医院工程内部控制制度

PAGE医院工程内部控制制度一、总则（一）目的为加强医院工程管理，规范工程建设流程，确保工程质量、进度和资金安全，提高医院工程效益，根据国家相关法律法规和行业标准，结合医院实际情况，制定本内部控制制度。（二）适用范围本制度适用于医院所有新建、改建、扩建工程项目，包括基础设施建设、医疗设备购置与安装、信息化建设等相关工程活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保工程建设活动合法合规。2.全面性原则：涵盖工程建设全过程，包括项目决策、勘察设计、招标采购、工程施工、竣工验收、运行维护等各个环节。3.制衡性原则：在工程建设各环节合理设置岗位，明确职责权限，形成相互制约、相互监督的机制。4.适应性原则：根据医院发展战略和实际需求，适应医院工程管理特点和要求，不断完善内部控制制度。5.成本效益原则：在保证工程质量和功能的前提下，优化资源配置，降低工程成本，提高资金使用效益。二、岗位与职责分工（一）工程管理部门1.工程管理部门负责人全面负责医院工程管理工作，制定工程管理制度和流程，组织实施工程建设项目。协调与医院内部各部门以及外部相关单位的关系，确保工程顺利进行。审核工程建设项目的预算、决算，监督工程资金使用情况。组织工程竣工验收，对工程质量、进度、成本等进行综合评价。2.项目管理人员负责具体工程项目的前期准备工作，包括项目立项、可行性研究、规划设计等手续的办理。协助编制工程预算和招标控制价，参与工程招标工作，审核投标文件。监督工程施工过程，检查工程质量、进度和安全情况，及时解决施工中出现的问题。负责工程变更的审核与管理，跟踪工程变更的实施情况。收集、整理工程建设过程中的各类资料，建立工程档案。3.造价管理人员负责工程建设项目的造价管理工作，编制工程预算、结算文件。审核工程进度款支付申请，对工程成本进行核算和分析。参与工程招标工作，提供造价咨询服务，协助确定合理的招标价格。对工程变更进行造价评估，控制工程成本超支风险。4.质量管理人员制定工程质量管理计划和质量验收标准，监督工程施工质量。参与工程材料、设备的检验和验收工作，确保其质量符合要求。对工程质量问题进行调查和分析，提出整改意见并跟踪整改情况。组织工程质量验收，编写质量验收报告。5.安全管理人员制定工程安全管理计划和安全操作规程，监督工程施工安全。开展安全教育培训，提高施工人员的安全意识和技能。定期检查工程施工现场的安全设施和安全状况，及时消除安全隐患。对安全事故进行调查和处理，分析事故原因，提出防范措施。（二）财务部门1.财务部门负责人负责医院工程资金的统筹安排和管理，制定工程资金预算和使用计划。审核工程建设项目的财务预算和决算，监督工程资金的使用合规性。参与工程招标和合同签订工作，审核合同中的财务条款。定期对工程资金使用情况进行分析和报告，确保资金安全和有效使用。2.会计人员负责工程建设项目的会计核算工作，按照国家会计准则和医院财务制度进行账务处理。审核工程费用报销凭证，确保报销手续齐全合规，及时记录工程成本。协助编制工程财务报表，提供财务数据支持和分析。3.出纳人员负责办理工程建设项目的资金收付业务，确保资金收付安全、准确。登记现金日记账和银行存款日记账，定期与银行对账，编制银行存款余额调节表。保管工程建设项目的现金、支票、汇票等资金票据和有价证券。（三）审计部门1.审计部门负责人负责制定医院工程审计计划和审计制度，组织开展工程审计工作。对工程建设项目的内部控制制度执行情况进行监督检查，提出改进建议。参与工程招标、合同签订、竣工验收等环节的审计工作，防范工程风险。对工程建设项目的财务收支、经济效益等进行审计评价，出具审计报告。2.审计人员按照审计计划和审计方案，对工程建设项目进行审计，审查工程建设项目的合法性、合规性和效益性。检查工程建设项目的内部控制制度执行情况，评价内部控制的有效性。对工程建设项目的财务收支、工程成本、工程结算等进行审计，核实数据真实性和准确性。发现工程建设项目中的问题和风险，提出审计意见和建议，并跟踪整改情况。（四）使用部门1.使用部门负责人参与医院工程建设项目的需求调研和方案设计，提出使用功能和技术要求。负责组织本部门人员对工程建设项目进行验收，确保工程符合使用要求。对工程建设项目的运行维护提供支持和反馈，协助解决使用过程中出现的问题。2.使用人员代表配合工程管理部门进行需求调研，提供详细的使用需求和业务流程信息。