厦门学校内部控制制度

PAGE厦门学校内部控制制度一、总则（一）制定目的为了加强厦门学校的内部管理，规范学校各项经济活动，提高资金使用效益，防范财务风险，保障学校教育事业健康、稳定发展，依据国家有关法律法规以及教育行业相关标准，制定本内部控制制度。（二）适用范围本制度适用于厦门学校各部门及全体教职员工，涵盖学校教学、科研、行政、后勤等各项经济活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和教育行业政策要求，确保学校各项经济活动合法合规。2.全面性原则：内部控制覆盖学校经济活动的全过程，包括预算管理、收支管理、采购管理、资产管理、建设项目管理等各个环节，不留死角。3.重要性原则：在全面控制的基础上，关注重要经济活动和关键岗位，重点监控高风险领域和环节，合理确定控制成本。4.制衡性原则：学校内部各部门、各岗位之间权责分明、相互制约、相互监督，形成有效的制衡机制，防止权力滥用和错误发生。5.适应性原则：内部控制制度应与学校的规模、性质、发展阶段相适应，并随着外部环境变化、学校业务发展和管理要求提高，不断修订和完善。二、预算管理（一）预算编制1.编制依据：根据学校事业发展规划、年度工作计划以及上一年度预算执行情况，结合学校财务状况和事业发展需要，参考国家财政政策和教育经费投入情况，编制年度预算。2.编制流程各部门根据学校总体工作安排和本部门业务需求，提出本部门年度预算建议数，报送财务部门。财务部门对各部门预算建议数进行审核、汇总，结合学校财力状况，提出学校年度预算草案，报学校预算管理委员会审议。学校预算管理委员会对预算草案进行审核，提出修改意见，报学校领导班子审定。学校领导班子审定后的预算草案提交学校教职工代表大会审议通过后，报上级主管部门和财政部门审批。3.编制方法：采用零基预算与增量预算相结合的方法，对基本支出预算按照定员定额标准编制，对项目支出预算根据事业发展需要和财力可能，按照轻重缓急、突出重点的原则进行编制。（二）预算执行1.预算分解下达：学校将经批准的年度预算分解下达到各部门，明确各部门的预算执行责任。各部门应严格按照下达的预算指标组织实施，确保预算执行的严肃性。2.支出审批：各项支出应严格按照预算执行，由经办人员提出申请，经部门负责人审核、财务部门审核、分管领导审批后，方可办理报销手续。对于超预算支出，需经学校预算管理委员会审批同意后，方可列支。3.预算调整：在预算执行过程中，如因政策调整、事业发展需要等特殊原因，确需调整预算的，应按照规定程序进行申报。由预算执行部门提出书面申请，详细说明调整原因、调整金额及调整事项对预算执行的影响，经财务部门审核、学校预算管理委员会审议、学校领导班子审定后，报上级主管部门和财政部门审批。（三）预算监控与分析1.监控机制：财务部门建立预算执行监控机制，定期对各部门预算执行情况进行跟踪、分析和评价，及时发现预算执行中的问题，并采取有效措施加以解决。2.分析报告：每月末，财务部门编制预算执行情况分析报告，向学校领导班子和各部门通报预算执行情况，分析预算执行差异原因，提出改进建议。每季度末，召开预算执行情况分析会议，对预算执行情况进行全面分析和总结，为学校决策提供依据。三、收支管理（一）收入管理1.收入范围：学校收入主要包括财政补助收入、事业收入、上级补助收入、附属单位上缴收入、经营收入和其他收入等。2.收入确认：各项收入应按照国家有关规定和学校财务制度及时确认，确保收入的真实性、完整性和合法性。财政补助收入按照财政部门批复的预算和相关规定确认；事业收入按照实际收到的款项或取得的收入权利确认；其他收入按照实际发生额确认。3.收入票据管理：学校统一使用财政部门监制的票据，建立票据管理制度，明确票据的购买、保管、使用、核销等环节的职责和流程。票据使用人员应严格按照规定开具票据，不得转借、转让、代开票据，不得擅自扩大票据适用范围。票据保管人员应妥善保管票据，定期盘点，确保票据安全。（二）支出管理1.支出范围：学校支出包括人员支出、公用支出、对个人和家庭的补助支出、项目支出等。2.支出审批流程经办人员填写费用报销单，注明支出事由、金额、支付方式等，并提供相关原始凭证。部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，签署意见。财务部门对报销凭证的合法性、合规性、完整性进行审核，审核无误后，报分管领导审批。分管领导根据审批权限进行审批，对重大支出事项，需报学校领导班子集体研究决定。3.支出控制措施严格执行国家有关财务法规和学校财务制度，控制各项支出标准，不得擅自扩大开支范围、提高开支标准。加强对支出的审核和监督，对不符合规定的支出不予报销。