医院收费室内部控制制度

PAGE医院收费室内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在加强医院收费室的管理，规范收费行为，确保医院收费工作的准确性、及时性和安全性，有效防范收费风险，提高医院财务管理水平，保障医院经济活动的健康有序运行，维护医院和患者的合法权益。（二）制定依据本制度依据《中华人民共和国会计法》《医院财务制度》《医院会计制度》以及相关医疗卫生行业法规和财务管理制度制定。（三）适用范围本制度适用于医院收费室的所有工作人员及与收费相关的业务活动。（四）基本原则1.合法性原则：收费室的各项工作必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保收费行为合法合规。2.准确性原则：准确记录和收取各项费用，保证账目清晰、数据准确，避免错收、漏收等情况。3.及时性原则：及时办理收费业务，提高工作效率，减少患者等待时间，确保资金及时足额入账。4.安全性原则：加强收费资金、票据及信息系统的安全管理，防止资金被盗、票据丢失和信息泄露等风险。5.内部控制原则：建立健全内部控制机制，明确各岗位职责，加强流程控制和监督检查，防范内部舞弊和差错。二、岗位设置与职责分工（一）收费岗位1.收费员负责办理门诊、住院患者的各项收费业务，包括挂号、诊疗费、检查费、药费、治疗费等的收取。准确录入患者信息和收费项目，打印收费票据，确保收费金额与票据一致。解答患者关于收费的疑问，处理收费过程中的临时问题。每日营业终了，核对当日收费款项，与相关部门进行交接，确保款项安全及时入账。2.退费审核员负责审核患者退费申请，核实退费原因及相关手续的完整性。对符合退费规定的申请进行审批，并监督退费操作的执行情况。定期对退费业务进行统计分析，查找可能存在的问题并提出改进建议。（二）票据管理岗位1.票据管理员负责医院收费票据的领购、保管、发放、回收和核销工作。建立票据台账，详细记录票据的出入库情况，确保票据数量准确、流向清晰。定期盘点票据库存，核对账目与实物是否相符，防止票据丢失或被盗用。对作废票据进行妥善保管，按规定程序核销，并配合相关部门进行票据检查。（三）财务管理岗位1.收费会计负责收费室的账务处理，依据收费员提交的收费日报表等资料，及时准确地记录收入明细，编制会计凭证。定期核对收费账目与相关系统数据，确保财务数据的一致性和准确性。对收费业务进行财务分析，为医院管理层提供决策支持，如收入结构分析、欠费情况分析等。协助收费室进行内部控制，参与制定和完善收费管理制度，监督制度执行情况。（四）信息管理岗位1.系统管理员负责医院收费信息系统的日常维护和管理，确保系统稳定运行，及时处理系统故障和异常情况。对收费信息系统进行权限设置和管理，根据岗位职责分配不同的操作权限，防止未经授权的访问和操作。定期备份收费数据，保障数据安全，配合相关部门进行数据查询和统计工作。协助收费室优化系统流程，提高工作效率，根据业务需求提出系统改进建议。三、收费流程控制（一）门诊收费流程1.挂号患者前往挂号窗口，提供有效身份证件或就诊卡。挂号员根据患者需求选择相应的挂号科室和号源，录入患者信息，收取挂号费用，打印挂号凭证。2.就诊患者持挂号凭证前往相应科室就诊，医生根据病情开具检查、检验、治疗、药品等医嘱。3.收费患者就诊结束后，持医生开具的医嘱单到收费窗口缴费。收费员核对医嘱单上的项目和金额，准确录入收费系统，收取费用，打印收费票据。对于医保患者，按照医保政策进行费用结算，准确记录医保报销金额和患者自付金额。（二）住院收费流程1.入院登记患者办理入院手续时，住院处工作人员核对患者身份信息、医保信息等，收取住院押金，开具押金收据。将患者信息录入住院收费系统，分配病房和床位。2.住院期间收费护士站根据患者每日的治疗情况，及时录入医嘱信息，生成费用明细。收费员定期从系统中获取患者费用信息，与护士站核对无误后，通知患者缴费。患者缴费时，收费员按照收费标准进行收费操作，打印收费票据，并更新患者费用余额。3.出院结算患者出院时，护士站整理患者住院期间的所有费用信息，提交给收费处。收费员根据费用明细进行结算，核算医保报销金额、自费金额和押金退还金额等。与患者或家属进行费用结算确认，打印出院结算清单，办理出院手续。（三）退费流程1.患者提出退费申请患者因各种原因需要退费的，应向原收费科室提出书面申请，并说明退费原因。2.退费原因核实原收费科室对患者退费申请进行初步核实，确认退费原因是否合理。对于因医疗差错等原因导致的退费，需相关科室提供证明材料。3.退费审核退费申请提交至退费审核员处，审核员对申请及相关证明材料进行详细审核。审核通过后，在系统中进行退费操作，并注明退费原因和审核人。4.退费执行收费员根据审核通过的退费申请，在系统中进行退费处理，退还相应款项给患者。对于已开具票据的退费，收回原票据，开具红字发票或退费收据，并注明原票据号码。四、票据管理（一）票据领购1.票据管理员根据医院收费业务需求，定期向财政部门或税务机关领购收费票据。