公司内部公章管理制度

PAGE公司内部公章管理制度一、总则（一）目的为加强公司内部公章的管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司（以下统称“公司”）内部公章的管理。（三）定义本制度所称公章，是指公司在对外活动中代表公司意志，具有法律效力的各类印章，包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。二、公章的刻制与启用（一）刻制1.公司公章、合同专用章、财务专用章等重要印章的刻制，须由公司法定代表人书面批准，并指定专人负责办理。2.刻制印章时，应选择具有公安机关指定资质的印章制作单位，确保印章质量符合国家标准。3.印章刻制完成后，制作单位应出具印章备案证明，并将印章及备案证明移交公司指定专人保管。（二）启用1.新刻制的印章启用前，应在公司内部进行公示，明确印章的名称、用途、启用日期等信息。2.印章启用时，应填写《印章启用申请表》，经公司法定代表人或授权负责人签字批准后，方可正式启用。3.《印章启用申请表》应留存备案，作为印章管理的重要档案资料。三、公章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保公章保管安全、可靠。2.严禁将公章交由非指定人员保管，严禁一人保管所有印章。（二）保管人员职责1.负责公章的日常保管，确保公章存放安全，防止丢失、被盗或损坏。2.严格按照规定程序使用公章，对每一次用印进行详细登记，留存用印文件及相关材料。3.定期对公章进行检查，如发现印章磨损、损坏或其他异常情况，应及时报告并申请更换。（三）保管地点1.公司公章应存放在专门的保险柜或安全可靠的保管设施内，确保印章存放环境安全。2.保险柜钥匙和密码应由保管人员分别保管，不得将钥匙和密码交由同一人掌握。四、公章的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于公司对外签订合同、协议、文件、信函等具有法律效力的事项。2.合同专用章主要用于公司对外签订各类合同。3.财务专用章主要用于公司财务收支、结算等相关业务。4.法定代表人章主要用于特定的法定代表人授权事项。（二）使用流程1.用印申请各部门或个人需要使用公章时，应填写《用印申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印时间等信息。《用印申请表》应由部门负责人签字审核，并根据用印事项的性质和金额，分别报公司分管领导、法定代表人审批。2.用印审核审批人应认真审核用印申请，确保用印事项符合法律法规、公司政策及相关业务规定。对于涉及重大事项或金额较大的用印申请，审批人应进行充分的调查研究，必要时可征求相关部门或法律顾问的意见。3.用印登记保管人员在收到经审批的《用印申请表》后，应对用印文件进行仔细核对，确保文件内容与用印申请一致。用印时，保管人员应在用印登记本上详细记录用印日期、用印部门、用印事项、用印文件名称及份数、审批人等信息，并加盖印章。4.用印盖章保管人员应严格按照用印登记本上的记录，在用印文件规定的位置加盖印章，确保印章清晰、端正。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖公章。（三）特殊情况用印1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常流程进行用印审批，需使用公章的，应经公司法定代表人或授权负责人电话同意后，先进行用印，并在事后及时补办审批手续。2.对于异地用印或因特殊原因无法由保管人员亲自用印的情况，应采取有效的远程监控或委托他人见证等方式，确保用印过程的合规性和安全性。五、公章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用公章时，由公司行政部门负责统一办理。2.公章停用前，应进行公示，通知公司内部各部门及外部相关单位。3.停用的公章应及时收回，交由保管人员妥善保管。（二）销毁1.对于已停用且不再使用的公章，由公司行政部门提出销毁申请，经公司法定代表人或授权负责人批准后，进行销毁处理。2.销毁公章时，应选择具有资质的销毁单位，并指定专人负责监销。3.销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、销毁方式、监销人员等信息，并留存相关影像资料。4.销毁记录应作为公司档案资料永久保存。六、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门负责定期对公章的管理和使用情况进行审计监督，检查印章管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.公司行政部门应加强对公章保管人员的日常管理和监督，定期检查印章保管情况及用印登记记录，确保印章管理规范、安全。（二）外部监督1.公司应主动接受上级主管部门、工商行政管理部门、公安机关等相关部门的监督检查，如实提供公章管理和使用情况的资料。2.对于相关部门提出的整改意见和要求，公司应认真落实，及时改进公章管理工作。七、责任追究（一）违规责任1.凡违反本制度规定使用公章的，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告处分、罚款等处罚。2.因违规使用公章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）保管责任1.因保管人员保管不善，导致公章丢失、被盗或损坏的，保管人员应承担相应的赔偿责任，并视情节轻重给予相应的纪律处分。2.如因保管人员失职造成公司重大损失的，公司将依