局内部公章使用制度

PAGE局内部公章使用制度一、总则1.目的本制度旨在规范局内部公章的使用，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护局的正常工作秩序和合法权益。2.适用范围本制度适用于局机关各部门、直属单位以及局内所有涉及使用公章的相关工作。3.基本原则严格审批原则：公章使用必须经过严格的审批程序，未经批准不得擅自使用。登记备案原则：对每次公章使用情况进行详细登记备案，以备查询和追溯。安全保密原则：妥善保管公章，防止公章被盗用、冒用或丢失，确保公章使用信息的安全保密。二、公章种类及用途1.局行政公章用于以局名义发布的各类公文、函件、通知、通报等正式文件。用于局与外单位签订的合同、协议等具有法律效力的文件。用于局对外出具的证明、介绍信等重要文件。2.局党委公章用于以局党委名义发布的各类文件、决定、决议等。用于局党委系统内的重要通知、通报等。用于局党委与上级党组织、其他党组织之间的文件往来。3.部门公章各部门根据工作需要，经局领导批准刻制的部门公章，用于本部门职责范围内的相关文件、报表、证明等。部门公章的使用范围应严格限定在本部门职责范围内，不得超越权限使用。三、公章的保管1.保管责任局行政公章由局办公室指定专人负责保管。局党委公章由局党委办公室指定专人负责保管。部门公章由各部门指定专人负责保管。2.保管要求公章保管人员应妥善保管公章，确保公章存放安全，防止公章被盗用、冒用或丢失。公章应存放在专门的保险柜或安全可靠的地方，钥匙由保管人员专人负责保管，不得随意转交他人。公章保管人员应定期检查公章的保管情况，如发现问题应及时报告并采取相应措施。四、公章的使用审批程序1.使用申请凡需使用公章的部门或个人，应填写《公章使用申请表》，详细注明用章事由、用章文件名称、用章时间、用章份数等信息。申请表应由申请部门负责人签字并加盖部门公章（如有），重要文件还需经相关领导审批签字。2.审批流程一般文件用章：由申请部门负责人审核签字后，交局办公室主任审批。重要文件用章：经申请部门负责人审核签字后，报局分管领导审批；涉及全局性重大事项的文件用章，需经局主要领导审批。合同、协议等具有法律效力文件用章：除按上述审批流程外，还需经局法律顾问审核把关。3.审批权限局办公室主任有权审批一般性文件用章申请。局分管领导有权审批重要文件用章申请，涉及全局性重大事项的文件用章审批权归局主要领导。五、公章的使用登记与备案1.使用登记公章保管人员应建立《公章使用登记簿》，对每次公章使用情况进行详细登记。登记内容包括：用章日期、用章部门、用章事由、用章文件名称、用章份数、批准人、用章人等信息。2.备案管理每月末，公章保管人员应对当月公章使用情况进行汇总统计，并将《公章使用登记簿》复印件报局办公室备案。涉及重要文件、合同等用章情况，应及时将相关文件复印件报局办公室存档备案。六、公章的使用规范1.用章方式公章应在正式文件、纸张上加盖，不得在空白纸张、介绍信等上预先加盖公章。加盖公章时，应确保公章清晰、端正，骑年盖月，不得模糊、歪斜或颠倒。2.用章份数严格按照审批后的用章份数加盖公章，不得多盖或重复加盖。如需增加用章份数，应重新履行审批手续。3.用章监督公章使用过程中，应有专人负责监督，确保用章符合规定要求。监督人员应对用章情况进行见证，并在《公章使用登记簿》上签字确认。七、特殊情况的公章使用处理1.紧急情况遇有紧急情况需要使用公章，且无法及时履行正常审批程序时，经请示局主要领导同意后，可先使用公章，但事后应及时补办审批手续。紧急情况处理完毕后，相关部门应在[X]个工作日内将补办的审批手续报局办公室备案。2.异地用章因工作需要在异地使用公章时，应提前与对方单位沟通协调，并将用章文件等资料通过传真、邮件等方式发送给对方单位确认。异地用章需经局领导批准后，由公章保管人员或指定专人携带公章前往用章地点，并在现场监督用章过程，确保用章安全、规范。3.电子印章使用随着信息化办公的推进，在符合相关法律法规和安全要求的前提下，逐步推广使用电子印章。电子印章的使用应按照局电子印章管理规定执行，确保电子印章的使用安全、可靠、合法。八、公章的停用与销毁1.停用情形因机构改革、部门撤销、名称变更等原因，公章不再使用时，应及时办理停用手续。公章出现损坏、遗失等情况，经批准后应立即停用。2.停用程序由相关部门提出公章停用申请，经局领导批准后，通知公章保管人员办理停用手续。公章保管人员应将停用的公章妥善保管，并在《公章使用登记簿》上注明停用日期。3.销毁程序对停用的公章，应按照规定进行销毁。销毁前，应由公章保管人员填写《公章销毁申请表》，经局领导批准后组织实施。销毁公章时，应至少有两名监销人员在场，确保公章销毁彻底，并在《公章销毁登记表》上签字确认。销毁后的《公章销毁登记表》应存档备案，保存期限按照档案管理规定执行。九、违规责任追究1.违规行为界定未经批准擅自使用公章。超越审批权限使用公章。在空白纸张、介绍信等上预先加盖公章。未按规定进行公章使用登记与备案。因保管不善导致公章被盗用、冒用或丢失。其他违反本制度规定的公章使用行为。2.责任追究方式对于违规使用公章的行为，视情节轻重给予批评教育、警告、记过、记大过、降职、撤职等处分。因违规使用公章给局