公司内部合同传递制度

PAGE公司内部合同传递制度一、总则（一）目的为加强公司内部合同传递的规范化管理，确保合同信息准确、及时、安全传递，保障公司合同业务的顺利开展，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间涉及合同的传递活动，包括合同的起草、审核、审批、签订、履行、变更、终止等各个环节中相关文件、资料的传递。（三）基本原则1.准确性原则：合同传递过程中，确保传递的信息准确无误，不得出现数据错误、条款遗漏或表述不清等问题。2.及时性原则：各环节涉及人员应及时处理合同传递事项，不得拖延，确保合同流转顺畅，不影响业务进程。3.安全性原则：严格保护合同相关信息的安全，防止信息泄露、丢失或被篡改，确保合同文件的保密性。4.责任明确原则：明确各环节合同传递人员的职责，做到责任到人，便于追溯和监督。二、合同传递流程（一）合同起草环节1.起草部门职责业务部门根据业务需求起草合同文本。合同文本应具备明确的当事人信息、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款，确保合同内容完整、准确、合法。在合同起草过程中，如涉及特殊业务条款或法律风险较高的内容，起草部门应及时与法务部门沟通，寻求专业指导。2.合同初稿传递起草完成后，起草部门应将合同初稿以电子文档和纸质文档两种形式提交给本部门负责人审核。电子文档应按照公司统一的文件命名规范进行命名，纸质文档应清晰、整洁，一式两份。提交时，起草人员应填写《合同传递交接单》，详细注明合同名称、编号、起草部门、起草人、提交时间等信息，并签字确认。（二）部门内部审核环节1.部门负责人审核部门负责人收到合同初稿后，应在[X]个工作日内完成审核。审核重点包括合同条款是否符合业务要求、是否存在法律风险、格式是否规范等。如发现问题，部门负责人应及时与起草人员沟通，提出修改意见，并督促起草人员进行修改。修改完成后，再次提交审核，直至审核通过。审核通过后，部门负责人在《合同传递交接单》上签字确认，并将合同初稿及《合同传递交接单》一并传递至下一环节。2.内部相关人员会签（如有需要）对于涉及多个岗位或专业领域的合同，部门负责人可根据实际情况组织内部相关人员进行会签。会签人员应认真审查合同条款，并提出书面意见。会签完成后，由部门负责人汇总各方意见，协调起草人员进行修改完善。修改后的合同经部门负责人再次审核通过后，进入下一流程。（三）跨部门流转审核环节1.流转至相关审核部门部门负责人将审核通过的合同初稿及《合同传递交接单》传递至需要审核的其他部门。传递方式优先采用电子文档通过公司内部协同办公系统进行发送，同时将纸质文档提交至对方部门负责人。接收部门应在收到合同初稿后的[X]个工作日内安排专人接收，并在《合同传递交接单》上签字确认接收时间。2.相关审核部门审核各审核部门应按照职责分工对合同进行审核。审核内容主要包括合同条款与本部门业务的关联性、对公司利益的影响、合规性等方面。审核部门应在收到合同后的[X]个工作日内完成审核，并将审核意见以书面形式反馈给合同流转部门。审核意见应明确指出存在的问题及修改建议。如审核部门与合同流转部门对审核意见存在分歧，应及时沟通协商，必要时可组织相关人员召开专题会议进行讨论，达成一致意见后再进行修改。3.审核意见反馈及修改合同流转部门收到审核意见后，应及时组织起草人员对合同进行修改。修改完成后，再次提交给相关审核部门进行复审，直至所有审核意见均得到妥善处理，审核通过。（四）合同审批环节1.提交审批材料经各审核部门审核通过的合同，由合同流转部门整理相关审批材料，包括合同文本、各审核部门的审核意见、《合同传递交接单》等，一并提交至公司审批流程中规定的审批人。审批材料应确保齐全、完整、清晰，纸质文档应按照顺序装订成册，电子文档应分类整理并命名规范。2.审批流程审批人应在收到审批材料后的[X]个工作日内完成审批。审批人应重点审查合同的整体合规性、对公司战略和利益的影响等方面。如审批通过，审批人在合同文本及相关审批文件上签字确认；如审批不通过，应明确指出原因及修改要求，合同流转部门根据审批意见组织修改后重新提交审批。（五）合同签订环节1.签订准备合同经审批通过后，合同流转部门通知合同双方当事人做好签订准备工作。准备工作包括核对合同条款、准备签约所需的印章、证件等。对于重大合同或涉及金额较大的合同，合同流转部门应组织合同双方当事人及相关人员召开签约前会议，再次明确合同条款及双方权利义务，确保签约顺利进行。2.