公司内部印章使用制度

PAGE公司内部印章使用制度一、总则（一）目的为加强公司内部印章的管理，规范印章使用流程，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司等所有涉及公司印章使用的部门和人员。（三）印章种类及定义1.公章：代表公司法人权力，具有最高法律效力，用于公司各类重要文件、合同、协议等的签署。2.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等相关财务业务。3.合同专用章：专门用于签订各类经济合同，明确公司在合同中的权利和义务。4.法定代表人章：由法定代表人持有，用于特定的文件签署或授权。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部文件、通知、报表等的盖章确认。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制必须严格按照国家法律法规和相关行业标准进行。由行政部门统一负责印章的刻制工作，其他部门不得擅自刻制公司印章。2.刻制印章前，行政部门应填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、用途等信息，并经公司法定代表人或授权人批准。3.行政部门应选择具有合法资质的印章制作单位进行刻制，确保印章质量和安全性。印章刻制完成后，应及时将印章交付申请部门，并办理交接手续。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应在公司内部发布启用通知，明确印章的名称、启用日期、使用范围等信息。2.启用印章时，应在印章启用登记表上详细记录印章启用时间、启用范围、保管人等信息，并由相关负责人签字确认。3.印章启用后，原印章如有废止，应及时办理废止手续，并将废止印章交回行政部门统一保管。三、印章的保管（一）保管原则1.公司各类印章应指定专人负责保管，确保印章安全。保管人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章保管规定。2.印章保管人不得将印章转借他人使用，不得擅自将印章带出公司办公区域。如有特殊情况需要带出公司，必须经公司法定代表人或授权人批准，并办理相关登记手续。（二）保管地点1.公章、财务专用章、合同专用章等重要印章应存放在公司保险柜或专门的印章保管室，并配备必要的安全防范设施。2.法定代表人章由法定代表人或其授权人保管。3.部门章由各部门指定专人保管，保管地点应相对固定，便于印章的使用和管理。（三）保管人职责1.负责印章的日常保管，确保印章存放安全，防止印章被盗、丢失或损坏。2.严格按照印章使用流程进行用印审批，对不符合规定的用印申请有权拒绝盖章。3.在用印过程中，应认真核对用印文件的内容和格式，确保用印准确无误。4.在用印完毕后，应及时将印章归还原位，并做好用印记录。5.定期对印章保管情况进行检查，如发现问题应及时报告并采取相应措施。四、印章的使用（一）使用范围1.公章：用于公司对外签订合同、协议、文件、信函等；对内发布重要通知、决议、报告等；办理各类资质证书、营业执照年检等相关手续；代表公司参与诉讼、仲裁等法律事务。2.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等相关财务业务，如支票、汇票、发票等的盖章。3.合同专用章：专门用于签订各类经济合同，明确公司在合同中的权利和义务。合同专用章不得用于其他非合同类文件的盖章。4.法定代表人章：用于特定的文件签署或授权，如法定代表人授权委托书等。5.部门章：用于本部门内部文件、通知、报表等的盖章确认，不得用于对外签订合同、协议等重要文件。（二）使用流程1.申请：使用部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、文件名称、文号、用印份数、用印日期等信息，并由部门负责人签字确认。2.审批：《印章使用申请表》应按照公司审批流程进行逐级审批。一般事项由部门负责人审批；重要事项或涉及金额较大的合同等，需经公司法定代表人或授权人审批。3.用印：审批通过后，印章保管人应严格按照审批意见进行用印。用印时，应在印章使用登记表上详细记录用印时间、用印事项、文件名称、文号、用印份数、审批人等信息，并由用印人签字确认。4.登记备案：印章保管人应定期将印章使用登记表进行整理归档，以备查阅。同时，应将用印情况及时反馈给相关部门和领导，确保公司对印章使用情况的全面掌握。（三）特殊情况用印1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常审批流程进行用印时，经公司法定代表人或授权人电话同意后，可先行用印，但事后应及时补办审批手续。2.异地用印时，如因业务需要在公司办公区域以外的地点用印，应提前与当地相关部门或机构沟通协调，并按照公司规定办理异地用印审批手续。用印人应携带公司介绍信、身份证等有效证件，在当地相关部门或机构的监督下进行用印。五、印章的停用与废止（一）停用条件1.公司名称变更、重组、分立、合并等原因导致印章不再适用。2.印章损坏、遗失或被盗。3.因业务调整或其他原因，印章已不再使用。（二）停用程序1.印章保管人发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，详细注明停用原因、停用日期等信息，并经部门负责人签字确认。2.《印章停用申请表》应按照公司审批流程进行逐级审批。一般事项由部门负责人审批；重要事项需经公司法定代表人或授权人审批。3.审批通过后，行政部门应及时发布印章停用通知，明确印章停用日期、停用范围等信息。同时，应将停用印章收回，并妥善保管。（三）废止程序1.对于已停用的印章，行政部门应按照国家法律法规和相关行业标准的要求进行废止处理。废止印章应采用销毁、切割等方式，确保印章无法再使用。2.在废止印章前，行政部门应填写《印章废止申请表》，详细注明废止印章的名称、规格、用途等信息，并经公司法定代表人或授权人批准。3.废止印章时，应在印章废止登记表上详细记录废止时间、废止印章名称、规格、用途、审批人等信息，并由相关负责人签字确认。4.废止印章的销毁过程应进行全程录像或拍照，并由专人负责监督。销毁完成后，应将销毁记录存档保存，以备查阅。六、印章使用的监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对印章使用情况进行日常监督和检查，确保印章使用符合本制度规定。同时，公司审计部门有权对印章使用情况进行不定期审计，对发现的问题及时提出整改意见。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章存放是否安全，保管人是否严格履行保管职责。2.用印审批情况：检查用印申请是否按照规定进行审批，审批流程是否规范。3.用印记录情况：检查用印登记表是否填写完整、准确，用印记录是否及时归档。4.印章使用范围：检查印章使用是否符合规定的使用范围，有无超范围用印的情况。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。情节较轻的，给予批评教育、责令改正；情节严重的，给予警告、罚款、降职、撤职等处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.因印章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承