中心校内部合同管理制度

PAGE中心校内部合同管理制度一、总则（一）目的为加强中心校内部合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护中心校合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合中心校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于中心校与校内各部门、教职工以及校外单位、个人签订的各类合同，包括但不限于教学合作合同、科研项目合同、物资采购合同、服务外包合同、租赁合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规，符合行业规范。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商订立合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同管理机构及职责（一）合同管理领导小组成立以中心校校长为组长，副校长为副组长，各职能部门负责人为成员的合同管理领导小组。其主要职责为：1.审议合同管理制度、重大合同事项及合同管理工作中的重大问题。2.监督合同管理制度的执行情况，协调解决合同管理工作中的争议和纠纷。（二）合同管理部门中心校设立合同管理部门，负责合同的统一归口管理。其职责如下：1.制定和完善合同管理制度，并组织实施。2.参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程管理。3.建立合同台账，对合同进行分类登记、统计分析，及时掌握合同履行情况。4.负责合同档案的整理、归档、保管和查阅工作。5.协助处理合同纠纷，参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼活动。（三）合同承办部门各部门为合同承办部门，负责本部门职责范围内合同的起草、谈判、履行等具体工作，并配合合同管理部门做好合同管理相关工作。其主要职责为：1.负责合同项目的前期调研、论证，提出合同签订的必要性和可行性报告。2.按照合同管理部门的要求，起草合同文本，并确保合同条款合法、合规、明确、具体。3.负责与合同对方当事人进行谈判，收集、审查对方当事人的主体资格、资质证书、履约能力等相关资料。4.负责合同的履行，及时解决合同履行过程中出现的问题，并向合同管理部门报告合同履行情况。5.负责合同变更、解除等事项的提出和办理，并配合合同管理部门做好相关工作。三、合同的签订（一）合同签订流程1.合同承办部门根据工作需要，提出签订合同的申请，填写《合同签订申请表》，详细说明合同项目名称、内容、对方当事人基本情况、合同金额、履行期限等信息，并附相关资料。2.合同承办部门将《合同签订申请表》及相关资料提交合同管理部门进行初审。合同管理部门对合同项目的合法性、必要性、可行性以及合同条款的完整性、准确性等进行审查，并提出初审意见。初审通过后，报合同管理领导小组审议。3.合同管理领导小组对合同进行审议，作出是否签订合同的决定。对于重大合同事项，应进行集体研究讨论，并形成书面决议。4.合同承办部门根据合同管理领导小组的决定，与合同对方当事人进行谈判，协商拟定合同条款。谈判过程中，应充分考虑双方的权利义务、风险防范等因素，确保合同条款公平合理、切实可行。5.合同条款协商一致后，合同承办部门负责起草合同文本。合同文本应使用规范的语言文字，明确表述双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。合同文本应一式多份，双方当事人各执一份，中心校合同管理部门留存一份，其他相关部门根据需要留存。6.合同承办部门将起草好的合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应重点对合同的合法性、合规性、完整性、准确性等进行审核，并提出审核意见。审核通过后，报中心校领导审批。7.中心校领导对合同进行审批。审批通过后，合同承办部门与合同对方当事人签订合同，并加盖中心校公章或合同专用章。（二）合同签订要求1.合同当事人应具备相应的民事行为能力和履约能力。合同承办部门在签订合同前，应对合同对方当事人的主体资格、资质证书、经营范围、信用状况等进行审查，并要求对方当事人提供相关证明材料。2.合同条款应符合法律法规和行业标准的要求，明确、具体、清晰，避免模糊不清或歧义条款。合同中应约定双方的权利义务、违约责任、解决争议的方法等主要条款，确保合同具有可操作性和可执行性。3.合同签订应采用书面形式，合同文本应使用统一格式，由合同承办部门负责打印、填写，并确保字迹清晰、内容完整。合同文本不得随意涂改，如需修改，应经双方当事人协商一致，并在修改处加盖双方公章或签字确认。4.合同签订过程中，应严格按照规定的审批程序进行，未经审批的合同不得签订。合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本提交合同管理部门进行备案，并将合同原件交档案室归档保管。四、合同的履行（一）履行要求1.合同承办部门应按照合同约定全面履行自己的义务，及时、准确地完成合同约定的各项工作任务。在履行合同过程中，应严格遵守法律法规和合同约定，不得擅自变更或解除合同。2.合同承办部门应建立合同履行台账，详细记录合同履行情况，包括合同签订时间、履行期限、履行进度、付款情况、验收情况等。合同履行台账应定期更新，确保数据真实、准确、完整。