厅内部文书管理制度

PAGE厅内部文书管理制度一、总则（一）目的为加强厅内部文书管理，确保文书处理工作的规范化、制度化、科学化，提高工作效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于厅机关各部门及直属单位在公务活动中形成、处理和管理的各类文书。（三）基本原则1.准确规范原则：文书内容应准确无误，格式符合规定要求。2.及时高效原则：及时处理文书，确保信息传递顺畅，提高工作效率。3.安全保密原则：严格遵守国家法律法规和保密规定，确保文书安全。4.精简实用原则：精简文书数量，注重文书的实用性。二、文书种类及定义（一）通用公文1.决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4.公报：适用于公布重要决定或者重大事项。5.公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6.通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。8.通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。9.通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。11.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。12.批复：适用于答复下级机关请示事项。13.议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15.纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。（二）专用文书1.工作计划：对一定时期内的工作目标、任务、措施等作出安排的文书。2.工作总结：对一定时期内工作进行全面回顾、分析和评价的文书。3.调研报告：对某一问题进行调查研究后形成的报告。4.会议纪要：记录会议主要内容和议定事项的文书。5.简报：反映工作动态、交流信息的简短文书。三、文书格式（一）页面设置1.纸张：一般采用A4纸。2.页边距：上、下各2.54厘米，左、右各3.17厘米。（二）字体字号1.标题：一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2.主送机关：一般用三号仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。3.正文：一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名、成文日期和印章：单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。6.附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。7.附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。（三）排版要求1.行距：一般为固定值28磅。2.页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7毫米。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。四、文书起草（一）起草要求1.内容准确：符合国家法律法规、方针政策和厅的工作要求，数据准确，事实清楚。2.表述清晰：语言简洁明了，逻辑严谨，层次分明，避免歧义。3.格式规范：严格按照本制度规定的格式起草文书。（二）起草流程1.明确任务：根据工作需要，确定文书起草的任务和要求。2.收集资料：收集与文书内容相关的政策文件、工作资料、数据等。3.拟定提纲：根据文书主题和内容要求，拟定详细的提纲。4.撰写初稿：按照提纲进行文书初稿的撰写。5.修改完善：对初稿进行认真修改，确保内容准确、表述清晰、格式规范。五、文书审核（一）审核内容1.合法性：是否符合国家法律法规和政策要求。2.准确性：内容是否准确无误，数据是否可靠。3.规范性：格式是否符合规定，语言是否规范。4.完整性：内容是否完整，逻辑是否严谨。（二）审核流程1.初审：起草部门对文书初稿进行自我审核，确保内容准确、格式规范。2.复审：将初审后的文书送相关部门或人员进行复审，提出修改意见。3.终审：由厅领导对复审后的文书进行终审，签署审核意见。六、文书签发（一）签发权限1.厅主要领导：负责签发涉及全局性、重要性的文书。2.分管领导：负责签发分管工作范围内的文书。3.部门负责人：负责签发本部门职责范围内的文书。（二）签发流程1.起草部门将审核通过的文书送签批人。2.签批人对文书进行认真审阅，签署签发意见。3.文书签发后，由起草部门负责按照签发意见进行修改和印制。七、文书印制（一）印制要求1.格式准确：严格按照审核签发后的文书格式进行印制。2.质量保证：确保印制清晰、装订牢固、外观整洁。（二）印制流程1.排版：根据文书格式要求进行排版。2.校对：对排版后的文书进行认真校对，确保内容准确无误。3.印制：按照校对后的文书进行印制。4.装订：将印制好的文书进行装订，确保整齐美观。八、文书分发（一）分发原则1.及时准确：按照规定的范围和要求及时分发文书，确保收件人准确收到。2.安全保密：在分发过程中，严格遵守保密规定，确保文书安全。（二）分发流程1.登记：对需要分发的文书进行详细登记，包括文号、标题、份数、收件人等。2.封装：将文书按照收件人进行封装，确保封装牢固。3.分发：通过机要通信、专人送达、电子传输等方式将文书分发给收件人。九、文书归档（一）归档范围1.通用公文：包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等。2.专用文书：包括工作计划、工作总结、调研报告、会议纪要、简报等。3.其他重要文书：如领导批示、重要会议记录等。（二）归档要求1.齐全完整：确保归档的文书资料齐全完整，不遗漏重要信息。2.分类准确：按照文书种类、时间、年度等进行分类归档，便于查找和管理。3.装订规范：对归档的文书进行规范装订，确保整齐美观。（三）归档流程1.收集整理：定期收集各部门形成的文书资料，进行分类整理。2.编目编号：对归档的文书进行编目编号，建立档案目录。3.装订上架：将整理好的文书进行装订，上架存放，便于查阅。十、文书借阅（一）借阅范围1.因工作需要查阅的厅内部文书。2.经批准借阅的其他单位或个人的文书。（二）借阅要求1.填写申请表：借阅人需填写借阅申请表，注明借阅文书的名称、文号、借阅目的等。2.审批：经部门负责人或相关领导审批后，方可借阅。3.登记：对借阅的文书进行详细登记，包括借阅人姓名、单位、借阅时间、归还时间等。4.按时归还：借阅人需按时归还借阅的文书，如需延期，需办理延期手续。十一、文书保密（一）保密范围1.涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文书。2.未经公开的重要决策、工作部署等文书。（二）保密措施1.专人管理：指定专人负责文书的保密管理工作。2.存放安全：将保密文书存放在安全保密的场所。3.传递加密：通过加密电子传输、机要通信等方式传递保密文书。4.借阅审批：严格执行借阅审批制度，确保保密文书不被非法借阅。十二、文书销毁（一）销毁范围1.已过保管期限且无留存价值的文书。2.因工作失