合同签订合同双方当事人应在规定的时间和地点进行合同签订。签订过程中，应确保合同文本内容与审批通过的版本一致，双方签字盖章齐全、清晰。合同签订完成后，合同流转部门应及时将一份原件存档，并将另一份原件按照规定传递给相关部门用于履行合同。同时，将合同签订情况记录在《合同传递交接单》上，注明签订时间、签订地点、双方签字盖章情况等信息。（六）合同履行环节1.履行任务分配根据合同约定，合同流转部门将合同履行任务分配至具体的业务部门或岗位，并明确各部门或岗位的职责和工作要求。业务部门或岗位应按照合同约定制定详细的履行计划，确保合同义务按时、全面履行。2.履行过程监控在合同履行过程中，各业务部门应定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现并解决履行过程中出现的问题。合同流转部门应建立合同履行跟踪台账，对合同履行进度进行实时监控，及时掌握合同履行动态，并定期向相关领导汇报合同履行情况。3.信息传递与沟通在合同履行过程中，如发生涉及合同变更、解除、违约等重大事项，业务部门应及时将相关信息传递给合同流转部门，并按照公司规定的流程进行处理。合同流转部门应及时与合同对方当事人进行沟通协调，妥善解决问题，确保合同履行的顺利进行。同时，将相关信息记录在合同履行跟踪台账中，并更新《合同传递交接单》。（七）合同变更环节1.变更申请合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款，合同履行部门应填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等。《合同变更申请表》应经部门负责人审核签字后，提交至合同流转部门。2.变更审核与审批合同流转部门收到《合同变更申请表》后，应组织相关部门进行审核。审核内容包括变更的必要性、合理性、合法性以及对公司利益的影响等方面。审核通过后，按照公司合同审批流程提交审批人进行审批。审批通过后，方可进行合同变更。3.变更合同签订合同变更事项经审批通过后，合同流转部门组织合同双方当事人签订变更协议。变更协议应明确变更的具体内容、生效时间等条款，并确保与原合同具有同等法律效力。变更协议签订完成后，合同流转部门应及时将变更后的合同文本存档，并更新《合同传递交接单》，注明变更事项及变更时间等信息。同时，将变更情况通知相关部门，确保各部门及时掌握合同变更信息。（八）合同终止环节1.终止申请合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，合同履行部门应填写《合同终止申请表》，说明终止的原因、合同履行情况及后续处理建议等。《合同终止申请表》应经部门负责人审核签字后，提交至合同流转部门。2.终止审核与审批合同流转部门收到《合同终止申请表》后，应组织相关部门进行审核。审核内容包括合同是否已全面履行、是否存在未决事项、终止对公司利益的影响等方面。审核通过后，按照公司合同审批流程提交审批人进行审批。审批通过后，合同方可终止。3.终止后处理合同终止后，合同履行部门应按照合同约定及公司规定，对合同履行情况进行清理和结算。清理结算完成后，将相关资料整理归档，并提交给合同流转部门。合同流转部门应将合同终止情况记录在《合同传递交接单》上，注明终止时间、终止原因、清理结算情况等信息。同时，通知相关部门做好后续工作，如合同文件的保管、资产的处置等。三）合同传递方式（一）电子文档传递1.使用公司内部协同办公系统公司内部各部门应统一使用公司指定的协同办公系统进行合同电子文档的传递。在协同办公系统中，应按照规定的流程和权限进行操作，确保合同文件的安全、有序流转。上传的合同电子文档应格式规范、内容完整，并按照公司文件命名规范进行命名，便于查找和管理。2.电子邮件传递（特殊情况）在某些特殊情况下，如协同办公系统出现故障或紧急需要传递合同文件时，可采用电子邮件进行传递。但应确保邮件主题明确、正文清晰，并在邮件中注明合同名称、编号、传递部门、接收部门等关键信息。发送电子邮件时，应使用公司统一的邮箱账号，并对重要合同文件进行加密处理，确保信息安全。同时，发送人应及时跟进邮件接收情况，确认对方是否成功接收并阅读邮件。（二）纸质文档传递1.专人送达对于重要合同文件或需要当面交接的情况，应安排专人进行纸质文档的送达。送达人员应确保合同文件包装完好、整洁，在规定的时间内将文件送达指定地点，并要求接收人在《合同传递交接单》上签字确认。送达人员应对送达过程进行记录，如送达时间、送达地点、接收人等信息，以备查询。