学校合同内部制度

PAGE学校合同内部制度一、总则（一）目的为加强学校合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护学校合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于教学合作合同、科研项目合同、物资采购合同、服务外包合同、租赁合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规，符合行业规范和学校规章制度。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商一致，明确各自的权利和义务。3.公平公正原则：合同内容应体现公平公正，保障双方合法权益，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会学校设立合同管理委员会，作为合同管理的决策机构。其主要职责包括：1.审议合同管理制度、流程和重大合同事项。2.对合同签订、履行、变更、终止等过程中的重大问题进行决策。3.协调解决合同管理中的跨部门问题。（二）合同归口管理部门根据合同业务性质，确定相关部门为合同归口管理部门，负责本部门合同的初审、起草、签订、履行、归档等工作，并对合同履行情况进行监督检查。具体职责如下：1.教学管理部门：负责教学合作合同、培训合同等的管理。2.科研管理部门：负责科研项目合同的管理。3.资产管理部门：负责物资采购合同、设备租赁合同等的管理。4.后勤管理部门：负责物业服务合同、餐饮服务合同等的管理。5.其他相关部门：负责本部门职责范围内合同的管理。（三）合同审查部门学校设立合同审查小组，由法务人员、财务人员、审计人员等组成，负责对合同进行合法性、合规性、风险性审查。其主要职责包括：1.审查合同条款是否符合法律法规和学校规章制度。2.评估合同风险，提出防范措施和建议。3.对合同涉及的财务、审计等事项进行审核。（四）合同承办人员合同承办人员是指具体负责合同洽谈、起草、签订、履行等工作的人员。其主要职责包括：1.开展合同前期调研，收集相关信息。2.按照本制度规定的流程，办理合同签订、履行等手续。3.及时向合同归口管理部门汇报合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。4.负责合同文本的整理、归档等工作。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同承办人员根据业务需要，开展合同前期调研，收集对方主体资格、信用状况、经营业绩等相关信息。2.合同承办人员与对方就合同条款进行洽谈，起草合同文本。合同文本应明确双方的权利和义务，条款应具体、准确、完整，避免模糊不清或歧义。3.合同承办人员将起草好的合同文本提交合同归口管理部门进行初审。初审内容包括合同条款是否符合业务要求、是否存在法律风险等。4.合同归口管理部门初审通过后，将合同文本提交合同审查小组进行审查。审查小组应在规定时间内完成审查工作，并出具审查意见。5.根据审查意见，合同承办人员对合同文本进行修改完善。如双方对审查意见存在争议，由合同管理委员会进行协调解决。6.合同文本修改完善后，经合同承办人员、合同归口管理部门负责人、学校法定代表人或授权代表签字（或盖章）后，方可签订合同。7.合同签订后，合同承办人员应及时将合同副本送合同归口管理部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。（二）合同主体资格审查1.合同承办人员在签订合同前，应对对方主体资格进行审查，确保对方具有签订合同的合法资格。审查内容包括对方的营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证明等。2.对于涉及特殊行业或领域的合同，还应审查对方是否具有相应的行业资质证书或许可证明。3.如对方为自然人，应审查其身份证件，并核实其身份信息的真实性。（三）合同条款审查1.合同条款应符合法律法规和学校规章制度的要求，明确双方的权利和义务。2.审查合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款是否具体、准确、完整。3.关注合同中的免责条款、争议解决条款等，确保学校合法权益得到有效保障。4.对于格式合同，应重点审查其中不利于学校的条款，如有必要，应与对方协商修改。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.合同签订后，合同承办人员应负责跟踪合同履行情况，及时掌握合同履行进度。2.合同承办人员应定期向合同归口管理部门汇报合同履行情况，遇有重大问题应及时报告。3.合同归口管理部门应建立合同履行台账，对合同履行情况进行记录和监控。（二）合同变更管理1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，合同承办人员应及时与对方协商，并签订书面变更协议。2.合同变更协议的签订流程应参照合同签订流程执行，经合同审查小组审查通过后，方可生效。3.合同变更后，合同承办人员应及时将变更协议副本送合同归口管理部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。（三）合同终止管理1.合同履行完毕或提前终止时，合同承办人员应及时与对方办理终止手续，清理债权债务。2.合同终止后，合同承办人员应将合同履行情况总结报告合同归口管理部门，并将合同文本及相关资料整理归档。五、合同风险防范（一）风险识别与评估1.合同审查小组应定期对学校签订的合同进行风险识别与评估，分析合同履行过程中可能出现的风险点。2.风险识别与评估应涵盖合同的各个环节，包括合同签订前的调研、合同条款的审查、合同履行过程中的跟踪等。3.根据风险识别与评估结果，制定相应的风险防范措施。（二）风险防范措施1.加强合同承办人员的培训，提高其法律意识和风险防范能力。2.建立健全合同管理制度，规范合同签订、履行等流程，确保合同管理工作依法依规进行。3.加强对合同对方的信用管理，定期对其信用状况进行评估，降低信用风险。4.在合同中明确违约责任条款，加大对违约行为的约束力度，保障学校合法权益。5.对于重大合同或风险较高的合同，可考虑引入专业律师或法律顾问进行全程指导和审查。六、合同档案管理（一）档案收集与整理1.合同承办人员应在合同签订后及时将合同文本及相关资料收集齐全，包括合同草案、审查意见、变更协议、履行记录等。2.合同归口管理部门负责对合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间等进行分类归档，确保档案资料的完整性和规范性。（二）档案保管与查阅1.学校应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设施，确保合同档案的安全保管。2.合同档案的保管期限应按照国家法律法规和学校相关规定执行。3.因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经合同归口管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自复制、涂改、销毁合同档案。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.学校定期对合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同风险防范措施的落实情况等。2.合同归口管理部门应定期对本部门合同管理工作进行自查自纠，及时发现问题并整改。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）责任追