3.合同履行过程中，如发现对方当事人未按照合同约定履行义务，合同承办部门应及时与对方当事人沟通协商，要求对方当事人履行义务，并采取相应的措施防止损失扩大。如协商不成，应及时向合同管理部门报告，寻求解决方案。（二）付款管理1.合同付款应严格按照合同约定的付款方式、付款期限进行。合同承办部门应根据合同履行情况，填写《合同付款申请表》，详细说明付款事由、付款金额、付款方式、收款单位等信息，并附相关证明材料。2.《合同付款申请表》经合同承办部门负责人签字后，提交合同管理部门进行审核。合同管理部门对付款申请的真实性、合法性、准确性进行审核，并提出审核意见。审核通过后，报中心校领导审批。3.中心校领导对付款申请进行审批。审批通过后，财务部门按照审批意见办理付款手续。财务部门在付款前，应核对合同条款、付款申请、发票等相关资料，确保付款依据充分、手续齐全。（三）验收管理1.合同履行完毕后，合同承办部门应及时组织验收。验收应按照合同约定的验收标准、验收程序进行，确保合同标的符合要求。验收合格后，合同承办部门应填写《合同验收单》，详细记录验收情况，包括验收时间、验收地点、验收人员、验收内容及结果等信息，并由验收人员签字确认。2.《合同验收单》经合同承办部门负责人签字后，提交合同管理部门进行备案。合同管理部门应将验收情况与合同履行情况进行核对，确保合同履行完毕且验收合格。五、合同的变更、解除与终止（一）变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化，需要变更合同条款的，合同承办部门应及时与合同对方当事人协商，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的权利义务等事项，并经合同管理部门审核、中心校领导审批。2.合同变更协议签订后，合同承办部门应将变更协议副本提交合同管理部门进行备案，并按照变更后的合同条款履行义务。（二）解除1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除事由，需要解除合同的，合同承办部门应及时与合同对方当事人协商，并签订书面的合同解除协议。合同解除协议应明确解除的原因、解除的时间、双方的权利义务等事项，并经合同管理部门审核、中心校领导审批。2.合同解除协议签订后，合同承办部门应将解除协议副本提交合同管理部门进行备案，并按照解除协议的约定办理相关手续。（三）终止1.合同履行期限届满或合同约定的终止条件成就时，合同自动终止。合同承办部门应及时通知合同对方当事人，并办理相关终止手续。2.合同终止后，合同承办部门应按照合同约定和相关法律法规办理结算、清理等事项，并将合同履行情况及终止情况向合同管理部门报告。合同管理部门应将合同终止情况进行登记备案，并对合同档案进行整理归档。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同承办部门在签订合同前，应充分了解合同对方当事人的情况，对合同条款进行认真审查，避免因合同条款不明确、不完整等原因引发纠纷。2.在合同履行过程中，合同承办部门应严格按照合同约定履行义务，及时与合同对方当事人沟通协调，解决合同履行过程中出现的问题，避免纠纷的发生。3.合同管理部门应加强对合同签订、履行等过程的监督管理，定期对合同履行情况进行检查，及时发现和纠正合同履行过程中存在的问题，预防合同纠纷的发生。（二）纠纷处理1.合同发生纠纷时，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并积极与合同对方当事人协商解决。协商解决纠纷时，应遵循平等、自愿、公平、公正的原则，充分听取对方当事人的意见，寻求双方都能接受的解决方案。2.如协商不成，合同承办部门应在规定的时间内收集相关证据材料，向合同管理部门提交《合同纠纷处理申请表》，详细说明纠纷的情况、争议焦点、处理建议等信息，并附相关证据材料。合同管理部门应及时组织相关人员对纠纷情况进行调查分析，提出处理意见，并报合同管理领导小组审议。3.合同管理领导小组根据合同管理部门的处理意见，作出是否通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决纠纷的决定。对于重大合同纠纷事项，应进行集体研究讨论，并形成书面决议。4.如决定通过协商、调解方式解决纠纷，合同承办部门应积极与合同对方当事人进行协商、调解，争取达成和解协议。如决定通过仲裁或诉讼方式解决纠纷，合同承办部门应按照相关法律法规的规定，及时委托律师或其他专业机构代理仲裁或诉讼活动，并配合做好相关工作。七、合同档案管理（一）档案收集合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本及相关资料整理齐全，提交合同管理部门进行归档保管。合同文本包括合同正本、副本、补充协议、变更协议、解除协议等；相关资料包括合同对方当事人的主体资格证明、资质证书、授权委托书、谈判记录、会议纪要、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理合同管理部门应按照合同类别、签订时间等顺序对合同档案进行整理，编制合同档案目录，确保合同档案资料齐全、完整、有序。（三）档案保管合同档案应妥善保管，存放于专门的档案室或档案柜中，并配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。合同档案保管期限应按照国家法律法规及中心校相关规定执