公司内部公章制度范本

PAGE公司内部公章制度范本一、总则（一）目的为加强公司公章管理，规范公章使用流程，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构，适用于公司所有部门及员工。（三）定义1.公章：指公司在对外交往与对内管理中，代表公司行使职权的印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。2.用章申请人：指因工作需要，向公章管理部门提出使用公章申请的公司员工。3.公章管理部门：指负责公司公章保管、使用审批、登记备案等工作的部门。二、公章的刻制与启用（一）公章的刻制1.公司公章的刻制必须严格按照国家有关法律法规和公安机关的规定办理。2.需刻制公章时，由公司行政管理部门提出申请，经公司法定代表人批准后，持相关证明文件到公安机关指定的刻章单位刻制。3.刻制的公章必须符合国家规定的规格、样式和材质要求，确保公章的真实性和合法性。（二）公章的启用1.新刻制的公章启用前，公章管理部门应进行登记备案，记录公章的名称、规格、样式、启用日期、保管人等信息。2.公章启用时，应由公司行政管理部门发布启用通知，明确公章的使用范围、审批流程等事项。3.公章启用后，原公章同时废止，如有需要，应及时办理原公章的封存或销毁手续。三、公章的保管（一）保管原则1.公司公章应指定专人负责保管，保管人应具备良好的职业道德和责任心，确保公章的安全。2.公章保管人不得将公章转借他人使用，不得擅自携带公章外出。3.公章保管人应妥善保管公章，防止公章被盗、遗失或损坏。如发现公章丢失或被盗，应立即报告公司领导，并采取相应的补救措施。（二）保管地点1.公司公章应存放在安全可靠的保险柜或其他专用保管设备中，并放置在公司内部的指定地点。2.公章保管地点应具备防火、防盗、防潮、防虫等条件，确保公章的安全。（三）保管人职责1.负责公章的日常保管工作，确保公章存放安全。2.严格按照本制度规定的使用流程审批用章申请，对不符合规定的用章申请有权拒绝。3.在用章过程中，应认真核对用章内容，确保用章准确无误。4.在用章完毕后，应及时将公章归还原保管地点，并做好用章登记工作。5.定期对公章的保管情况进行检查，发现问题及时报告公司领导，并采取相应的措施加以解决。四、公章的使用（一）使用范围1.公司公章适用于公司对外签订合同、协议、文件、信函等正式文件，以及办理公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照的年检、变更、注销等手续。2.合同专用章适用于公司对外签订各类合同、协议等经济业务文件。3.财务专用章适用于公司办理财务收支、银行结算、税务申报等相关财务业务。4.法定代表人章适用于公司法定代表人在特定文件上的签字确认。（二）使用流程1.用章申请用章申请人应填写《公章使用申请表》，详细注明用章事项、用章内容、用章时间、用章份数等信息，并签字确认。用章申请应根据用章事项的性质和审批权限，报相关部门负责人或公司领导审批。2.审批流程一般性用章事项，由用章申请人所在部门负责人审批。涉及公司重大决策、重要合同、大额资金支出等重要用章事项，需经公司法定代表人或授权代表审批。审批人应认真审核用章申请内容，确保用章事项符合公司规定和法律法规要求，并在《公章使用申请表》上签署审批意见。3.用章登记公章管理部门在用章前，应对用章申请进行审核，确认审批手续齐全后，方可办理用章登记。用章登记应详细记录用章日期、用章事项、用章内容、用章份数、用章申请人、审批人等信息，并由用章申请人和公章保管人签字确认。4.用章操作公章保管人在用章时，应严格按照审批意见和用章登记内容进行操作，确保用章准确无误。用章时，应在文件规定的位置加盖公章，并确保公章清晰、端正、完整。如需在多份文件上加盖公章，应逐份加盖，不得同时在多份文件上一次性加盖。5.用章归还用章完毕后，用章申请人应及时将文件返还给公章保管人，并在《公章使用申请表》上注明文件归还情况。公章保管人应认真核对文件内容和用章情况，确认无误后，将公章归还原保管地点，并在《公章使用申请表》上记录用章归还时间。（三）特殊情况用章1.如遇紧急情况需要使用公章，无法按照正常审批流程办理时，用章申请人应向公司领导或授权代表电话请示，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及公司重大利益、紧急事项的用章，公司领导或授权代表可直接决定用章，但应在事后及时通知公章管理部门进行登记备案。五、公章的停用与销毁（一）停用原因1.公司名称变更、重组、注销等原因，需要停用原公章。2.公章损坏、遗失或被盗，无法继续使用。3.因其他原因需要停用公章。（二）停用程序1.公章停用前，公章管理部门应进行登记备案，记录公章停用的原因、日期等信息。2.公章停用后，应由公司行政管理部门发布停用通知，明确公章停用的相关事项。3.停用的公章应及时收回，并妥善保管，防止公章被误用或丢失。（三）销毁程序1.对于需要销毁的公章，应由公章管理部门提出申请，经公司法定代表人批准后，按照国家有关规定进行销毁。2.公章销毁时，应指定专人负责监销，确保公章销毁彻底、安全。3.销毁完毕后，监销人应在《公章销毁登记表》上签字确认，并将销毁情况报告公司领导。六、监督与检查（一）监督机制1.公司设立公章管理监督小组，由公司行政管理部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，负责对公司公章管理制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组应定期对公司公章的保管、使用情况进行检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用公章给公司造成经济损失或其他不良影响的，责任人应承担相应的赔偿