参与工程建设项目的验收工作，从使用角度对工程质量、功能等进行评价。在工程建设项目运行过程中，及时反馈使用体验和问题，提出改进建议。三、工程立项与预算控制（一）工程立项1.项目申请：使用部门根据医院发展战略和实际需求，提出工程建设项目申请，明确项目名称、建设内容、规模、投资估算等基本信息。2.可行性研究：工程管理部门组织相关人员对项目进行可行性研究，分析项目的必要性、技术可行性、经济合理性、环境影响等因素，编制可行性研究报告。3.项目评审：医院组织相关专家对可行性研究报告进行评审，根据评审意见对项目进行调整和完善。评审通过后，报医院决策层审批立项。4.立项文件下达：医院决策层批准立项后，下达立项文件，明确项目建设目标、任务、资金来源等内容。（二）预算控制1.预算编制：工程管理部门会同财务部门、造价管理人员等，根据项目立项文件和设计图纸，编制工程建设项目预算。预算应包括工程直接费用、间接费用、预备费等各项费用，并明确费用明细和计算依据。2.预算审核：财务部门负责人对工程建设项目预算进行审核，重点审查预算的合理性、准确性和完整性。审核通过后，报医院决策层审批。3.预算执行：工程建设项目预算一经批准，必须严格执行。工程管理部门应按照预算控制工程成本，确保各项费用支出在预算范围内。如遇特殊情况需要调整预算，应按照规定程序办理审批手续。4.预算分析与考核：财务部门定期对工程建设项目预算执行情况进行分析，对比实际支出与预算的差异，查找原因并提出改进措施。医院将工程建设项目预算执行情况纳入相关部门和人员的绩效考核体系，对预算执行情况良好的部门和个人进行奖励，对预算执行不力的进行问责。四、招标采购管理（一）招标采购计划1.根据工程建设项目的进度安排和需求，工程管理部门制定招标采购计划，明确招标采购的项目内容、时间节点、采购方式等。2.招标采购计划应报工程管理部门负责人审核，经医院分管领导批准后实施。（二）招标采购方式1.公开招标：对于达到国家规定规模标准的工程建设项目，应采用公开招标方式。通过发布招标公告，邀请不特定的法人或其他组织参加投标。2.邀请招标：对于技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择的项目，或者采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。向三个以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定法人或其他组织发出投标邀请书。3.竞争性谈判：对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目，可以采用竞争性谈判方式。与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：对于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，可以采用单一来源采购方式。与单一供应商进行协商，签订采购合同。5.询价：对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目，可以采用询价方式。向三家以上供应商发出询价单，对报价进行比较，确定成交供应商。（三）招标采购程序1.招标公告或邀请书发布：采用公开招标或邀请招标方式的，按照规定在指定媒体上发布招标公告或邀请书，公告或邀请书应包括招标项目的基本情况、投标人资格要求、投标文件的获取方式、投标截止时间和开标时间等内容。2.资格预审：对潜在投标人进行资格预审，审查其营业执照、资质证书、业绩、信誉等情况，确定合格投标人名单。3.招标文件编制与发售：工程管理部门组织编制招标文件，招标文件应包括招标项目的技术要求、商务条款、评标标准和方法等内容。向合格投标人发售招标文件，并收取招标文件费用。4.投标文件编制与提交：投标人按照招标文件要求编制投标文件，在规定时间内提交投标文件，并缴纳投标保证金。5.开标与评标：按照规定时间和地点开标，当众宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。评标委员会按照评标标准和方法对投标文件进行评审，推荐中标候选人。6.中标通知与合同签订：招标人根据评标委员会的推荐意见，确定中标人，并向中标人发出中标通知书。中标人应在规定时间内与招标人签订合同，合同应明确双方的权利义务、工程内容、价格、质量标准、工期等条款。