乡镇单位内部采购制度

PAGE乡镇单位内部采购制度一、总则（一）目的为了加强乡镇单位内部采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，节约采购资金，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇单位内部各部门、各下属机构的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商的合法权益。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.保密性原则：对于采购过程中涉及的商业秘密、技术秘密等信息，应予以保密。二、采购组织与职责（一）采购决策机构乡镇单位应成立采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由单位主要领导、分管领导及相关部门负责人组成，其职责包括：1.审议采购制度、采购计划和采购预算。2.审批采购项目的采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构乡镇单位应明确具体的采购执行部门，负责采购项目的组织实施。采购执行部门的职责包括：1.根据采购需求，编制采购计划和采购文件。2.组织采购活动，包括发布采购信息、接受供应商报名、组织开标评标等。3.与供应商签订采购合同，并负责合同的履行和监督。4.整理和归档采购文件，建立采购档案。（三）采购监督机构乡镇单位应设立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组由单位纪检监察部门、财务部门及相关业务部门人员组成，其职责包括：1.监督采购制度的执行情况。2.审查采购文件和采购合同的合法性、合规性。3.参与开标评标活动，监督采购过程的公正性。4.受理供应商的质疑和投诉，调查处理采购活动中的违规行为。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各部门应根据本部门的工作需要和年度工作计划，编制本部门的采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购执行部门应汇总各部门的采购预算，编制乡镇单位年度采购预算草案，并报采购领导小组审议。3.采购领导小组审议通过后的年度采购预算草案，报乡镇单位财务部门审核，经单位主要领导批准后执行。（二）采购计划制定1.采购执行部门应根据年度采购预算和实际工作需要，制定季度采购计划和月度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划应报采购领导小组备案。采购执行部门应严格按照采购计划组织采购活动，不得擅自变更采购计划。如因特殊情况需要变更采购计划，应报采购领导小组批准。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、有较多供应商可供选择的采购项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的采购项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的采购项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，或者不能事先计算出价格总额的采购项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的采购方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的采购项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购文件编制与发布（一）采购文件编制1.采购执行部门应根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购文件应按照相关法律法规和行业标准进行编制，不得含有歧视性、倾向性条款，不得设置不合理的资格条件和技术参数。（二）采购文件发布1.采用公开招标方式的采购项目，采购执行部门应在规定的媒体上发布采购公告。采购公告应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.采用邀请招标方式的采购项目，采购执行部门应向符合资格条件的供应商发出采购邀请书。采购邀请书应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。3.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的采购项目，采购执行部门应向符合资格条件的供应商发出采购文件。采购文件应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、供应商资格条件、采购文件获取方式、响应文件编制要求、谈判时间及地点、单一来源采购协商时间及地点、询价时间及地点等内容。六、供应商选择与管理（一）供应商资格条件1.乡镇单位应根据采购项目的特点和要求，制定供应商资格条件。供应商资格条件应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩证明、财务状况等内容。2.供应商资格条件应符合相关法律法规和行业标准的要求，不得设置不合理的资格条件，限制或者排斥潜在供应商。（二）供应商选择程序1.采购执行部门应按照采购文件规定的供应商资格条件，对报名参加采购项目的供应商进行资格审查。资格审查合格的供应商，方可参加采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式的采购项目，采购执行部门应组织开标评标活动。