医院内部控制合同制度

PAGE医院内部控制合同制度一、总则（一）目的为加强医院合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护医院合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院与外部单位或个人签订的各类经济合同、业务合同、技术合同等，包括但不限于医疗服务合同、药品采购合同、设备采购合同、工程建设合同、租赁合同、合作协议等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须符合国家法律法规及行业标准的规定。2.合规性原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须符合医院内部管理制度的规定。3.风险防范原则：合同管理应注重风险防范，对合同签订、履行、变更、终止等过程中可能出现的风险进行识别、评估和控制。4.效益原则：合同管理应注重效益，通过合理的合同条款设计和有效的合同履行管理，实现医院经济效益和社会效益的最大化。（四）职责分工1.医院设立合同管理委员会，负责审议合同管理制度、重大合同及合同管理中的重大事项。合同管理委员会由医院领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。2.医院指定专门的合同管理部门，负责合同的统一归口管理，具体职责包括：制定和完善合同管理制度；参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程管理；建立合同台账，对合同进行分类、编号、登记、归档等管理；定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题；负责合同纠纷的处理和诉讼工作；其他与合同管理相关的工作。3.医院各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等工作，并配合合同管理部门做好合同管理的相关工作。具体职责包括：根据业务需要，起草合同文本；组织合同谈判，与对方协商合同条款；负责合同的签订、履行等工作，并及时向合同管理部门报告合同履行情况；配合合同管理部门做好合同纠纷的处理和诉讼工作；其他与本部门合同管理相关的工作。4.医院财务部门负责对合同涉及的资金收付进行审核和监督，确保资金收付的合法性、合规性和安全性。具体职责包括：审核合同中的资金条款，确保资金收付的金额、时间、方式等符合医院财务管理制度的规定；对合同履行过程中的资金收付进行监督，及时发现和纠正资金收付过程中出现的问题；配合合同管理部门做好合同纠纷的处理和诉讼工作，提供相关财务资料和证据；其他与合同资金管理相关的工作。5.医院审计部门负责对合同的签订、履行、变更、终止等过程进行审计监督，确保合同管理的合法性、合规性和效益性。具体职责包括：对合同管理制度的执行情况进行审计监督；对重大合同进行专项审计，审查合同的签订、履行、变更、终止等过程是否符合法律法规及医院内部管理制度的规定；对合同纠纷的处理情况进行审计监督，审查纠纷处理过程是否合法、合规、合理；其他与合同审计监督相关的工作。二、合同的签订（一）合同的起草1.合同文本应根据业务需要和法律法规的规定进行起草，明确双方的权利和义务，确保合同条款的合法性、合规性和完整性。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义、含混不清的表述。3.合同文本应包括以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。（二）合同的审核1.合同起草完成后，应提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从合同的合法性、合规性、完整性、风险防范等方面进行审核，并提出审核意见。2.合同管理部门审核通过后，应提交医院领导或合同管理委员会进行审批。医院领导或合同管理委员会应根据合同的性质、金额、风险等因素进行审批，并签署审批意见。3.合同审核过程中，如发现合同条款存在问题或风险，合同管理部门应及时与业务部门沟通，要求业务部门进行修改和完善。业务部门应根据合同管理部门的审核意见，对合同文本进行修改和完善，并重新提交审核。（三）合同的签订1.合同经审核、审批通过后，由业务部门负责与对方当事人签订合同。签订合同前，业务部门应确保对方当事人具有合法的主体资格和履约能力，并要求对方当事人提供相关证明文件。2.签订合同应使用医院统一印制的合同文本，并加盖医院公章或合同专用章。合同文本应一式多份，分别由医院业务部门、合同管理部门、财务部门、审计部门等留存。3.签订合同过程中，业务部门应严格按照合同文本的条款进行签订，不得擅自变更合同条款。如因特殊情况需要变更合同条款，应按照合同变更的相关规定进行办理。三、合同的履行（一）合同的执行1.合同签订后，业务部门应按照合同约定的条款组织实施，确保合同的顺利履行。业务部门应建立合同履行台账，对合同履行情况进行详细记录。2.合同履行过程中，业务部门应及时与对方当事人沟通协调，了解合同履行情况，解决合同履行过程中出现的问题。如发现对方当事人存在违约行为，业务部门应及时采取措施，追究对方当事人的违约责任。3.合同履行过程中，业务部门应按照医院财务管理制度的规定，及时办理合同款项的收付手续。