县医院内部合同管理制度

PAGE县医院内部合同管理制度一、总则（一）目的为加强县医院合同管理，规范合同签订、履行等行为，防范合同风险，维护医院合法权益，根据国家法律法规及相关行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县医院与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于医疗服务合同、药品及医疗器械采购合同、租赁合同、建设工程合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等应符合国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益。3.诚实守信原则：双方应诚实守信，严格履行合同约定。4.风险防控原则：注重合同风险识别与防控，确保医院利益不受损害。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会成立医院合同管理委员会，由医院领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。主要职责包括：1.审议医院重大合同事项，对合同的合法性、合规性、合理性进行审查。2.协调解决合同管理过程中的重大问题。3.监督合同管理制度的执行情况。（二）合同管理部门医院设立专门的合同管理部门，负责合同的统一归口管理。其职责如下：1.制定和完善合同管理制度及流程。2.参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等工作。3.建立合同台账，对合同进行分类登记、编号、归档。4.定期对合同履行情况进行检查和统计分析，及时发现和解决问题。5.负责合同纠纷的处理和协调工作。（三）合同承办部门各业务科室为合同承办部门，负责本科室合同的起草、谈判、申请签订等工作，并在合同签订后负责组织履行。具体职责包括：1.根据业务需要，提出签订合同的申请。2.负责合同的前期调研、谈判工作，起草合同文本。3.配合合同管理部门进行合同审核，根据审核意见修改完善合同文本。4.组织合同的签订、履行，及时向合同管理部门反馈合同履行情况。5.负责处理合同履行过程中的具体问题，如遇重大问题及时向医院领导汇报。三、合同的签订（一）合同签订流程1.合同承办部门根据业务需求，填写《合同签订申请表》，详细说明合同签订的必要性、对方基本情况、合同主要条款等内容，经部门负责人审核后提交合同管理部门。2.合同管理部门对《合同签订申请表》进行初步审查，重点审查合同签订的必要性、合规性等。如申请表不符合要求，退回合同承办部门补充完善。3.合同承办部门负责合同的起草工作。合同文本应具备以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所。标的。数量。质量。价款或者报酬。履行期限、地点和方式。违约责任。解决争议的方法。根据合同性质及具体情况应约定的其他条款。4.合同承办部门将起草好的合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从法律、政策、财务、技术等方面进行全面审核，重点审查合同条款的合法性、完整性、准确性、严密性等。审核意见应以书面形式反馈给合同承办部门，合同承办部门根据审核意见对合同文本进行修改完善。5.经审核通过的合同文本，由合同承办部门负责人签字后，报医院分管领导审批。分管领导根据医院实际情况及相关规定进行审批，重大合同需提交合同管理委员会审议。6.合同经审批同意后，由合同承办部门负责与对方当事人签订合同。签订合同应使用医院统一印制的合同文本，合同文本应加盖医院公章及法定代表人或授权代表的签字（章）。合同一式多份，分别由合同管理部门、合同承办部门、财务部门等留存归档。（二）合同授权委托1.医院法定代表人作为医院签订合同的法定代表人，代表医院行使合同签订权。在特殊情况下，法定代表人可书面授权他人代表医院签订合同。2.被授权人应具备相应的业务知识和工作能力，熟悉合同签订流程和相关法律法规。授权委托书应明确授权范围、授权期限等内容，并由法定代表人签字（章）。3.被授权人在授权范围内签订的合同，视为医院行为，医院承担相应的法律责任。被授权人应严格按照授权范围签订合同，不得超越授权权限。（三）合同专用章管理1.医院设立合同专用章，由合同管理部门负责保管。合同专用章的使用应严格按照本制度规定的流程进行审批。2.合同承办部门在签订合同前，应填写《合同专用章使用申请表》，经合同管理部门审核、医院分管领导审批后，方可使用合同专用章。3.