企业内部公章管理制度

PAGE企业内部公章管理制度一、总则（一）目的为加强公司公章管理，规范公章使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司，公司全体员工在涉及公章使用的相关活动中均应遵守本制度。（三）定义本制度所称公章，是指公司正式对外使用的具有法律效力的各类印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等。二、公章的刻制与启用（一）刻制1.公司公章的刻制必须严格按照国家法律法规及相关规定进行。由公司行政部门统一负责办理公章刻制事宜，其他任何部门或个人不得擅自刻制公司公章。2.申请刻制公章时，需填写《公章刻制申请表》，详细注明公章名称、规格、用途等信息，并经公司法定代表人或授权代表签字批准。3.行政部门应选择具有合法资质的印章制作单位进行刻制，确保公章质量符合国家标准。在公章交付时，行政部门应严格核对印章的内容、规格、材质等与申请一致，并要求制作单位提供印章备案证明等相关文件。（二）启用1.新刻制的公章启用前，行政部门应进行登记备案，记录公章的启用时间、启用范围、保管人等信息。2.公章启用时，行政部门应在公司内部发布正式通知，明确告知各部门新公章的启用事宜，并要求各部门严格按照本制度规定使用公章。3.对于废止或不再使用的公章，行政部门应及时办理注销手续，并将注销情况进行登记备案。三、公章的保管（一）保管原则1.公司公章应实行专人保管制度，确保公章安全存放，防止丢失、被盗或滥用。2.公章保管人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守公司的保密制度，不得泄露公章保管及使用情况。（二）保管职责1.公司公章保管人负责公章的日常保管、使用登记、维护保养等工作。2.保管人应妥善保管公章，确保公章存放于安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。3.在公章使用期间，保管人不得擅自离岗，如因特殊情况需要暂时离开，应将公章交予公司指定的临时保管人员，并做好交接记录。（三）保管人员变更1.因工作调动、离职或其他原因需要变更公章保管人时，原保管人应及时将公章及相关资料移交给新保管人，并办理交接手续。2.交接手续应包括公章实物、使用登记册、印章备案证明等相关文件的核对与移交，并由双方签字确认。同时，公司行政部门应派人监交，确保交接过程的规范、准确。四、公章的使用（一）使用范围1.公司公章的使用范围应严格限定在公司授权的业务范围内，主要包括但不限于以下方面：各类合同、协议、文件、报表等的签署；对外报送的重要资料、证明文件等的加盖；公司营业执照、资质证书等相关证照的年检、变更等手续的办理；其他经公司法定代表人或授权代表批准需要加盖公章的事项。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公司公章。如因特殊情况需要先加盖公章的，必须经公司法定代表人或授权代表批准，并在盖章后及时填写相关内容，确保内容真实、准确。（二）使用流程1.用章申请各部门或个人需要使用公章时，应填写《公章使用申请表》，详细注明用章事项、用章文件名称、份数、用章时间等信息，并经部门负责人签字审核。涉及重大事项或金额较大的合同、协议等用章，还需经公司法定代表人或授权代表签字批准。2.用章审核行政部门收到《公章使用申请表》后，应按照本制度规定进行严格审核，重点审核用章事项是否符合公司业务范围、用章文件内容是否真实合法、手续是否齐全等。对于不符合规定的用章申请，行政部门应及时退回，并向申请人说明原因。3.用章登记经审核批准的用章申请，行政部门应进行详细的用章登记，记录用章时间、用章事项、用章文件名称、份数、申请人、批准人等信息。用章登记册应妥善保管，以备查阅。4.公章加盖公章保管人应根据用章登记情况，在规定的文件上加盖公章，并确保印章加盖清晰、端正，位置准确。加盖公章后，保管人应在用章文件上注明“已盖章”字样，并签字确认。5.用章归还用章完毕后，申请人应及时将用章文件归还行政部门，并办理归还手续。行政部门应核对归还文件的内容、份数等与用章登记一致后，在《公章使用申请表》上注明“已归还”字样。（三）特殊情况用章1.如遇紧急情况需要立即加盖公章，但无法按照正常流程办理审批手续时，申请人应电话请示公司法定代表人或授权代表，经同意后可先行加盖公章，但事后必须及时补办审批手续。2.对于异地用章的情况，原则上应通过邮寄、传真等方式将用章文件寄回公司办理盖章手续。如因特殊原因确需在异地用章的，必须经公司法定代表人或授权代表批准，并采取必要的安全措施确保公章使用的安全。五、公章的监督与检查（一）监督职责1.公司行政部门负责对公章的保管、使用情况进行日常监督检查，确保公章使用符合本制度规定。2.公司审计部门负责对公章使用情况进行定期审计，重点检查公章使用的合法性、合规性以及用章登记等相关制度的执行情况。（二）检查内容1.公章保管情况，包括保管人是否严格履行保管职责、公章存放是否安全等；2.公章使用流程执行情况，包括用章申请、审核、登记、加盖、归还等环节是否规范；3.用章文件的合法性、真实性，是否存在违规用章行为；4.用章登记册的记录是否完整、准确，与实际用章情况是否一致。（三）问题处理1.对于在监督检查过程中发现的问题，行政部门应及时下达整改通知，要求相关责任人限期整改。2.如发现违规用章行为，公司将视情节轻重给予相关责任人严肃处理，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等，并依法追究其法律责任。3.对于因公章保管不善、使用不当等原因给公司造成损失的，公司将要求相关责任人承担相应的赔偿责任。六、