建立支出绩效评价制度，对重大项目支出进行绩效评价，提高资金使用效益。四、采购管理（一）采购预算采购部门应根据学校教学、科研、行政、后勤等工作需要，结合学校财力状况，编制采购预算。采购预算应纳入学校年度预算管理，经学校预算管理委员会审核、学校领导班子审定后，报上级主管部门和财政部门审批。（二）采购计划采购部门根据采购预算和实际工作需要，制定采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。采购计划应报学校采购管理领导小组审批后实施。（三）采购方式1.公开招标：达到公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标应按照国家有关法律法规和政府采购程序进行，发布招标公告、编制招标文件、组织开标评标、确定中标供应商等环节应严格规范操作。2.邀请招标：符合邀请招标条件的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照规定程序组织开标评标。3.竞争性谈判：符合竞争性谈判条件的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购。竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：符合单一来源采购条件的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购。单一来源采购应在保证采购项目质量和满足学校教学、科研、行政、后勤等工作需要的前提下，严格按照规定程序进行审批。5.询价采购：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式进行采购。询价采购应向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（四）采购合同管理采购部门应与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。采购合同签订后，应及时报学校采购管理领导小组备案，并按照合同约定组织实施采购。（五）采购验收采购项目完成后，采购部门应组织相关部门和人员进行验收。验收人员应按照采购合同约定的质量标准和验收要求，对采购货物、工程或服务进行验收。验收合格后，验收人员应签署验收报告。对验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或退换货物，直至验收合格为止。五、资产管理（一）流动资产1.货币资金：学校应加强货币资金管理，严格执行现金管理制度和银行存款管理制度。现金收付应严格按照规定程序进行，确保现金安全。银行存款应定期核对账目，及时清理未达账项，确保银行存款账实相符。2.应收及预付款项：学校应建立应收及预付款项管理制度，加强对应收及预付款项的核算和管理。对应收账款应及时催收，对预付款项应严格按照合同约定执行，确保资金安全。对确实无法收回的应收及预付款项，应按照规定程序进行核销。（二）固定资产1.固定资产范围：学校固定资产是指使用期限超过一年，单位价值在规定标准以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产，包括房屋及建筑物、专用设备、通用设备、文物和陈列品、图书、档案、家具、用具装具及动植物等。2.固定资产购置：学校固定资产购置应按照学校预算管理和采购管理规定执行。购置固定资产应进行可行性论证，纳入学校年度预算，经学校预算管理委员会审核、学校领导班子审定后，报上级主管部门和财政部门审批。学校应建立固定资产卡片管理制度，对固定资产进行详细登记，包括固定资产名称、规格型号、购置时间、购置价格、使用部门、使用状况等信息。固定资产卡片应与固定资产实物相符，定期进行核对。4.固定资产折旧：学校应按照国家有关规定，对固定资产计提折旧。折旧方法一经确定，不得随意变更。固定资产折旧应计入相关成本费用，确保学校成本核算的准确性。5.固定资产处置：学校固定资产处置应按照规定程序进行。固定资产处置包括出售、出让、转让、对外捐赠、报废、报损等。固定资产处置应由使用部门提出申请，经资产管理部门审核、财务部门审核、学校领导班子审批后，报上级主管部门和财政部门审批。固定资产处置收入应按照国家有关规定上缴国库或纳入学校预算管理。（三）无形资产1.无形资产范围：学校无形资产是指学校拥有或者控制的没有实物形态的可辨认非货币性资产，包括专利权、商标权、著作权、土地使用权、非专利技术、商誉等。2.无形资产购置：学校无形资产购置应按照学校预算管理和采购管理规定执行。