学校内部采购管理制度

PAGE学校内部采购管理制度一、总则（一）目的为了加强学校内部采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位在教学、科研、行政、后勤等活动中进行的货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和政策要求，遵守学校的各项规章制度。2.公开、公平、公正原则：采购过程应当公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购当事人应当诚实守信，严格履行合同约定，自觉维护学校利益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购工作领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，其主要职责包括：1.审议学校采购管理制度、采购计划和采购预算。2.审定采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，作为采购执行机构，负责具体采购工作的组织实施。采购部门的主要职责包括：1.贯彻执行学校采购管理制度和采购工作领导小组的决策。2.制定采购工作流程和操作规范。3.编制采购计划，组织采购活动，签订采购合同。4.负责采购项目的验收工作。5.建立采购档案，做好采购信息统计和分析工作。（三）采购需求部门采购需求部门负责提出采购需求，参与采购文件编制、供应商选择、合同签订等采购环节，并配合采购部门做好采购项目的验收工作。其主要职责包括：1.根据教学、科研、行政、后勤等工作需要，提出采购需求。2.对采购需求进行论证和审核，确保需求的合理性和准确性。3.参与采购文件的编制，提供技术参数、规格要求等相关资料。4.协助采购部门进行供应商选择和考察，参与采购谈判。5.负责采购项目的验收工作，对验收结果负责。（四）监督部门学校设立监察审计部门，对采购活动进行全过程监督。监察审计部门的主要职责包括：1.监督检查采购活动是否符合法律法规、政策要求和学校规章制度。2.受理对采购活动的投诉和举报，调查处理采购活动中的违规违纪行为。3.对采购项目进行审计，评价采购资金使用效益和采购活动的合规性。三、采购预算管理（一）预算编制采购需求部门应当根据教学、科研、行政、后勤等工作需要，结合学校财力状况，编制年度采购预算。采购预算应当明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照学校规定的预算编制程序进行申报和审核。（二）预算执行采购部门应当严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算的，应当按照学校规定的预算调整程序进行申报和审批。（三）预算监督监察审计部门应当加强对采购预算执行情况的监督检查，确保采购预算严格执行。对违反采购预算管理规定的行为，应当依法依规进行处理。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式采购。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机抽取三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式采购：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向三家以上潜在的供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请采购需求部门应当根据教学、科研、行政、后勤等工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、技术参数、规格要求、采购时间等内容，并提交相关证明材料。采购申请表应当经部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批采购部门收到采购申请表后，应当对采购项目的必要性、可行性、合规性等进行审核，并按照学校规定的采购审批程序进行申报和审批。采购金额较小的采购项目，由采购部门负责人审批；采购金额较大的采购项目，应当报采购工作领导小组审批。（三）采购文件编制采购部门根据采购项目的特点和要求，编制采购文件。采购文件应当包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购文件格式、评标标准、合同条款等内容。采购文件应当符合法律法规和政策要求，明确采购项目的技术规格、质量标准、商务条款等实质性要求。（四）供应商选择与采购谈判采购部门应当按照采购文件规定的程序和方法，选择供应商。对于公开招标、邀请招标项目，应当发布招标公告或投标邀请书，组织开标、评标、定标；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，应当组织谈判小组或询价小组，与供应商进行谈判或询价。采购部门应当对供应商的资格条件、信誉状况、产品质量、价格水平、售后服务等进行综合评价，选择最优供应商。（五）合同签订采购部门应当与中标、成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容，并按照法律法规和政策要求办理合同备案手续。采购合同签订后，双方应当严格履行合同约定，不得擅自变更或解除合同。（六）采购验收采购项目完成后，采购需求部门应当组织相关人员对采购项目进行验收。验收人员应当按照采购合同和采购文件的要求，对采购项目的数量、质量、规格、型号等进行逐一核对，确保采购项目符合要求。验收合格后，验收人员应当签署验收报告。采购部门应当将验收报告存档备案。六、采购合同管理（一）合同签订采购部门应当与中标、成交供应商签订书面采购合同。采购合同应当明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容，并按照法律法规和政策要求办理合同备案手续。采购合同签订后，双方应当严格履行合同约定，不得擅自变更或解除合同。（二）合同履行采购部门应当跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况、售后服务等情况。如发现供应商存在违约行为，应当及时采取措施，要求供应商限期整改或承担违约责任。采购需求部门应当配合采购部门做好采购合同的履行工作，及时提供相关资料和信息。（三）合同变更与解除如因特殊情况需要变更或解除采购合同的，采购部门应当与供应商协商一致，并签订书面协议。变更或解除采购合同应当按照法律法规和政策要求办理相关手续。（四）合同纠纷处理如在采购合同履行过程中发生纠纷，采购部门应当及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。采购部门应当及时收集、整理合同纠纷处理过程中的相关证据材料，维护学校的合法权益。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应当包括采购项目的采购申请、采购审批文件、采购文件、采购合同、采购验收报告、供应商资质证明文件、采购活动记录等相关资料。（二）档案整理与归档采购部门应当按照档案管理的要求，对采购档案进行整理和归档。采购档案应当分类存放，便于查阅和管理。采购档案应当保存一定期限，具体期限按照学校规定执行。（三）档案查阅与借阅因工作需要查阅或借阅采购档案的，应当按照学校档案管理的规定办理相关手续。查阅或借阅采购档案应当严格遵守保密制度，不得擅自复制、传播或泄露采购档案内容。八、监督与考核（一）监督检查监察审计部门应当加强对采购活动的监督检查，定期或不定期对采购项目进行检查和审计。监督检查的内容包括采购活动是否符合法律法规、政策要求和学校规章制度，采购程序是否规范，采购文件是否合规，采购合同是否履行等。（二）投诉处理任何单位和个人对采购活动中的违规违纪行为有权向监察审计部门投诉和举报。监察审计部门应当及时受理投诉和举报，并进行调查处理。对经查实的违规违纪行为，应当依法依规进行处理，并追