2.领购票据时，填写领购申请表，注明票据种类、数量等信息，经相关部门审批后办理领购手续。3.票据领购回来后，及时进行验收，核对票据的种类、数量、号码等与领购申请表一致，确保票据质量完好。（二）票据保管1.设立专门的票据保管仓库或保险柜，确保票据存放安全。2.票据应分类存放，按照票据种类、号码顺序排列，便于查找和管理。3.定期对票据进行盘点，确保账实相符。如发现票据短缺、丢失等情况，应及时查明原因并报告上级领导，采取相应的补救措施。4.票据保管仓库应具备防火、防盗、防潮、防虫等设施，保证票据存放环境安全。（三）票据发放1.收费员根据工作需要，向票据管理员领取收费票据。2.票据管理员在发放票据时，应详细登记票据的发放日期、号码、领用人等信息，确保票据发放记录清晰。3.收费员领取票据后，应妥善保管，不得转借他人或随意丢弃。（四）票据回收与核销1.每日营业终了，收费员将当日使用的票据存根联整理好，交回票据管理员。2.票据管理员对回收的票据进行核对，检查票据号码是否连续、填写是否规范、金额是否准确等。3.对于作废票据，应加盖“作废”章，并与有效票据一同回收。作废票据应单独存放，定期进行核销。4.票据管理员按照规定的时间和程序，将回收的票据交财政部门或税务机关进行核销。核销时，应提供相关的票据使用情况报表和资料，确保核销工作顺利完成。五、资金管理（一）现金管理1.收费室应严格遵守现金管理规定，控制现金库存限额。每日营业终了，及时将超过库存限额的现金缴存银行。2.收取现金时，必须当面清点，确保金额准确无误。收款后，应在收款票据上加盖“现金收讫”章。3.支付现金时，应严格按照审批程序进行，确保支付款项真实、合法、有效。付款后，应在付款凭证上加盖“现金付讫”章。4.定期对现金进行盘点，确保账实相符。如发现现金长款或短款情况，应及时查明原因并进行处理。（二）银行存款管理1.收费室应开设专门的银行账户，用于存放收费款项。银行账户的开设、变更和撤销应按照规定程序办理，并报医院财务部门备案。2.严格执行银行存款的收支管理制度，所有收费款项应及时足额存入银行账户，不得坐支现金。3.定期与银行核对账目，编制银行存款余额调节表，及时发现和处理未达账项。4.加强对银行账户密码、印鉴等的管理，确保银行存款安全。（三）资金安全保障1.安装必要的安全防范设备，如监控摄像头、报警装置等，确保收费室资金存放场所的安全。2.将收费款项及时缴存银行，避免资金在收费室过夜存放，减少资金风险。3.加强对收费人员的安全教育，提高安全意识，防止因疏忽大意导致资金被盗或其他安全事故。4.制定应急预案，应对可能出现的资金安全突发事件，如火灾、盗窃等，确保能够及时采取措施，减少损失。六、信息系统管理（一）系统安全维护1.信息管理岗位应定期对收费信息系统进行安全维护，包括安装系统补丁、查杀病毒、进行数据备份等。2.设置防火墙，限制外部非法访问，防止网络攻击和数据泄露。3.定期检查系统硬件设备，确保服务器、计算机、打印机等设备正常运行，及时处理设备故障。（二）用户权限管理1.根据收费室各岗位的职责，合理设置系统用户权限。不同岗位只能访问和操作与其职责相关的系统功能和数据。2.定期对用户权限进行审查和调整，确保权限设置符合岗位变动和业务需求。3.严格控制用户登录系统的账号和密码，要求用户定期更换密码，并妥善保管个人账号信息，防止账号被盗用。（三）数据备份与恢复1.按照规定的时间间隔对收费数据进行备份，备份数据应存储在安全的介质上，并异地存放。2.定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保数据的完整性和可恢复性。3.在系统出现故障或数据丢失等情况时，能够及时利用备份数据进行恢复，保证收费业务的正常开展。（四）系统操作规范1.制定收费信息系统操作手册，明确系统操作流程和注意事项，指导收费人员正确使用系统。2.收费人员应严格按照操作手册进行操作，不得擅自更改系统设置和数据。3.在系统操作过程中，如遇到问题或异常情况，应及时记录并报告信息管理岗位人员，不得自行处理。七、监督检查与内部审计（一）监督检查机制1.医院财务部门定期对收费室进行监督检查，检查内容包括收费流程执行情况、票据管理、资金安全、信息系统操作等。2.设立内部监督岗位，对收费室日常工作进行实时监督，发现问题及时提醒和纠正。3.鼓励患者和其他相关人员对收费室工作进行监督，设立举报信箱和举报电话，对举报信息进行及时处理和反馈。（二）内部审计1.医院内部审计部门定期对收费室进行审计，审查收费业务的合法性、合规性和效益性。2.审计内容包括收费管理制度执行情况、财务收支情况、内部控制有效性等。3.审计人员通过查阅账目、凭证、报表，实地检查等方式进行审计工作，并出具审计报告。对审计发现的问题，提出整改意见和建议，督促收费室进行整改。（三）问题整改与持续改进1.收费室对监督检查和内部审计中发现的问题，应及时进行整改，制定整改措施，明确整改责任人，确保问题得到彻底