南京现金内部控制制度

PAGE南京现金内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范南京公司现金收支及相关业务活动，加强现金内部控制，确保现金资产的安全、完整，提高资金使用效率，防范现金管理风险，保证公司财务活动合法、合规、有序进行。（二）适用范围本制度适用于南京公司总部及所属各部门、分支机构在经营活动中涉及的现金收支管理。（三）制定依据本制度依据《中华人民共和国会计法》、《企业内部控制基本规范》、《现金管理暂行条例》等国家法律法规以及相关财务会计准则制定。（四）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规，确保现金收支业务合法合规。2.安全性原则：采取有效措施保障现金资产安全，防止被盗、挪用等情况发生。3.准确性原则：现金收支记录准确无误，保证财务信息真实可靠。4.效率性原则：合理安排现金收支流程，提高资金使用效率。5.职责分离原则：明确各岗位在现金管理中的职责，不相容岗位相互分离，形成制衡机制。二、现金收支岗位设置与职责（一）岗位设置1.现金出纳岗位：负责公司现金的收付、保管及日记账登记工作。2.现金审核岗位：对现金收支业务的真实性、合法性、合理性进行审核。3.资金管理岗位：统筹安排公司现金流量，监控资金动态，制定资金使用计划。（二）岗位职责1.现金出纳岗位职责严格按照国家有关现金管理规定，办理现金收付业务。对收入的现金，及时缴存银行，不得坐支现金。妥善保管库存现金及有价证券，确保其安全完整。每日逐笔登记现金日记账，做到日清月结，账款相符。定期与会计核对现金账目，发现问题及时报告并查明原因。完成领导交办的其他与现金出纳相关的工作。2.现金审核岗位职责审核现金收支原始凭证的真实性、合法性、完整性。检查现金收支审批手续是否齐全，是否符合公司规定的审批流程。对审核中发现的问题，及时与相关部门或人员沟通，提出整改意见。定期对现金收支业务进行检查和分析，防范财务风险。协助财务经理开展现金内部控制的其他工作。3.资金管理岗位职责分析公司现金流量状况，预测资金需求，制定合理的资金使用计划。优化资金配置，提高资金使用效率，降低资金成本。监控公司资金运作情况，及时发现并解决资金管理中存在的问题。协调与银行等金融机构的关系，办理相关资金业务。参与公司重大投资、融资等决策，提供资金方面的专业意见。三、现金收入控制（一）收入范围公司现金收入主要包括销售商品、提供劳务收到的现金，收回的应收账款，收到的押金、保证金等。（二）收款流程1.业务部门：业务人员在销售商品或提供劳务后，及时开具发票或收款收据，并将相关单据传递给财务部门。2.财务部门：财务人员收到业务部门传递的单据后，首先由现金审核岗位进行审核，审核无误后，通知现金出纳收取现金。3.现金出纳：现金出纳收取现金时，应当面点清款项，并在发票或收款收据上加盖“现金收讫”章。4.日记账登记：现金出纳收取现金后，及时登记现金日记账，并将相关凭证传递给会计进行账务处理。（三）特殊情况处理1.收取支票：对于收取的支票，应当按照支票管理规定进行审核和处理。支票存入银行后，及时登记银行存款日记账，并与银行对账单进行核对。2.收取外币：收取外币现金时，应当按照国家外汇管理规定进行兑换和处理，并及时登记外币现金日记账。（四）收入监控1.财务部门定期对现金收入情况进行核对和分析，检查收入的真实性、完整性。2.审计部门不定期对现金收入业务进行审计，发现问题及时督促整改。四、现金支出控制（一）支出范围公司现金支出主要包括购买商品、支付劳务费用、发放工资、缴纳税费等。（二）支出审批1.审批流程经办人填写费用报销单或付款申请单，详细注明支出事由、金额、支付方式等，并附上相关原始凭证。部门负责人对本部门的支出进行审核，确认支出的真实性、合理性，并签字批准。财务部门现金审核岗位对支出凭证进行审核，重点审核审批手续是否齐全、支出是否符合公司规定、原始凭证是否真实合法等。审核无误后，报财务经理审批。财务经理根据公司财务状况和资金安排，对支出进行审批。对于重大支出项目，需报总经理审批。