厦门现金内部控制制度

PAGE厦门现金内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在加强厦门公司现金内部控制，规范现金收支行为，确保现金资产的安全、完整，提高资金使用效率，防范资金风险，保障公司财务活动的正常运行，维护公司及相关利益者的合法权益。（二）适用范围本制度适用于厦门公司总部及所属各部门、各分支机构在经营活动中涉及的现金收支管理。（三）制定依据本制度依据《中华人民共和国会计法》、《企业内部控制基本规范》、《现金管理暂行条例》等相关法律法规以及公司实际情况制定。（四）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财经纪律，确保现金收支活动合法合规。2.安全性原则：加强现金安全管理，采取有效措施防范现金被盗、挪用等风险，保障现金资产安全。3.准确性原则：现金收支记录应准确、完整、及时，如实反映公司财务状况和经营成果。4.效率性原则：优化现金收支流程，提高资金使用效率，减少资金闲置和浪费。5.职责分离原则：明确各部门和人员在现金收支管理中的职责，实行不相容岗位相互分离，防止舞弊行为。二、现金收支岗位与职责（一）岗位设置1.出纳岗位：负责公司现金的收付、保管及相关日记账的登记工作。2.会计岗位：负责审核现金收支凭证，编制记账凭证，登记总账和明细账，定期与出纳核对现金账目。3.财务负责人岗位：全面负责公司现金内部控制工作的组织、领导和监督，审核重大现金收支事项。（二）岗位职责1.出纳岗位职责严格按照国家有关现金管理的规定，办理现金收付业务。对审批手续不全的财务收支，有权拒绝办理。负责现金的收付，收付款时要当面点清金额，并注意票面的真伪。若收到假币应予以没收，由责任人负责。每日及时登记现金日记账，做到日清月结，账款相符。定期与会计核对现金账目，发现不符及时查明原因并报告。妥善保管库存现金、有价证券、空白支票和收据等重要物品，确保其安全完整。不得将现金收入以个人名义存入银行，不得坐支现金。完成领导交办的其他与现金收支相关的工作任务。2.会计岗位职责负责审核现金收支原始凭证，检查凭证的真实性、合法性、完整性和准确性。对不符合规定的凭证，应及时要求更正或补充。根据审核无误的原始凭证编制现金收付记账凭证，及时登记总账和明细账。定期核对现金日记账与总账，确保账账相符。对现金收支业务进行定期或不定期的抽查，发现问题及时督促整改。负责编制现金流量表等相关财务报表，为公司财务管理提供准确的财务信息。协助财务负责人做好现金内部控制制度的执行和监督工作，提出改进建议。3.财务负责人岗位职责组织制定和完善公司现金内部控制制度，确保制度的有效执行。审批重大现金收支事项，对现金收支业务进行宏观管理和监督。定期检查现金内部控制制度的执行情况，发现问题及时采取措施加以解决。协调公司内部各部门之间的现金收支管理工作，确保公司整体资金运作的顺畅。向上级领导汇报公司现金收支情况和内部控制执行情况，为公司决策提供财务支持。三、现金收入控制（一）收入范围公司现金收入主要包括：销售商品、提供劳务收到的现金；收到的租金、押金、违约金等其他现金收入；从银行提取的现金等。（二）收款流程1.销售收款销售部门开具销售发票或收款收据，注明客户名称、销售商品或劳务内容、金额等信息。客户以现金支付货款的，销售人员应在收款当日将现金交给出纳。出纳收到现金后，应立即开具收款收据，加盖现金收讫章，并在收据上注明收款日期、款项来源等。出纳将收款收据的记账联交会计作为记账依据，同时登记现金日记账。2.其他收款对于收到的租金、押金、违约金等其他现金收入，相关业务部门应开具收款凭证，注明收款事项、金额等。收款凭证经部门负责人审核后，交给出纳收款。出纳收款后，按照销售收款流程进行处理。（三）收入记录与核对1.会计应根据审核无误的收款凭证及时编制记账凭证，登记现金收入明细账和总账。2.每日终了，出纳应将现金日记账余额与实际库存现金进行核对，确保账款相符。3.会计应定期核对现金收入明细账与总账，以及现金收入与相关销售记录、业务合同等，发现差异及时查明原因并处理。（四）特殊情况处理1.对于客户以支票、汇票等票据支付的款项，应按照票据管理规定进行处理，待票据资金到账后再进行相关账务处理。2.若发生现金长款或短款情况，出纳应及时查明原因。长款应及时入账，短款应追究相关责任人的责任，并进行相应的账务处理。四、现金支出控制（一）支出范围公司现金支出主要包括：职工薪酬、差旅费、业务招待费、办公费、水电费、运输费、货款等与公司经营活动相关的各项支出。