2.邮寄送达（特殊情况）在某些特殊情况下，如对方当事人所在地较远或当面送达不便时，可采用邮寄方式进行纸质文档传递。邮寄时应选择正规的快递公司，并确保合同文件包装牢固、密封良好。同时，应留存邮寄凭证，如快递单号等信息，并及时告知对方预计送达时间。在对方签收后，将签收凭证复印件提交给合同流转部门存档。四、合同传递责任与监督（一）责任划分1.起草部门责任负责合同的起草工作，确保合同内容符合业务需求和法律法规要求。按照规定的流程及时提交合同初稿，并配合各审核部门和审批人进行修改完善。对合同起草过程中的信息准确性和完整性负责。2.审核部门责任按照职责分工对合同进行审核，提出客观、准确的审核意见。在规定的时间内完成审核工作，不得拖延，确保合同流转顺畅。如果审核部门因故意或重大过失未发现合同存在的问题，导致公司利益受损，应承担相应的责任。3.审批人责任对合同的整体合规性、对公司利益的影响等方面进行全面审查，并做出审批决定。如因审批失误给公司造成损失，应承担相应的责任。4.合同传递人员责任负责合同在各环节之间的传递工作，确保传递过程准确、及时、安全。认真填写《合同传递交接单》，详细记录合同传递的相关信息，并签字确认。对传递过程中合同文件的完整性和安全性负责，如因传递人员疏忽导致合同文件丢失、损坏或信息泄露，应承担相应的责任。（二）监督机制1.内部审计监督公司内部审计部门定期对合同传递制度的执行情况进行审计检查。审计内容包括合同传递流程是否合规、各环节责任是否落实、合同文件的保管是否安全等方面。对于审计过程中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。2.日常监督检查合同管理部门负责对合同传递过程进行日常监督检查。定期检查合同传递交接记录是否完整、准确，各环节工作是否按时完成，合同文件的流转是否顺畅等。如发现问题，合同管理部门应及时督促相关部门进行整改，并将监督检查情况定期向公司领导汇报。3.投诉与举报处理公司设立合同传递制度投诉举报渠道，接受公司内部员工对合同传递过程中违规行为的投诉和举报。对于收到的投诉举报，应及时进行调查核实。如经查实存在违规行为，应按照公司规定严肃处理相关责任人，并将处理结果反馈给投诉举报人。五、合同文件管理与保存（一）合同文件分类1.按照合同性质分类将合同分为买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、劳动合同等不同类别，便于分类管理和查找。在每类合同下，再根据合同的具体内容和特点进行细分，如买卖合同可分为原材料采购合同、产品销售合同等。2.按照合同签订时间分类按照合同签订的年份、月份进行分类，建立合同档案索引，方便快速查阅特定时间段内签订的合同。（二）合同文件编号1.编号规则合同编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号规则如下：[公司简称][年份][合同类别代码][流水号]。例如：[公司简称]2[合同类别代码][流水号]，其中“[公司简称]”为公司名称的缩写，“2”代表年份的最后一位数字，“[合同类别代码]”根据合同性质设定的代码，“[流水号]”为该类别合同的顺序编号。2.编号管理合同编号由合同管理部门统一负责编制和管理。在合同起草阶段，起草人员应按照编号规则为合同赋予唯一编号，并在合同文本及相关文件中注明。合同编号一旦确定，不得随意更改。如因特殊原因需要变更编号，应经合同管理部门负责人批准，并做好相关记录和文件的更新工作。（三）合同文件保存1.保存方式合同文件应同时保存电子文档和纸质文档。电子文档应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。纸质文档应按照档案管理要求进行装订成册，存放在专门的档案柜中。对于重要合同或涉及公司核心业务的合同，应进行纸质文档的原件保存；对于一般性合同，可根据实际情况保存复印件，但应确保复印件清晰、完整，并与原件核对一致。2.保存期限合同文件的保存期限应根据法律法规和公司规定执行。一般情况下，合同履行完毕后应至少保存[X]年，以备查阅和审计。对于涉及诉讼、仲裁等法律纠纷的合同，应在纠纷解决后继续保存[X]年。3.档案查阅与借阅公司内部人员因工作需要查阅合同文件时，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅合同名称及编号等信息，经所在部门负责人审批后，到合同管理部门