（四）招标采购监督1.审计部门对招标采购活动进行全过程监督，审查招标采购程序的合法性、合规性，监督评标过程的公正性。2.工程管理部门应建立招标采购档案，将招标采购文件、投标文件、评标报告、合同等资料归档保存，以备查阅。五、工程施工管理（一）施工单位选择1.通过招标采购确定施工单位后，工程管理部门应与施工单位签订施工合同，明确双方的权利义务、工程内容、价格、质量标准、工期、付款方式等条款。2.施工单位应具备相应的资质等级和施工能力，具有良好的业绩和信誉。工程管理部门应对施工单位的资质证书、营业执照、安全生产许可证等进行审查，确保其符合要求。（二）施工组织设计1.施工单位应根据施工合同和工程实际情况，编制施工组织设计，包括工程概况、施工部署、施工进度计划、施工方法及技术措施、质量保证措施、安全保证措施、环境保护措施等内容。2.工程管理部门对施工组织设计进行审核，提出意见和建议，确保施工组织设计合理可行，符合工程建设要求。（三）工程质量控制1.质量管理人员按照工程质量管理计划和质量验收标准，对工程施工质量进行全过程监督检查。2.施工单位应建立质量管理体系，配备质量管理人员，严格执行施工质量检验制度，确保工程质量符合设计要求和相关标准。3.工程材料、设备的质量是保证工程质量的关键。质量管理人员应参与工程材料、设备的检验和验收工作，检查其质量证明文件、规格型号等是否符合要求，对不合格的材料、设备严禁用于工程建设。4.对工程质量问题应及时进行调查和分析，采取有效的整改措施。质量管理人员应跟踪整改情况，确保工程质量问题得到彻底解决。（四）工程进度控制1.项目管理人员按照工程进度计划，定期检查工程施工进度，对比实际进度与计划进度的差异。2.如发现工程进度滞后，项目管理人员应及时分析原因，采取相应的措施进行调整，如增加施工人员、延长施工时间、优化施工顺序等，确保工程按时完成。3.工程管理部门应协调解决施工过程中出现的影响工程进度的问题，如施工场地条件、设计变更、材料供应等，为施工单位创造良好的施工环境。（五）工程安全控制1.安全管理人员按照工程安全管理计划和安全操作规程，对工程施工安全进行全过程监督检查。2.施工单位应建立安全生产管理制度，配备安全管理人员，加强安全教育培训，提高施工人员的安全意识和技能。3.施工现场应设置明显的安全警示标志，配备必要的安全设施和消防器材。安全管理人员应定期检查安全设施和消防器材的完好情况，及时消除安全隐患。4.对安全事故应按照规定及时进行报告和处理，分析事故原因，提出防范措施，防止类似事故再次发生。（六）工程变更管理1.在工程施工过程中，如因设计变更、现场条件变化、使用功能调整等原因需要进行工程变更，施工单位应提出工程变更申请，详细说明变更的原因、内容、工程量、造价等情况。2.工程管理部门组织相关人员对工程变更申请进行审核，涉及造价变更的，造价管理人员应进行造价评估。审核通过后，报医院分管领导批准。3.工程变更经批准后，施工单位应按照变更后的要求进行施工，工程管理部门应跟踪工程变更的实施情况，确保变更内容得到有效执行。六、工程竣工验收（一）竣工验收准备1.工程竣工后，施工单位应组织自查自验，整理工程竣工资料，包括工程竣工报告、工程质量验收报告、工程结算报告、工程技术资料等。2.工程管理部门组织相关人员对工程进行预验收，检查工程是否符合设计要求和合同约定，工程质量是否合格，工程资料是否齐全。对预验收中发现的问题，施工单位应及时进行整改。（二）竣工验收程序1.施工单位向工程管理部门提交工程竣工验收申请报告，工程管理部门组织使用部门、审计部门等相关人员组成竣工验收小组。2.竣工验收小组对工程进行实地检查，听取施工单位的工程竣工报告，查阅工程资料，对工程质量、进度、造价等进行综合评价。3.对验收合格的工程，竣工验收小组签署工程竣工验收报告；对验收不合格的工程，提出整改意见，施工单位应按照要求进行整改，整改完成后重新组织验收。（三）竣工验收备案工程竣工验收合格后，工程管理部门应按照规定将工程竣工验收报告及相关资料报送建设行政主管部门备案。七、工程运行维护与档案管理（一）工程运行维护1.工程交付使用后，使用部门负责工程的日常运行维护工作，制定运行维护管理制度和操作规程，确保工程正常运行。2.工程管理部门应定期对工程运行情况进行检查和评估，提供技术支持和指导，协助解决运行过程中出现的问题。3.对于需要进行维修、改造的工程，使用部门应提出申请，工程管理部门组织相关人员进行审核，按照规定程序实施维修