公司内部合同审核制度

PAGE公司内部合同审核制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同审核流程，有效防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门对外签订的各类合同、协议及具有合同性质的文件（以下统称“合同”）。（三）审核原则1.合法性原则：合同内容必须符合国家法律法规及相关政策的规定，不得违反法律强制性条款。2.合规性原则：合同应符合公司内部规章制度及业务流程要求。3.审慎性原则：审核人员应认真、细致地审查合同条款，充分考虑各种风险因素，提出合理的审核意见。4.效益性原则：在确保合同合法合规的前提下，兼顾公司经济效益，争取有利的合同条件。（四）职责分工1.业务部门负责合同的起草、谈判、履行，并对合同的真实性、可行性、完整性负责。及时向合同审核部门提交合同文本及相关资料，并配合审核部门进行审核工作。根据审核意见对合同进行修改完善，并负责合同的最终签订和执行。2.合同审核部门负责对合同进行合法性、合规性、审慎性审核，提出审核意见。对合同审核过程中发现的问题与业务部门进行沟通协调，督促业务部门及时整改。定期对合同审核情况进行总结分析，为公司合同管理提供参考依据。3.其他相关部门财务部门负责对合同涉及的财务条款进行审核，确保公司财务利益不受损害。法务部门负责对合同的法律风险进行评估，提供专业的法律意见。审计部门负责对合同签订、履行情况进行审计监督。二、合同起草与提交（一）合同起草1.业务部门应根据业务需求，按照公司统一的合同模板或自行起草合同文本。合同文本应内容完整、条款清晰、逻辑严谨，明确双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等关键内容。2.在起草合同过程中，业务部门应充分考虑公司利益和风险防范，对合同条款进行认真研究和推敲，确保合同的合法性、合规性和可操作性。（二）合同提交1.业务部门完成合同起草后，应填写《合同审核申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、主要条款等内容，并附上合同文本及相关资料（如对方主体资格证明、授权委托书、项目背景资料等）。2.将《合同审核申请表》及相关资料提交至合同审核部门进行审核。提交时间应根据合同的紧急程度合理安排，确保审核部门有足够的时间进行审核。三、合同审核流程（一）初审1.合同审核部门收到业务部门提交的合同及相关资料后，首先进行形式审查，检查合同文本是否完整、格式是否规范、签字盖章是否齐全等。2.对合同内容进行初步审查，重点关注合同的合法性、合规性、主要条款的合理性等。初审人员应在[X]个工作日内完成初审工作，并填写《合同初审意见表》，提出初审意见。（二）会审1.对于重大、复杂或涉及多个部门的合同，合同审核部门应组织相关部门进行会审。会审人员包括业务部门负责人、合同审核部门负责人、财务部门人员、法务部门人员等。2.会审过程中，各部门应就合同条款发表意见，充分沟通协商，对合同存在的问题进行深入讨论和分析。会审人员应在[X]个工作日内完成会审工作，并形成《合同会审纪要》。（三）终审1.合同审核部门根据初审意见和会审纪要，对合同进行终审。终审人员应综合考虑各方面因素，对合同的整体风险进行评估，提出终审意见。2.终审意见分为同意签订、修改后签订、不同意签订三种。对于同意签订的合同，审核部门应在合同文本上加盖“合同审核专用章”；对于需要修改的合同，审核部门应明确提出修改意见，业务部门根据审核意见进行修改后重新提交审核；对于不同意签订的合同，审核部门应说明理由，业务部门应根据情况进行调整或终止合同签订程序。终审人员应在[X]个工作日内完成终审工作。四、合同审核内容（一）主体资格审查1.审查合同对方当事人的主体资格是否合法有效，包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证等相关证照是否齐全、有效，经营范围是否符合合同业务要求。2.核实对方当事人的法定代表人或授权代表的身份信息及授权权限，确保其有权签订合同。3.对于涉及特殊行业或领域的合同对方当事人，还应审查其是否具备相应的行业资质或经营许可。（二）合同条款审查1.标的条款：明确合同标的的名称、规格、型号、数量、质量标准等内容，确保标的明确、具体，避免模糊不清或歧义。2.价格条款：审查合同价格的合理性及定价方式，是否符合市场行情和公司定价政策。对于涉及价格调整的条款，应明确调整条件、调整方式及调整时间等。3.履行期限、地点和方式条款：确定合同的履行期限是否合理，履行地点是否明确，履行方式是否可行。