合同专用章管理人员应严格按照审批意见使用合同专用章，对盖章的合同文本进行认真核对，确保合同内容与审批意见一致。盖章后，应及时登记盖章合同的名称、编号、签订日期、对方当事人等信息。4.严禁在空白合同文本上加盖合同专用章。如因特殊情况需要先加盖合同专用章的，必须经医院分管领导批准，并由专人负责跟踪合同签订情况，确保合同及时签订并符合规定。四、合同的履行（一）履行原则合同双方应按照合同约定全面履行各自的义务，遵循诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。（二）履行跟踪与监督1.合同承办部门负责合同的具体履行工作，应制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务和时间节点，并组织实施。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时督促合同承办部门解决。检查内容包括合同条款的执行情况、对方履行情况、有无违约行为等。3.合同承办部门应定期向合同管理部门报送合同履行情况报告，详细说明合同履行过程中的进展情况、存在的问题及解决措施等。如遇重大问题或可能影响合同履行的情况，应及时向合同管理部门和医院领导汇报。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，合同承办部门应及时与对方协商，并签订书面的变更或解除协议。变更或解除协议应符合法律法规及本制度的规定。2.合同变更或解除协议签订前，合同承办部门应填写《合同变更/解除申请表》，详细说明变更或解除的原因、内容、对医院利益的影响等，经部门负责人审核后提交合同管理部门。3.合同管理部门对《合同变更/解除申请表》进行审核，重点审查变更或解除的必要性、合法性、合理性等。审核意见应以书面形式反馈给合同承办部门，合同承办部门根据审核意见与对方协商签订变更或解除协议。4.变更或解除协议签订后，合同承办部门应及时将协议副本提交合同管理部门备案，并按照新的协议履行相关义务。同时，合同管理部门应调整合同台账及相关档案资料。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防合同承办部门在合同签订和履行过程中，应加强与对方当事人的沟通协调，及时了解对方需求和意见，避免因误解或沟通不畅引发合同纠纷。同时，应严格按照合同约定履行义务，确保合同的顺利履行。（二）纠纷处理流程1.合同履行过程中如发生纠纷，合同承办部门应及时收集相关证据材料，分析纠纷原因，提出解决方案，并及时向合同管理部门报告。2.合同管理部门接到报告后，应会同合同承办部门对纠纷情况进行调查核实，根据纠纷性质和具体情况，制定纠纷处理策略。3.对于一般性合同纠纷，由合同管理部门牵头，会同合同承办部门与对方当事人进行协商解决。协商过程中，应保持冷静、理性，依法依规维护医院合法权益。4.如协商无法解决纠纷，合同管理部门应及时咨询医院法律顾问意见，根据法律顾问建议，通过仲裁或诉讼等法律途径解决纠纷。在纠纷处理过程中，应积极配合仲裁机构或法院的工作，提供充分的证据材料，维护医院的合法权益。（三）纠纷处理结果跟踪合同纠纷处理完毕后，合同承办部门应及时将处理结果反馈给合同管理部门。合同管理部门应对纠纷处理结果进行跟踪，确保相关事项得到妥善解决。同时，应对纠纷处理过程中发现的问题进行总结分析，提出改进措施，完善合同管理制度和流程。六、合同档案管理（一）档案收集与整理1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本及相关资料（如合同审批表、授权委托书、补充协议、变更协议、解除协议、往来函件、纠纷处理材料等）移交合同管理部门。2.合同管理部门对接收的合同档案进行分类整理，按照合同类别、签订时间、编号等顺序进行排列，确保档案资料的完整性和系统性。3.对合同档案进行编号登记，建立合同档案台账，详细记录合同的名称、编号、签订日期、对方当事人、合同金额、履行情况、档案存放位置等信息，便于查询和管理。（二）档案保管与借阅1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设施，确保合同档案的安全存放。2.合同档案应按照国家档案管理规定进行保管，保管期限根据合同性质和重要程度确定。重要合同档案应长期保存，一般合同档案可根据实际情况确定保管期限。3.因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经合同管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅人应