司法局内部合同管理制度

PAGE司法局内部合同管理制度一、总则（一）目的为加强司法局内部合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护司法局合法权益，依据相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于司法局在履行职能过程中签订的各类合同，包括但不限于法律服务合同、物资采购合同、项目合作合同、租赁合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规和政策规定，确保合同合法有效。2.审慎严谨原则在合同签订前，应对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分审查，对合同条款进行认真审核，防范合同风险。3.职责明确原则明确合同管理各环节的职责分工，确保合同管理工作有序进行。4.全程管控原则对合同的全过程进行管理，包括合同签订前的调研、谈判、起草，签订后的履行、监督、变更、终止等，确保合同全面履行。二、合同管理机构及职责（一）合同管理领导小组成立以司法局局长为组长，副局长为副组长，各相关科室负责人为成员的合同管理领导小组。其主要职责是：1.研究制定合同管理制度和重大合同管理决策。2.协调解决合同管理中的重大问题。3.对重大合同进行审核把关。（二）合同管理部门司法局办公室为合同管理部门，负责合同管理的日常工作。其主要职责是：1.负责合同管理制度的组织实施和监督检查。2.统一归口管理各类合同文本，建立合同台账。3.参与合同的调研、谈判、起草等工作。4.负责合同的审核、会签、编号、盖章、归档等工作。5.监督合同的履行情况，协调解决合同履行中的问题。6.负责合同纠纷的处理和诉讼工作。（三）合同承办部门各科室为合同承办部门，负责本科室职责范围内合同的起草、谈判、履行等工作，并指定专人作为合同承办人。其主要职责是：1.负责合同项目的调研、可行性分析等前期工作。2.按照本制度规定的程序，起草合同文本，组织谈判，提出签订合同的建议。3.负责合同的履行，及时向合同管理部门通报履行情况。4.负责合同履行过程中出现问题的处理和反馈。5.配合合同管理部门做好合同纠纷的处理和诉讼工作。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同承办部门根据工作需要，开展合同项目的调研、谈判等前期工作。在调研和谈判过程中，应收集对方的主体资格、信用状况、履约能力等相关资料。2.合同承办部门起草合同文本，合同文本应符合法律法规和政策要求，条款明确、具体、严谨，避免出现模糊不清、歧义等问题。3.合同承办部门将起草好的合同文本提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应从合同的合法性、合规性、完整性、可行性等方面进行审核，并提出修改意见。4.合同承办部门根据合同管理部门的审核意见，对合同文本进行修改完善。修改后的合同文本经合同承办部门负责人签字后，再次提交合同管理部门审核。5.合同管理部门审核通过后，合同文本提交司法局领导审批。重大合同需提交合同管理领导小组审议。6.经领导审批同意后，合同承办部门与合同对方签订合同。签订合同应使用统一的合同文本，合同文本应一式多份，确保双方各执一份，并报合同管理部门备案。（二）合同主体资格审查1.合同承办部门在签订合同前，应对合同对方的主体资格进行审查。审查内容包括：对方是否具有独立的法人资格、是否具备相应的经营范围、是否持有有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照。2.对于自然人作为合同对方的，应审查其身份证件、授权委托书等相关证明文件，确保其具有完全民事行为能力和签订合同的合法授权。3.合同承办部门应通过信用信息公示系统、中国执行信息公开网等渠道，查询合同对方的信用状况，包括是否存在失信记录、被列入经营异常名录、严重违法失信企业名单等情况。对于信用状况不良的合同对方，应谨慎签订合同。（三）合同条款审核1.合同管理部门应重点对合同的主要条款进行审核，包括合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等。2.审核合同条款应确保条款明确、具体，具有可操作性，避免出现模糊不清、歧义等问题。对于涉及金额较大、风险较高的合同条款，应进行重点审核。3.合同条款应符合法律法规和政策要求，不得损害国家利益、社会公共利益和司法局的合法权益。对于合同中涉及的特殊条款、格式条款等，应进行合法性审查。四、合同履行管理（一）合同履行跟踪1.合同承办部门负责合同的履行工作，应按照合同约定的时间、地点、方式等要求，全面履行合同义务。2.合同承办部门应建立合同履行台账，详细记录合同的履行情况，包括合同的签订时间、履行期限、履行进度、付款情况、验收情况等。3.合同承办部门应定期向合同管理部门通报合同履行情况，及时反馈合同履行过程中出现的问题。对于重大合同履行情况，应及时向司法局领导报告。（二）合同变更管理1.合同履行过程中，如需变更合同条款，合同承办部门应及时与合同对方协商，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同承办部门将变更协议提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应按照合同签订审核程序，对变更协议进行审核，并报司法局领导审批。3.经领导审批同意后，合同承办部门与合同对方签订变更协议，并将变更协议报合同管理部门备案。（三）合同终止管理1.合同履行完毕后，合同承办部门应及时办理合同终止手续。合同终止手续包括合同验收、款项结算、文件归档等。2.合同承办部门应组织相关人员对合同履行情况进行验收，验收合格后出具验收报告。验收报告应作为合同终止的重要依据。3.合同承办部门应按照合同约定，及时与合同对方办理款项结算手续。款项结算应严格按照财务制度进行，确保资金安全。4.合同履行完毕后，合同承办部门应将合同文本、变更协议、验收报告、款项结算凭证等相关文件资料整理归档，交合同管理部门统一保管。五、合同纠纷管理（一）纠纷预防1.合同承办部门在签订合同前，应充分了解合同对方的履约能力和信用状况，对合同条款进行认真审核，避免因合同条款不完善、约定不明确等原因引发合同纠纷。2.在合同履行过程中，合同承办部门应严格按照合同约定履行义务，及时与合同对方沟通协调，解决合同履行过程中出现的问题，避免矛盾激化。3.合同管理部门应加强对合同履行情况的监督检查，及时发现合同履行过程中存在的问题，并督促合同承办部门采取措施加以解决。（二）纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，合同承办部门应及时向合同管理部门报告，并会同合同管理部门共同研究制定纠纷解决方案。2.纠纷解决方案应根据纠纷的性质、情节、影响等因素，采取协商、调解、仲裁、诉讼等方式进行处理。在处理纠纷过程中，应注重维护司法局的合法权益，尽量减少损失。3.对于涉及金额较大、影响较大的合同纠纷，应及时向司法局领导报告，并成立专门的纠纷处理小组，负责纠纷的处理工作。纠纷处理小组应制定详细的处理方案，明确处理流程和责任分工，确保纠纷得到妥善解决。4.在纠纷处理过程中，合同承办部门和合同管理部门应收集、整理相关证据材料，为纠纷的处理提供有力支持。六、合同档案管理（一）档案收集合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本、变更协议、验收报告、款项结算凭证等相关文件资料收集齐全，并移交合同管理部门。（二）档案整理合同管理部门应按照档案管理的要求，对收集到的合同文件资料进行整理、分类、编号，建立合同档案目录。合同档案应按照年度、类别等进行分类存放，便于查阅和管理。（三）档案保管合同管理部门应指定专人负责合同档案的保管工作，确保合同档案的安全。合同档案应存放在专门的档案柜中，并有防火、防潮、防虫、防盗等措施。（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅合同档案应在合同管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将合同档案带出指定地点。3.查阅人员应爱护合同档案，不得在合同档案上涂改、标记、污损等。如需复印合同档案，应经合同管理部门负责人批准，并按照规定办理复印手续。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.合同管理部门应定期对合同管理制度的执行情况进行监督检查，重点检查合同签订、履行、变更、终止等环节的合规性。2.监督检查可以采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。检查结束后，应形