沟通基础及其礼礼仪 3

第八单元会议

沟通与礼仪沟·通·与·礼·仪课前思考从自己的参会体验出发，思考哪些因素会影响会议的效果。在会议中，与会者如何做才能够实现高效沟通？与会者应遵从哪些礼仪规范？123情景还原折磨人的会议董宇在创业初期抓住市场机遇，使自己的企业实现了快速发展，当企业营业额增长到10亿元的规模时，已经在全国建立了20多个分支机构，一支1000多人的营销队伍。这个企业在广大的地域分散作战，本应要求管理简化、指令清晰、步调一致、反应迅速、集中精力。但是，企业的管理模式并没有跟上企业自身的发展速度，没有得到及时调整，企业依旧沿袭以往的管理模式。例如，董宇在总部的时候喜欢随时召集各部门经理来开会，讨论企业产品的营销、生产和质量等问题。这样的会议事前并无规划，通常是由董宇按照自己的思路来决定会议的议题。这种毫无准备的会议常常打乱其他与会人员的工作计划，而且他们没有时间思考会议的议题，往往会议都结束了，他们还摸不着头脑，这就造成会议效果不佳，开完会后大家仍然不知道后续应该怎么安排工作。总部营销部的部门经理经常大吐苦水：“下班以后开会，经常一开就是五六个小时，开到深夜是常事……这样下来，不仅身体困乏，精神状态也不佳，会议没什么收获不说，还会影响第二天的正常工作。”请分析案例中的董宇在会议组织上存在哪些问题，以及他应该如何改进。目录CONTENTS组织会议专题一会议礼仪专题二专题一组织会议组织高效会议解析点1确定会议的必要性为了剔除那些不必要召开的会议，组织者可以尝试以下方法：●合并。●制订会议审批制度。●寻找替代方案。●会议取消。明确会议目的会议的目的通常为沟通、管理和决策。认真准备筹划●Why（为什么）：我们为什么要开会？●What（什么）：我们开会的内容是什么？●Who（谁）：会议的与会者、会议主持人、会议记录者等分别是谁？●When（时间）：会议的召开时间、召开时长、结束时间，以及下次会议召开的预计时间。●Where（地点）：会议的召开地点在哪里？在什么样的环境和场景下召开？●Preparing（准备）：针对会议要有充分的安排。组织高效会议解析点1做好会议记录会议应有一个准确、完整的记录，会议的各项决议要有具体执行人员及完成期限。会后追踪执行首先，检查要及时。其次，定期对会议贯彻的每个节点进行检查。最后，决策执行完毕后要进行及时的总结，该表扬的表扬，该处罚的处罚，确保会议有效性的贯彻落实。情景还原解析在“情景还原”板块中，董宇不注重会议效率，企业规模扩大，人数增加，却仍然沿袭着小企业开会的模式，所以出现很多问题，其实，像这种与会者地域分散的大企业应该要求管理简化、指令清晰、步调一致。首先应该衡量会议的必要性，如果一定要开，应该选择合适的会议方式，如网络视频会议；如果确实需要把团队成员集中在一起开会，也要考虑全面，做好准备工作，要让与会者明确会议目标，准备好会议议题的背景资料等。高效会议的必备要素解析点2清晰的会议目标会议目标指明了整个会议的方向。鉴于会议目标的重要性，会议目标通常以书面形式明确下来。合格的会议主持人●对于会议本身而言，会议主持人在职位上是称职的，应有一定的权威感。●会议主持人有足够的经验，擅长营造积极沟通的会议气氛，按照进程引导与会者讨论。做好准备的与会者●与会者充分理解会议目标、会议议题和会议日程，在会前做好资料准备和思想准备。●与会者能够按时出席会议，为会议的召开预留足够时间。●与会者做好沟通准备，愿意和其他与会者共同实现会议的既定目标。●与会者要注意倾听，主动思考，并能够积极发表自己的看法。高效会议的必备要素解析点2请同学们说一说自己参与过的会议有哪些地方存在问题，或者经常听周围的人抱怨的会议现象是什么，并讨论通过什么方法可以减少或避免这种现象的发生。即时训练有效控场策略训练点会议开场（1）确保会议准时开始。（2）宣布会议主题。（3）做好开场白。会议中控场（1）正确引导，避免跑题。引导方法主要有：复述法、顺水推舟法、收束法、以第三方的角度（2）控制情绪，调节气氛。（3）灵活驾驭，避开冷场。如果出现冷场，会议主持人可以采用以下方法：指名法、点拨法、过渡法（4）达成共识，形成决议。会议结束要使会议总结得法，会议主持人可采用以下方法：直叙法、归纳法、鼓动法。有效控场策略训练点学生们自由分组，5人一组，一人扮演会议主持人，其余人扮演参会人员。扮演参会人员的学生应表演开会过程中的各种情况，例如对某些话题进行友好讨论，讨论出现争议而情绪激动，不小心出现跑题等。会议主持人要及时控制会议现场，使会议进入正常轨道。教师重点点评会议主持人控场的表现。即时训练专题二会议礼仪主持会议礼仪训练点1服饰妆容，端庄得体1调整心态，自信放松2举止得体，彬彬有礼3简明扼要，承上启下4调节气氛，有效控场5主持会议礼仪训练点1教师搜集有关会议主持的录像视频，让学生们学习，观察专业的会议主持人的言行举止和主持技巧，然后总结发言。即时训练会议发言礼仪训练点2仪态端庄1主题分明2声音适中，吐字清晰3配合表情动作4案例剖析速战速决的工作汇报会议发言礼仪训练点2学生自由分组，5人一组，一人为会议主持人，其余人轮流发言。发言人自己拟定发言主题，应注意仪态、动作、声音和表情。教师对发言人的表现进行点评，从中选出表现最好的。即时训练会议倾听礼仪训练点3有序就座1认真倾听2积极思考3适当地插话或提问4调整手机状态5倾听要有耐心6不要打断发言7案例剖析高境界的倾听会议倾听礼仪训练点3学生自由分组，3人一组，一人为发言人，其余两人为倾听者。发言人可持稿讲话，倾听者要专注地倾听。教师巡视倾听者的表现，对其神情、讲话等进行考查，遇到有问题的即时提醒。即时训练参加电话、视频会议的礼仪训练点4面容整洁1着装整齐2保证会议不受干扰3不抢先发言