开标评标活动应按照采购文件规定的评标标准进行，评标委员会应根据评标标准对供应商的投标文件进行评审，推荐中标候选人。3.采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的采购项目，采购执行部门应组织谈判、协商、询价活动。谈判、协商、询价活动应按照采购文件规定的程序进行，采购执行部门应根据谈判、协商、询价结果，确定成交供应商。（三）供应商管理1.乡镇单位应建立供应商档案，对供应商的基本情况、业绩表现、诚信记录等进行记录和管理。2.采购执行部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价，评价结果作为供应商选择和管理的重要依据。3.对于出现严重质量问题、交货期延误、售后服务不到位等情况的供应商，乡镇单位应采取相应的处罚措施，如暂停合作、取消供应商资格等。七、采购合同签订与履行（一）采购合同签订1.采购执行部门应在确定成交供应商后，及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应包括采购项目名称、采购内容、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、质量保证、售后服务等内容。2.采购合同应按照相关法律法规和行业标准进行签订，合同条款应明确、具体、合法、合规，不得含有歧义性条款。3.采购合同签订后，采购执行部门应将采购合同副本送采购监督小组备案。（二）采购合同履行1.采购执行部门应督促成交供应商按照采购合同约定履行义务，及时组织验收。验收内容包括货物的规格型号、数量、质量、性能等，工程的质量、进度、安全等，服务的标准、质量、效果等。2.采购执行部门应按照采购合同约定的付款方式，及时支付采购资金。付款时，采购执行部门应审核供应商提交的付款申请、发票、验收报告等资料，确保付款依据充分、手续齐全。3.如成交供应商未按照采购合同约定履行义务，采购执行部门应按照合同约定追究其违约责任。如因供应商违约给乡镇单位造成损失的，采购执行部门应要求供应商赔偿损失。八、采购验收与结算（一）采购验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收人员应包括采购执行部门人员、使用部门人员、技术专家等。2.验收人员应按照采购合同约定的验收标准和方法，对采购项目进行验收。验收合格的，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，验收人员应出具验收整改意见，要求供应商限期整改。3.采购执行部门应将验收报告送采购监督小组备案。验收报告应包括采购项目名称、采购内容、规格型号、数量、质量、验收情况、验收结论等内容。（二）采购结算1.采购项目验收合格后，采购执行部门应按照采购合同约定的付款方式，及时办理采购结算手续。采购结算手续应包括供应商提交的付款申请、发票、验收报告等资料的审核，付款凭证的开具等。2.采购执行部门应将采购结算情况送财务部门审核。财务部门应按照财务管理制度的要求，对采购结算情况进行审核，确保采购资金支付合法、合规、准确。3.财务部门应根据审核后的采购结算情况，及时支付采购资金。采购资金支付应通过银行转账等方式进行，不得支付现金。九、采购档案管理（一）采购档案内容采购档案应包括采购项目的采购文件、采购合同、投标文件、开标评标记录、谈判协商记录、询价记录、验收报告、付款凭证等资料。（二）采购档案整理与归档1.采购执行部门应在采购项目完成后，及时整理采购档案资料，并按照档案管理的要求进行分类、编号、装订。2.采购执行部门应将整理好的采购档案资料送单位档案管理部门归档。档案管理部门应按照档案管理制度的要求，对采购档案进行妥善保管，确保档案资料的完整性和安全性。（三）采购档案查阅与借阅1.因工作需要查阅采购档案的，查阅人员应填写查阅申请表，经采购执行部门负责人批准后，方可查阅。查阅申请表应包括查阅人员姓名、查阅时间、查阅内容、查阅目的等内容。2.因工作需要借阅采购档案的，借阅人员应填写借阅申请表，经采购执行部门负责人和单位档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅申请表应包括借阅人员姓名、借阅时间、借阅内容、借阅目的、归还时间等内容。3.查阅和借阅采购档案时，查阅和借阅人员应遵守档案管理部门的规定，不得擅自涂改、损坏、丢失档案资料。查阅和借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行核对，确保档案资料完整无损。十、监督与检查（一）内部监督1.采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购制度的执行情况、采购文件的编制与发布情况、供应商选择与管理情况、采购合同签订与履行情况、采购验收与结算情况、采购档案管理情况等。2.采购监督小组在监督检查过程中，发现采购活动存在违规行为的，应及时提出整改意见，要求采购执行部门限期整改。采购执行部门应按照整改意见进行整改，并将整改情况及时报告采购监督小组。（二）外部监督1.乡镇单位应接受财政、审计、监察等部门的监督检查，如实提供采购活动的相关资料和情况。2.对于财政、审计、监察等部门提出的监督检查意见，乡镇单位应认真落实，及时整改，并将整改情况及时报告相关部门。十一、违规处理（一）供应商违规处理1.供应商在采购活动中存在提供虚假材料、串通投标、恶意低价中标、不履行采购合同等违规行为的，乡镇单位应按照采购文件规定的处罚措施进行处理，如取消供应商资格、没收投标保证金、罚款等。2.对于供应商的违规行为，乡镇单位应及时向财政、审计、监察等部门报告，并配合相关部门进行调查处理。（二）采购执行部门