施过程中，应加强施工管理，严格按照施工图纸和施工规范进行施工。建设单位应定期对工程进度、工程质量、工程造价等进行检查和监督，及时发现和解决问题。4.项目变更管理：建设项目实施过程中，如遇特殊情况需要变更项目内容、建设工期、工程造价等，应按照规定的程序进行审批。变更审批后，应及时签订补充合同或变更合同，并报财务部门备案。（三）项目验收1.验收准备：建设项目完成后，建设单位应组织相关人员进行验收准备工作。验收准备工作包括整理项目资料、编制验收报告、组织自查自纠等。2.验收实施：建设单位应组织相关部门和专家对建设项目进行验收。验收内容包括项目建设内容、工程质量、工程造价、资金使用等方面。验收合格后，验收人员应签署验收报告。3.验收备案：建设项目验收合格后，建设单位应将验收报告报上级主管部门和相关部门备案。财务部门应根据验收报告和合同办理付款手续。七、合同管理（一）合同签订1.合同起草：学院对外签订合同应根据合同内容和业务性质，由相关部门负责起草合同文本。合同文本应明确双方的权利和义务，条款应具体、准确、完整。2.合同审核：合同文本起草完成后，应提交财务部门、法务部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同合法性、合规性、完整性、风险防范等方面。审核通过后，报学院领导审批。3.合同签订：经学院领导审批后的合同，由法定代表人或授权代表与对方签订。签订合同应加盖学院公章或合同专用章，并严格按照合同约定履行义务。（二）合同履行1.合同执行跟踪：合同签订后，相关部门应按照合同约定履行义务，并对合同执行情况进行跟踪。及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。2.合同变更与解除：合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更或解除合同的，应按照规定的程序进行审批。变更或解除合同应签订补充协议或解除协议，并报财务部门备案。（三）合同归档合同履行完毕后，相关部门应将合同文本及相关资料进行整理归档。合同档案应包括合同文本、合同审批表、补充协议、解除协议、往来函件、验收报告等内容。合同档案应妥善保管，以备查阅。八、监督与评价（一）内部监督1.监督机构与人员：学院设立内部审计部门，配备专职审计人员，负责对学院内部控制制度的执行情况进行监督检查。内部审计部门应定期对学院财务收支、经济活动等进行审计，及时发现和纠正存在的问题。2.监督内容与方式：内部监督的内容包括预算管理、收支管理、采购管理、资产管理、建设项目管理、合同管理等方面。监督方式主要包括定期审计、专项审计、日常监督检查等。内部审计部门应根据监督检查结果，撰写监督检查报告，提出改进建议和措施。（二）自我评价1.评价主体与范围：学院各部门应定期对本部门内部控制制度的执行情况进行自我评价。自我评价范围应涵盖本部门各项经济活动和内部控制环节。2.