明确双方的履行顺序和责任，避免因履行条款不清晰导致纠纷。4.违约责任条款：审查违约责任条款是否明确、具体，具有可操作性。明确违约情形、违约方应承担的违约责任及赔偿方式等，确保合同具有足够的约束力。5.争议解决条款：确定合同争议的解决方式，如协商、仲裁或诉讼。选择合适的争议解决方式，并明确具体的仲裁机构或管辖法院，确保争议能够得到及时、有效的解决。6.其他条款：审查合同中是否存在其他重要条款，如保密条款、知识产权条款、担保条款等，确保这些条款符合法律法规和公司利益要求。（三）法律风险审查1.法务部门对合同进行法律风险评估，审查合同条款是否存在法律漏洞或法律风险，是否符合法律法规的强制性规定。2.对于涉及重大法律问题或法律风险较高的合同，法务部门应出具详细的法律意见书，提出专业的法律建议和防范措施，并参与合同会审过程中的法律问题讨论。（四）财务风险审查1.财务部门对合同涉及的财务条款进行审核，审查合同价格、付款方式、结算周期、财务费用等是否符合公司财务政策和资金安排。2.评估合同对公司财务状况的影响，如资金流动、成本支出、利润核算等，确保合同不会给公司带来财务风险。3.对于涉及财务担保、资金借贷等重大财务事项的合同，财务部门应进行重点审查，并提出财务风险防范建议。五、合同修改与签订（一）合同修改1.业务部门根据审核意见对合同进行修改完善。修改后的合同文本应经审核部门再次审核，确保修改后的合同符合审核要求。2.对于多次修改仍无法达到审核要求的合同，业务部门应重新评估合同签订的必要性和可行性，如确需签订，应与审核部门充分沟通，寻求解决方案。（二）合同签订1.合同经审核通过后，业务部门应按照公司规定的合同签订流程办理签字盖章手续。合同签字盖章应齐全、清晰，符合公司印章管理规定。2.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料归档保存，确保合同档案的完整性和可追溯性。同时，应按照合同约定履行合同义务，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时处理。六、合同履行与监督（一）合同履行1.业务部门负责合同的具体履行工作，应按照合同约定的时间、地点、方式等要求全面履行合同义务，确保合同目的的实现。2.在合同履行过程中，业务部门应及时与合同对方当事人沟通协调，解决合同履行过程中出现的问题。如遇重大问题或不可抗力因素影响合同履行，应及时向公司报告，并采取相应的应对措施。（二）合同监督1.合同审核部门负责对合同履行情况进行监督检查，定期或不定期对合同履行情况进行跟踪，及时发现合同履行过程中存在的问题，并督促业务部门采取措施加以解决。2.审计部门负责对合同签订、履行情况进行审计监督，检查合同签订是否符合规定程序，合同履行是否真实、有效，是否存在违规行为等。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。七、合同变更与解除（一）合同变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时与合同对方当事人协商一致，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应按照合同审核流程进行审核，审核通过后，业务部门应按照变更后的合同履行义务。（二）合同解除1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时与合同对方当事人协商解除合同，并签订书面的合同解除协议。2.合同解除协议应明确解除合同的原因、双方的权利义务、违约责任及争议解决方式等内容。合同解除协议应按照合同审核流程进行审核，审核通过后，双方应按照协议约定履行相关义务。八、合同档案管理（一）档案收集1.业务部门在合同签订、履行、变更、解除等过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、审核意见、会审纪要、变更协议、解除协议、往来函件等，应及时收集整理。2.合同档案资料应确保真实、完整、有效，不得擅自涂改、伪造或销毁。（二）档案整理与归档1.业务部门应按照公司档案管理规定，对收集的合同档案资料进行分类整理，编制档案目录，确保档案资料便于查阅和管理。2.将整理好的合同档案资料移交至公司档案管理部门进行归档保存。档案管理部门应建立合同档案台账，对合同档案的归档、借阅、保管等情况进行详细记录。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自