印章刻章内部管理制度

PAGE印章刻章内部管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章刻章管理，规范印章刻制、使用、保管等行为，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各类印章的刻制、使用和保管，包括但不限于公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、部门章等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保印章管理合法合规。2.安全保密原则：加强印章安全防护，防止印章被盗用、冒用或泄露。3.专人负责原则：明确印章管理责任人，实行专人专管。4.规范使用原则：严格规范印章使用流程，确保印章使用的真实性、合法性和有效性。二、印章刻制（一）印章申请1.各部门因工作需要刻制印章的，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政管理部门审核。2.行政管理部门对申请进行审核，重点审查印章刻制的必要性和合规性。如涉及重大事项或特殊用途的印章，需报公司领导审批。（二）印章刻制1.经审核批准后，行政管理部门统一负责印章的刻制工作。应选择具有合法资质、信誉良好的印章制作单位进行刻制。2.在印章刻制过程中，行政管理部门应与印章制作单位签订保密协议，明确双方的权利义务，确保印章刻制过程中的信息安全。3.印章刻制完成后，行政管理部门应及时组织验收。验收内容包括印章规格、字体、图案、材质等是否符合要求，印章质量是否合格。验收合格后，填写《印章验收单》。（三）印章备案1.新刻制的印章，行政管理部门应按照规定及时到公安机关等相关部门办理备案手续。备案所需材料应齐全、准确，确保备案工作顺利进行。2.印章备案完成后，行政管理部门应将备案回执等相关材料妥善保管，以备查阅。三、印章使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外的重要文件、合同、协议等的签署，以及公司对外的各类证明、信函等。2.法定代表人章：用于公司法定代表人个人签署相关文件或代表公司行使特定权利。3.财务专用章：用于公司财务收支、结算等相关业务的印章使用。4.合同专用章：用于公司各类合同的签署。5.部门章：用于各部门内部的文件、通知、报表等的盖章。（二）使用流程1.用印申请：使用印章时，申请人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核审批：一般事项用印，由行政管理部门负责人审核签字。重要事项用印，需经公司领导审批。审批通过后，在《印章使用申请表》上签署意见。3.印章使用：申请人持经审核批准的《印章使用申请表》到印章保管部门用印。印章保管人员应严格按照审批意见进行用印，核对用印文件内容与申请表信息是否一致。4.用印登记：印章保管人员在用印后应及时在《印章使用登记簿》上进行登记，记录用印日期、用印事项、用印文件名称、份数、申请人等信息。（三）禁止使用情况1.未经审核批准的文件、材料不得用印。2.空白纸张、空白合同等不得加盖印章。特殊情况需加盖空白印章的，必须经公司领导批准，并严格登记备案，明确用途和使用期限。3.涉及违法违规、损害公司利益的事项不得用印。四、印章保管（一）保管人员1.公司各类印章应指定专人负责保管。印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.印章保管人员应相对稳定，如有变动，应及时办理印章交接手续。（二）保管方式1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章等重要印章应实行双人保管制度，分别由两人负责保管保险柜钥匙和印章。2.部门章由各部门指定专人保管，保管人员应将印章存放在安全可靠的地方，如保险柜或专门的印章保管箱。（三）保管要求1.印章保管人员应妥善保管印章，确保印章安全。不得将印章随意放置或交他人代管。2.印章保管场所应具备安全防护设施，如防盗门窗、监控设备等，防止印章被盗用或丢失。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、磨损等情况，应及时报告行政管理部门，并按规定进行更换。五、印章停用与销毁（一）停用1.因公司机构变更、业务调整等原因，导致印章不再使用的，由行政管理部门及时通知相关部门和人员，并办理印章停用手续。2.印章停用后，保管人员应将印章妥善保管，不得随意丢弃或交他人处理。（二）销毁1.对于需要销毁的印章，行政管理部门应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、停用原因、销毁方式等信息，并经公司领导审批。2.经批准后，行政管理部门应选择具有资质的销毁单位进行印章销毁。销毁过程应进行现场监督，并拍照或录像留存。3.印章销毁完成后，行政管理部门应填写《印章销毁登记表》，记录印章销毁日期、销毁方式、销毁单位等信息，并将销毁登记表存档。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.行政管理部门应定期对印章刻制、使用、保管等情况进行监督检查，确保印章管理工作规范有序。2.监督检查内容包括印章管理制度的执行情况、印章使用流程的合规性、印章保管的安全性等。（二）责任追究1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、警告、罚款等处理。2.如因印