（二）支出审批1.一般支出审批各项现金支出应填写费用报销单或付款申请单，注明支出事由、金额、收款单位等信息。费用报销单或付款申请单应经部门负责人审核签字，确认支出的合理性和必要性。财务负责人根据公司财务制度和预算情况对支出进行审批，签署意见。公司负责人（根据权限）对重大支出进行最终审批。2.重大支出审批对于金额较大的现金支出（具体金额标准由公司另行规定），应提交公司管理层会议讨论决定。重大支出审批应提供详细的支出方案、可行性分析报告等资料，经会议审议通过后，由公司负责人签署审批意见。（三）付款流程1.出纳收到经审批的费用报销单或付款申请单后，审核凭证的完整性和审批手续的合规性。2.审核无误后，出纳按照规定的付款方式进行支付。以现金支付的，应在付款凭证上加盖现金付讫章，并由收款人签字确认。3.支付完毕后，出纳及时登记现金日记账，并将付款凭证交会计作为记账依据。会计根据付款凭证编制记账凭证，登记现金支出明细账和总账。（四）支出记录与核对1.会计应按照规定及时记录现金支出，确保账账相符、账证相符。2.定期核对现金支出明细账与总账，以及现金支出与相关业务记录、合同等，检查支出的真实性和合理性。3.对于已支付的款项，应及时取得合法有效的原始凭证，作为记账和核算的依据。（五）特殊情况处理1.对于紧急或特殊情况下需要预先支付现金的业务，应经相关领导特批，并在事后及时补办审批手续。2.若因业务需要变更付款方式或收款人等信息，应重新办理审批手续，并确保相关信息的准确性和合法性。五、库存现金管理（一）库存限额设定1.根据公司日常现金收支业务量和资金周转情况，合理核定库存现金限额。库存现金限额一般按照公司35天的日常零星开支所需现金确定。2.库存现金限额经公司负责人批准后执行，并报开户银行备案。（二）现金保管1.出纳应将库存现金存放于公司指定的保险柜内，确保保险柜安全可靠，具备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.库存现金应分类存放整齐，不得与私人财物混放。3.严禁将现金收入直接用于现金支出，即不得坐支现金。（三）现金盘点1.每日营业终了，出纳应进行现金盘点，确保账款相符。盘点时，应由财务负责人或其他指定人员监盘。2.现金盘点应编制现金盘点表，记录盘点日期、现金账面余额、实际库存现金金额、差异情况及原因等信息。3.如发现现金长款或短款，应及时查明原因，并按照规定进行处理。对于无法查明原因的长款，应及时入账；对于短款，应追究相关责任人的责任。4.定期（每月至少一次）进行全面的现金清查，清查结果应形成书面报告，报财务负责人和公司负责人审阅。（四）保险柜钥匙与密码管理1.保险柜钥匙应由出纳和财务负责人分别保管，不得由一人单独持有。2.保险柜密码应定期更换，密码设置应具有一定的复杂性和保密性。3.严禁将保险柜钥匙和密码告知无关人员，防止现金被盗。六、现金内部控制监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对现金内部控制制度的执行情况进行审计监督，检查现金收支业务的合规性、准确性和完整性。2.审计人员应通过查阅凭证、核对账目、实地盘点等方式，对现金内部控制制度进行全面审查，并出具审计报告。3.对于审计发现的问题，应及时提出整改建议，督促相关部门和人员进行整改，并跟踪整改情况。（二）财务部门自查1.财务部门应定期对现金内部控制制度的执行情况进行自查，发现问题及时纠正。2.自查内容包括现金收支流程的执行情况、库存现金管理情况、现金账目核对情况等。3.财务部门应编制自查报告，总结经验教训，提出改进措施，不断完善现金内部控制制度。（三）外部监督检查1.积极配合国家有关部门和开户银行对公司现金收支情况的监督检查，如实提供相关资料和信息。2.对于外部监督检查提出的意见和建议，应认真研究并及时整改，确保公司现金收支管理符合法律法规和监管要求。七、信息与沟通（一）内部信息传递1.建立健全现金收支信息传递机制，确保公司内部各部门之间及时、准确地传递现金收支相关信息。2.出纳应每日向会计报送现金收支日报表，反映当日现金收支情况。3.会计应定期向财务负责人汇报现金收支情况和财务状况，提供相关财务分析报告。4.财务负责人应及时将重大现金收支事项和现金内部控制情况向公司负责人汇报，为公司决策提供依据。（二）外部信息沟通1.与开户银行保持密切沟通，及时了解银行现金管理政策和规定的变化，确保公司现金收支业务符合银行要求。2.