财务部门应根据业务部门提供的合同履行情况和资金收付凭证，进行账务处理。（二）合同的变更1.合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，业务部门应及时与对方当事人协商，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同变更协议签订后，业务部门应及时将变更协议提交合同管理部门进行备案。合同管理部门应将变更协议纳入合同台账进行管理，并对合同履行情况进行相应调整。（三）合同的终止1.合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，业务部门应及时与对方当事人协商，并签订书面终止协议。终止协议应明确合同终止的原因、时间、双方的权利和义务等内容。2.合同终止协议签订后，业务部门应及时将终止协议提交合同管理部门进行备案。合同管理部门应将终止协议纳入合同台账进行管理，并对合同履行情况进行相应调整。3.合同终止后，业务部门应按照医院财务管理制度的规定，及时办理合同款项的结算手续。财务部门应根据业务部门提供的合同终止情况和资金收付凭证，进行账务处理。四、合同的风险管理（一）风险识别1.合同管理部门应定期对合同进行风险识别，分析合同签订、履行、变更、终止等过程中可能出现的风险。风险识别应包括但不限于以下方面：合同主体资格风险：对方当事人是否具有合法的主体资格和履约能力；合同条款风险：合同条款是否合法、合规、完整，是否存在模糊、歧义、含混不清的表述；合同履行风险：合同履行过程中是否存在违约行为、不可抗力等风险；合同变更风险：合同变更是否符合法律法规及医院内部管理制度的规定，是否存在风险；合同终止风险：合同终止是否符合法律法规及医院内部管理制度的规定，是否存在风险；合同纠纷风险：合同履行过程中是否可能发生纠纷，纠纷处理是否存在风险。2.合同管理部门应建立风险识别清单，对识别出的风险进行详细记录，并定期进行更新。（二）风险评估1.合同管理部门应根据风险识别清单，对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。风险评估应采用定性和定量相结合的方法，如风险矩阵、层次分析法等。2.合同管理部门应根据风险评估结果，对风险进行分类分级，确定风险的优先级。风险分类分级应根据风险发生的可能性和影响程度进行划分，如高风险、中风险、低风险等。3.合同管理部门应建立风险评估报告，对风险评估的过程和结果进行详细记录，并定期向医院领导和合同管理委员会报告。（三）风险应对1.合同管理部门应根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。风险应对措施应根据风险的性质、级别、影响程度等因素进行制定，如风险规避、风险降低风险转移、风险接受等。2.对于高风险合同，合同管理部门应采取风险规避措施，如不签订合同、终止合同等。对于中风险合同，合同管理部门应采取风险降低措施，如加强合同审核、完善合同条款、加强合同履行监督等。对于低风险合同，合同管理部门应采取风险接受措施，如定期对合同进行检查和评估，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。3.合同管理部门应建立风险应对台账，对风险应对措施的执行情况进行详细记录，并定期进行更新。五、合同的档案管理（一）档案收集1.合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各类文件、资料、凭证等，均应作为合同档案进行收集。合同档案应包括但不限于以下内容：合同文本及附件；合同审批文件；合同变更协议；合同终止协议；合同履行过程中的各类文件、资料、凭证等；合同纠纷处理过程中的各类文件一资料、凭证等。2.合同档案应由业务部门负责收集，并在合同履行完毕或终止后及时移交合同管理部门。合同管理部门应指定专人负责合同档案的整理、归档和保管。（二）档案整理1.合同管理部门应按照合同的类别、时间、编号等因素，对合同档案进行整理。合同档案应分类存放，并建立相应的索引目录，便于查找和使用。2.合同档案应按照档案管理的相关规定进行装订、编目、编号等处理，确保合同档案的完整性和规范性。（三）档案保管1.合同管理部门应建立合同档案保管制度，明确合同档案的保管期限、保管地点、保管方式等。合同档案的保管期限应根据合同的性质、重要程度等因素进行确定，一般不少于[X]年。2.合同管理部门应指定专人负责合同档案的保管，定期对合同档案进行检查和盘点，确保合同档案的安全和完整。3.合同档案应存放在安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件良好的保管地点，并配备必要的保管设备和设施。（四）档案查阅1.医院内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。合同管理部门应指定专人负责合同档案的查阅，并对查阅情况进行记录。2.医院外部单位或个人因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经医院领导批准后，到合同管理部门查阅。合同管理部门应指定专人负责合同档案的查阅，并对查阅情况进行记录。查阅合同档案时，合同管理部门应安排专人陪同，并对查阅内容进行保密。（五）档案销毁1