企业内部询价制度

PAGE企业内部询价制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司内部询价流程，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资及服务的质量，满足公司生产经营需求。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门因生产、经营、管理等活动需要进行的物资采购、服务采购等询价行为。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保询价活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：询价信息、过程及结果应在规定范围内公开，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证物资及服务质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价流程（一）需求提出1.各部门根据生产经营计划、项目需求等，填写《询价申请表》，详细说明所需物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容。2.《询价申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购部门审核1.采购部门收到《询价申请表》后，对需求的合理性、必要性进行审核。2.如发现需求不合理或与公司实际情况不符，采购部门应与申请部门沟通，提出修改意见或建议，直至需求明确、合理。（三）询价准备1.采购部门根据审核通过的《询价申请表》，确定询价范围，收集相关物资或服务的市场信息，包括供应商名单、产品价格、质量情况、售后服务等。2.制定询价文件，询价文件应包括询价函、报价表、技术规格要求、合同条款等内容。询价函应明确询价项目的基本情况、报价要求、交货时间、付款方式等；报价表应提供详细的物资或服务清单及价格明细；技术规格要求应准确描述所需物资或服务的技术参数、质量标准等；合同条款应明确双方的权利义务、违约责任等。（四）询价发出1.采购部门将询价文件以书面或电子形式发送给选定的供应商。在发送询价文件时，应确保供应商能够清楚了解询价项目的要求，并告知供应商报价截止时间。2.对于重要物资或服务的询价，采购部门可组织供应商进行现场答疑会，解答供应商对询价文件的疑问。（五）供应商报价1.供应商应在规定的报价截止时间前，将密封的报价文件提交至采购部门。报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、售后服务承诺等内容。2.采购部门应对供应商的报价文件进行初步审查，检查报价文件的完整性、准确性，以及技术规格偏离情况、售后服务承诺等内容是否符合要求。（六）询价评审1.采购部门组织成立询价评审小组，成员包括采购部门相关人员、技术部门相关人员、财务部门相关人员等。必要时，可邀请外部专家参与评审。2.询价评审小组对供应商的报价文件进行详细评审，评审内容包括价格、技术规格、质量保证、售后服务、信誉等方面。3.评审小组根据评审标准对各供应商的报价进行综合评分，推荐得分最高的供应商为中标候选人。评审标准应在询价文件中明确规定，可根据不同物资或服务的特点，设置价格、技术、质量、服务等方面的权重。（七）结果确定1.采购部门将询价评审结果报公司领导审批。公司领导根据评审结果及公司实际情况，确定最终的供应商及采购价格。2.采购部门向中标供应商发出《中标通知书》，同时将询价结果通知未中标供应商。（八）合同签订1.采购部门与中标供应商按照《中标通知书》的要求，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，应及时将合同副本提交至相关部门备案。三、询价文件编制要求（一）内容完整性询价文件应涵盖询价项目的所有关键信息，确保供应商能够全面了解询价要求，包括但不限于物资或服务的详细描述、技术规格、质量标准、交货时间、交货地点、包装要求、验收标准、售后服务等。（二）准确性技术规格要求应准确无误，避免模糊或歧义性表述，以保证供应商报价的准确性和可比性。对于关键技术参数，应提供详细的数值范围或明确的技术指标。（三）清晰性文件格式应规范统一，文字表述应清晰易懂，避免使用过于专业或生僻的词汇。询价函、报价表等内容应排版整齐，便于供应商阅读和填写。（四）合法性询价文件中的条款应符合国家法律法规及相关行业标准，不得设置不合理的限制条件或歧视性条款，确保询价活动的合法性和公平性。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集潜在供应商的基本信息、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等资料。2.根据询价项目的要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的供应商进行询价。对于新的采购项目，可通过市场调研、行业推荐、供应商自荐等方式拓展供应商资源。3.在选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、资质、生产能力、技术水平、价格优势、售后服务等因素，确保选择的供应商能够满足公司的采购需求。（二）供应商评估1.采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同执行情况等方面。2.评估方式可采用实地考察、问卷调查、数据分析、客户反馈等多种形式。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.对于优秀供应商，可给予更多合作机会，并在采购价格、付款方式等方面给予一定优惠；对于不合格供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励，如颁发荣誉证书、给予采购份额倾斜、提供培训机会等，以提高供应商的积极性和合作意愿。2.同时，建立供应商约束机制，对于违反合同约定、产品质量不合格、交货期延误等情况的供应商，应按照合同约定追究其违约责任，如扣除货款、要求赔偿损失等，情节严重的可终止合作关系。五、询价过程监督（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对询价过程进行定期审计和监督，检查询价流程是否合规、询价文件是否规范、评审过程是否公正、结果是否合理等。2.审计部门应定期向公司管理层汇报询价审计情况，对于发现的问题及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）投诉处理1.公司设立询价投诉渠道，接受公司内部员工对询价过程中违规行为的投诉。投诉渠道应包括投诉邮箱、投诉电话等，并向全体员工公开。2.对于收到的投诉，采购部门应及时进行调查核实。如投诉属实，应按照公司规定对相关