购置无形资产应进行可行性论证，纳入学校年度预算，经学校预算管理委员会审核、学校领导班子审定后，报上级主管部门和财政部门审批。3.无形资产摊销：学校应按照国家有关规定，对无形资产进行摊销。摊销方法一经确定，不得随意变更。无形资产摊销应计入相关成本费用，确保学校成本核算的准确性。4.无形资产处置：学校无形资产处置应按照规定程序进行。无形资产处置包括出售、出让、转让、对外捐赠、报废等。无形资产处置应由使用部门提出申请，经资产管理部门审核、财务部门审核、学校领导班子审批后，报上级主管部门和财政部门审批。无形资产处置收入应按照国家有关规定上缴国库或纳入学校预算管理。六、建设项目管理（一）项目立项学校建设项目立项应按照国家有关规定和学校事业发展需要进行。建设项目立项前，应进行可行性研究和论证，编制项目可行性研究报告。项目可行性研究报告应包括项目建设的必要性、可行性、建设内容、投资估算、资金来源、效益分析等内容。项目可行性研究报告经学校领导班子审定后，报上级主管部门和财政部门审批。（二）项目预算学校建设项目预算应根据项目可行性研究报告和设计文件编制。项目预算应包括项目建设所需的建筑工程费、安装工程费、设备购置费、工程建设其他费用、预备费等内容。项目预算经学校预算管理委员会审核、学校领导班子审定后，报上级主管部门和财政部门审批。（三）项目招标学校建设项目招标应按照国家有关法律法规和政府采购程序进行。达到公开招标限额标准的建设项目，应采用公开招标方式进行采购；符合邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购条件的建设项目，可以采用相应的采购方式进行采购。建设项目招标应严格按照规定程序组织实施，确保招标过程的公开、公平、公正。（四）项目合同管理学校建设项目应与中标供应商或施工单位签订建设项目合同，明确双方的权利和义务。建设项目合同应包括项目名称、建设内容、建设规模、建设工期、工程质量标准、工程造价、付款方式、违约责任等内容。建设项目合同签订后，应及时报学校建设项目管理领导小组备案，并按照合同约定组织实施项目建设。（五）项目建设与监督学校建设项目应按照建设项目合同约定组织实施，确保项目建设质量和进度。学校应建立建设项目监督机制，加强对建设项目的全过程监督，定期对建设项目进行检查和评估，及时发现和解决项目建设中存在的问题。建设项目竣工后，应按照规定程序组织竣工验收，验收合格后方可交付使用。七、合同管理（一）合同签订学校对外签订合同应按照规定程序进行。合同承办部门应根据学校工作需要和业务要求，起草合同文本。合同文本应明确双方的权利和义务，包括合同标的、数量、质量、价格、履行期限、履行地点、履行方式、违约责任等内容。合同文本起草后，应经学校法律顾问审核、学校领导班子审批。合同签订前，应确保合同对方主体资格合法、资信良好，合同条款符合法律法规和学校利益要求。（二）合同履行合同签订后，合同承办部门应按照合同约定组织履行。合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，应按照规定程序进行申报和审批。合同变更、解除应签订书面协议，并报学校领导班子备案。合同承办部门应及时跟踪合同履行情况，定期向学校领导班子报告合同履行进展情况，确保合同顺利履行。（三）合同结算合同履行完毕后，合同承办部门应及时办理合同结算手续。合同结算应按照合同约定的结算方式和结算期限进行，确保结算金额准确无误。合同结算凭证应作为财务收支的依据，及时进行账务处理。（四）合同档案管理学校应建立合同档案管理制度，对合同文本及相关资料进行归档管理。合同档案应包括合同文本、合同审批文件、合同履行记录、合同结算凭证等资料。合同档案应妥善保管，定期进行整理和归档，确保合同档案的完整性和安全性。八、监督与评价（一）内部监督1.监督机构：学校设立内部审计机构，负责对学校内部控制制度的执行情况进行监督检查。内部审计机构应独立于其他部门，直接对学校领导班子负责。2.监督内容：内部审计机构应定期对学校预算管理、收支管理、采购管理、资产管理、建设项目管理、合同管理等内部控制制度的执行情况进行监督检查，重点检查内部控制制度的执行是否符合规定程序、是否有效防范风险、是否提高资金使用效益等。3.监督方式：内部审计机构可以采用定期审计、专项审计、离任审计等方式对学校内部控制制度进行监督检查。审计结束后，应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督学校应接受上级主管部门、财政部门、审计部门等外部监督机构的监督检查，并按照要求提供有关资料和信息。对外部监督机构提出的意见和建议，学校应认真整改落实，并及时反馈整改情况。（三）自我评