总经理根据公司战略和经营情况，对重大支出进行最终审批。2.审批权限明确各级管理人员的审批权限，如部门负责人审批金额在[X]元以下的支出，财务经理审批金额在[X]元至[X]元之间的支出，总经理审批金额在[X]元以上的支出。（三）付款流程1.财务部门：财务经理审批通过后，现金审核岗位将付款申请单传递给现金出纳。2.现金出纳：现金出纳根据审批后的付款申请单，核对支出金额、收款人信息等，无误后办理现金支付手续。3.支付方式：现金支付应当按照规定的程序进行，对于超过现金结算起点的支出，应当通过银行转账等方式支付。4.日记账登记：现金出纳支付现金后，及时登记现金日记账，并将相关凭证传递给会计进行账务处理。（四）支出监控1.财务部门定期对现金支出情况进行统计和分析，检查支出是否符合预算和公司规定。2.审计部门不定期对现金支出业务进行审计，重点检查支出的真实性、合法性、合规性，以及审批手续是否齐全。五、库存现金管理（一）限额管理1.根据公司日常现金收支业务量，合理核定库存现金限额。库存现金限额一般按照公司[X]天的日常零星开支所需现金确定。2.库存现金限额经开户银行核定后，严格遵守执行。如因业务发展等原因需要调整库存现金限额，应当及时向开户银行提出申请，经批准后调整。（二）保管要求1.现金出纳应当配备专用保险柜存放库存现金，保险柜应当放置在安全可靠的位置，并安装必要的防盗、报警装置。2.库存现金应当按照币种、票面金额分别存放，保持整齐有序。3.除工作时间需要的小量备用金可存放在出纳员的抽屉内外，其余则应放入保险柜内，不得随意存放。4.保险柜钥匙和密码应当由现金出纳专人保管，不得随意转交他人。如因工作需要临时交接，应当办理交接手续，并记录交接情况。（三）盘点清查1.现金出纳应当每日对库存现金进行盘点，确保账款相符。盘点时，应当由现金审核岗位人员进行监盘。2.财务部门应当定期组织对库存现金进行全面清查，清查时间一般为每月末或每季度末。清查时，应当编制库存现金盘点表，详细记录盘点情况。3.如发现库存现金长款或短款，应当及时查明原因，并按照规定进行处理。长款应当及时入账，短款如属于出纳人员责任，应当由其负责赔偿；如无法查明原因，应当按照规定程序报批后计入当期损益。六、现金日记账管理（一）登记要求1.现金日记账应当由现金出纳按照经济业务发生的先后顺序逐日逐笔登记。2.登记时，应当准确填写日期、凭证字号、摘要、借方金额、贷方金额、余额等栏目，确保账目清晰、准确。3.摘要栏应当简要说明经济业务的内容，以便于日后查阅和核对。（二）核对与结账1.每日终了，现金出纳应当核对现金日记账的余额与实际库存现金是否相符，做到日清月结。2.月末，现金出纳应当将现金日记账的余额与总账中“库存现金”科目的余额进行核对，确保账账相符。3.在结账时，应当在现金日记账的最后一笔记录下划通栏红线，并在摘要栏注明“本月合计”字样，结出本月发生额和余额。然后在“本月合计”行下再划通栏红线，并在摘要栏注明“本年累计”字样，结出本年累计发生额和余额。（三）档案管理1.现金日记账应当作为会计档案妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。2.保管期满后，如需销毁，应当按照规定程序进行审批和销毁，并做好记录。七、监督检查与奖惩（一）监督检查1.财务部门应当定期对现金内部控制制度的执行情况进行检查，发现问题及时整改。2.审计部门应当不定期对现金收支业务进行审计监督，重点检查现金内部控制制度的有效性、合规性，以及现金资产的安全状况。3.公司应当接受外部审计机构的审计监督，积极配合审计工作，对审计提出的问题及时进行整改。（二）违规处理1.对于违反现金内部控制制度的行为，应当视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括警告、罚款、降职、辞退等。2.对于因违反现金内部控制制度给公司造成损失的，应当追究相关人员的赔偿责任。3.构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。（三）奖励措施1.对于严格执行现金内部控制制度，在现金管理工作中