内部询价管理制度及流程

PAGE内部询价管理制度及流程一、总则（一）目的为规范公司内部询价管理工作，确保采购活动的公平、公正、公开，提高采购效率，降低采购成本，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门在采购物资、服务等过程中涉及的内部询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保询价活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商，给予平等的机会，不偏袒任何一方，保证询价结果的公正性。3.公开透明原则：询价过程及结果应向相关部门和人员公开，接受监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高公司经济效益。二、询价管理职责分工（一）采购部门1.负责制定内部询价计划，明确询价项目、时间要求等。2.组织实施询价活动，包括发布询价文件、收集报价、组织评审等。3.与供应商进行沟通、谈判，确定最终采购供应商和采购价格。4.建立供应商档案，对供应商的报价、交货期、质量等情况进行记录和评估。（二）需求部门1.提出准确、详细的采购需求，包括物资规格、数量、质量要求、服务内容等。2.协助采购部门进行询价相关工作，如提供技术支持、参与供应商考察等。3.对采购物资或服务的质量、使用效果等进行验收，并反馈相关情况。（三）财务部门1.参与询价文件中涉及价格条款的审核。2.对采购成本进行核算和分析，提供财务方面的建议。3.负责采购资金的支付和管理，监督采购活动的资金使用情况。（四）审计部门1.对内部询价活动进行审计监督，检查询价过程是否合规、公正。2.对采购项目的成本效益进行审计评估，提出改进意见。三、询价流程（一）询价准备1.需求确认需求部门根据工作需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、售后服务等内容，并经部门负责人审核签字后提交给采购部门。2.制定询价文件采购部门根据需求部门提供的采购需求，编制《询价文件》。询价文件应包括以下内容：询价函：明确询价项目名称、编号、询价内容、报价要求、交货时间、地点等。采购需求明细：详细列出采购物资或服务的规格、型号、数量、质量标准等。报价表：提供统一的报价格式，要求供应商填写物资或服务的单价、总价、交货期等。供应商须知：说明询价活动的规则、供应商资格要求、报价有效期等。合同条款：初步拟定采购合同的主要条款，如付款方式、验收标准、违约责任等。3.确定询价供应商采购部门根据采购物资或服务的特点，通过多种渠道确定询价供应商名单。询价供应商应具备以下条件：具有合法经营资格，信誉良好。具备相应的生产、供应能力，能够满足采购需求。具有良好的财务状况，无不良记录。符合公司规定的其他资格要求。采购部门将询价文件发送给选定的供应商，并要求供应商在规定时间内进行报价。（二）报价收集与整理1.报价接收供应商在收到询价文件后，应按照要求填写报价表，并在规定的报价截止时间前将报价文件密封送达采购部门。采购部门对供应商的报价文件进行签收登记。2.报价整理采购部门对收集到的供应商报价进行整理，核对报价内容的完整性、准确性。对于不符合要求的报价，及时与供应商沟通，要求其补充或修正。（三）询价评审1.组建评审小组采购部门牵头，会同需求部门、财务部门等相关人员组成询价评审小组。评审小组应具备相关专业知识和经验，人数一般为三人以上单数。2.评审内容评审小组对供应商的报价、技术方案、售后服务、信誉等方面进行综合评审。评审要点如下：报价合理性：比较各供应商的报价，分析价格构成，判断报价是否合理。技术方案可行性：审查供应商提供的技术方案是否满足采购需求，技术指标是否符合要求。售后服务承诺：评估供应商的售后服务承诺，包括维修、保养、退换货等方面的内容。信誉状况：了解供应商的商业信誉、过往业绩等情况。3.评审方式评审小组可采用以下方式进行评审：综合评分法：根据各项评审内容设定相应的分值，对各供应商进行打分，得分最高者为中标候选人。最低价法：在满足采购需求的前提下，选择报价最低的供应商为中标候选人。4.评审记录评审小组应做好评审记录，记录评审过程、评审意见、各供应商的得分情况等。评审记录应作为采购决策的重要依据。（四）确定中标供应商1.结果公示采购部门根据评审小组的评审结果，确定中标供应商，并将中标结果在公司内部进行公示，公示期一般为[X]个工作日。公示期间，接受公司内部各部门和人员的监督，如有异议，可向采购部门提出。2.签订合同公示无异议后，采购部门与中标供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、付款方式、售后服务等内容。合同签订后，双方应严格履行合同约定。（五）采购验收1.验收准备需求部门在采购物资或服务到货前，应制定验收方案，明确验收标准、验收人员、验收时间等。验收人员应具备相关专业知识和技能，熟悉采购需求和合同要求。2.到货验收采购物资或服务到货后，需求部门按照验收方案进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等方面，以及服务的内容、质量、效果等方面。验收合格后，验收人员填写《验收报告》，经部门负责人签字确认。3.不合格处理如验收发现采购物资或服务存在质量问题或不符合合同要求，需求部门应及时通知采购部门，采购部门与供应商协商解决。供应商应按照合同约定进行整改或退换货，直至验收合格。如因供应商原因给公司造成损失的，公司有权追究供应商的违约责任。四、询价文件管理（一）文件编制询价文件应按照规范的格式和内容要求进行编制，确保文件内容完整、准确、清晰。文件编制过程中，应充分征求需求部门、财务部门等相关部门的意见，保证文件符合公司实际需求和相关法律法规要求。（二）文件审核询价文件编制完成后，应提交采购部门负责人进行审核。审核内容包括文件的完整性、准确性、合规性等方面。审核通过后的询价文件方可发送给供应商。（三）文件存档采购部门应将询价文件、供应商报价文件、评审记录、合同等相关资料进行整理归档，保存期限按照公司档案管理规定执行。存档资料应便于查询和追溯，为后续的采购活动提供参考依据。五、供应商管理（一）供应商选择采购部门应按照本制度规定的供应商选择标准，通过多种渠道选择合格的供应商。选择供应商时，应注重考察供应商的信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面，确保选择的供应商能够满足公司采购需求。（二）供应商评价采购部门应建立供应商评价机制，定期对供应商的表现进行评价。评价内容包括供应商的交货期、产品质量、售后服务、价格水平、合作配合等方面。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。1.优秀供应商：在各项评价指标中表现突出，能够长期稳定地为公司提供优质的物资或服务，合作良好。2.良好供应商：基本能够满足公司采购需求，在交货期、产品质量等方面表现较好，偶尔出现一些小问题，但能够及时解决。3.合格供应商：能够满足公司采购的基本要求，但在某些方面存在一定的不足，需要进一步改进。4.不合格供应商：在交货期、产品质量、售后服务等方面存在严重问题，不能满足公司采购需求，应停止合作。（三）供应商激励与淘汰1.激励措施对于评价为优秀的供应商，公司可给予以下激励措施：优先合作：在后续采购项目中，优先选择优秀供应商。价格优惠：根据实际情况，给予一定的价格优惠。表彰奖励：在公司内部进行表彰，给予一定的奖励。2.淘汰机制对于评价为不合格的供应商，采购部门应及时与其终止合作，并将其从供应商名单中删除。同时，对不合格供应商的不良行为进行记录，作为今后选择供应商的参考依据。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对内部询价活动进行审计，检查询价过程是否合规、公正，评审结果是否合理。2.公司内部设立举报邮箱和电话，接受员工对询价活动中违规行为的举报。对于举报内容，应及时进行调查核实，并根据调查结果进行