女企协内部管理制度

PAGE女企协内部管理制度一、总则（一）目的本管理制度旨在规范女企业家协会（以下简称“女企协”）的内部管理，确保协会各项工作的顺利开展，充分发挥协会在促进女企业家成长、推动经济发展和社会进步等方面的积极作用。（二）适用范围本制度适用于女企协全体会员、工作人员以及与协会相关的各类活动和事务。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保协会运作合法合规。2.民主管理原则：充分发扬民主，保障会员的民主权利，鼓励会员积极参与协会事务。3.服务会员原则：以会员需求为导向，提供优质、高效的服务，维护会员的合法权益。4.规范运作原则：建立健全各项规章制度，规范工作流程，提高工作效率和管理水平。二、会员管理（一）会员入会1.入会条件承认本协会章程。自愿申请加入本协会。在女企业家领域具有一定的影响力或代表性。按时缴纳会费。2.入会程序申请人向协会秘书处提交入会申请书。秘书处对申请材料进行初审。初审通过后，提交理事会审议。理事会审议通过后，由秘书处颁发会员证书。（二）会员权利1.享有本协会的选举权、被选举权和表决权。2.参加本协会组织的各项活动。3.获得本协会提供的信息、咨询、培训等服务。4.对本协会工作提出批评、建议和监督。5.优先获得本协会推荐的商业机会和合作项目。6.入会自愿，退会自由。（三）会员义务1.遵守本协会章程，执行本协会决议。2.维护本协会的合法权益和声誉。3.积极参加本协会组织的各项活动，完成协会交办的工作任务。4.按规定缴纳会费。5.向本协会反映情况，提供有关信息和资料。（四）会员退会1.会员退会应书面通知本协会，并交回会员证书。2.会员如果一年不缴纳会费或不参加本协会活动的，视为自动退会。3.会员如有严重违反本协会章程或损害本协会利益的行为，经理事会表决通过，予以除名。（五）会员管理与服务1.建立会员档案，记录会员基本信息、参加活动情况、缴纳会费情况等。2.定期向会员发送协会工作动态、活动通知等信息。3.为会员提供个性化的服务，根据会员需求，组织针对性的培训、交流活动等。4.加强与会员的沟通与联系，及时了解会员的意见和建议，不断改进协会工作。三、组织架构与职责（一）会员大会1.性质与地位：会员大会是女企协的最高权力机构。2.职责制定和修改协会章程。选举和罢免理事会成员。审议理事会工作报告和财务报告。决定协会的重大事项，如发展规划、年度工作计划、会费标准等。决定协会的终止事宜。（二）理事会1.性质与地位：理事会是会员大会的执行机构，在会员大会闭会期间领导协会开展工作。2.组成：理事会由会员大会选举产生，理事人数应根据协会规模合理确定，一般为单数。3.职责执行会员大会的决议。选举和罢免会长、副会长、秘书长。筹备召开会员大会。向会员大会报告工作和财务状况。决定会员的吸收和除名。决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构。决定副秘书长、各机构主要负责人的聘任。领导协会各机构开展工作。制定内部管理制度。决定协会其他重大事项。（三）会长办公会1.性质与地位：会长办公会是理事会的日常决策机构。2.组成：由会长、副会长、秘书长组成。3.职责贯彻执行理事会的决议。研究决定协会日常工作中的重要事项。协调各部门之间的工作。对协会重大活动和项目进行决策。（四）秘书处1.性质与地位：秘书处是协会的日常办事机构，负责协会的具体工作执行。2.职责根据理事会和会长办公会的决定，组织实施协会的各项工作计划。负责协会会员发展、管理和服务工作。组织开展协会各类活动，包括会议、培训、交流、调研等。负责协会的财务管理、物资管理等后勤保障工作。负责协会的对外联络与合作，维护协会的公共关系。负责协会文件、资料的起草、审核、印发和归档工作。完成理事会和会长办公会交办的其他工作任务。（五）各工作部门根据协会工作需要，可设立若干工作部门，如会员服务部、活动策划部、外联部、宣传部等。各部门在秘书处的统一领导下，负责具体业务工作的开展，其职责如下：1.会员服务部负责会员档案管理、会员信息更新与维护。组织会员培训、交流活动，为会员提供专业咨询服务。处理会员投诉与建议，维护会员合法权益。2.活动策划部制定协会年度活动计划，策划各类主题活动。负责活动的组织实施，包括场地安排、人员邀请、活动流程设计等。活动效果评估与总结，不断改进活动质量。3.外联部拓展协会对外联络渠道，加强与政府部门、其他社会组织、企业等的沟通与合作。寻求合作机会，开展合作项目，为协会发展争取资源支持。负责协会对外宣传资料的制作与发放。4.宣传部制定协会宣传工作计划，利用多种渠道宣传协会工作动态、会员风采、活动成果等。负责协会官方网站、微信公众号、微博等新媒体平台的运营与维护。撰写新闻稿件，及时报道协会重要活动和事件。四、会议制度（一）会员大会1.会议召开：每年至少召开一次会员大会，遇有特殊情况或经三分之一以上会员提议，可以临时召开。2.会议筹备：理事会负责会员大会的筹备工作，包括会议通知、议程安排、文件准备等。3.会议议程：一般包括审议理事会工作报告、财务报告、章程修改草案、选举事项等。4.会议记录：指定专人负责会议记录，记录内容包括会议时间、地点、参会人员、议程、决议等，会议记录应妥善保存。（二）理事会会议1.会议召开：每季度至少召开一次理事会会议，遇有特殊情况或经会长提议，可以临时召开。2.会议筹备：秘书处负责理事会会议的筹备工作，提前将会议议题、时间、地点等通知理事。3.会议议程：主要讨论协会工作进展、重大事项决策、工作计划调整等。4.会议记录：由秘书处负责记录，形成会议纪要，经会长审核后印发给各位理事。（三）会长办公会会议1.会议召开：根据工作需要不定期召开会长办公会会议。2.会议筹备：由秘书长负责会议筹备工作，确定会议议题和参会人员。3.会议议程：研究解决协会日常工作中的具体问题，做出工作决策。4.会议记录：由秘书长指定专人记录，会议纪要经会长审定后存档。（四）其他会议根据协会工作需要，可召开专项工作会议、部门工作会议等，会议组织和管理参照上述会议制度执行。五、财务管理制度（一）财务管理原则1.严格执行国家有关财务法律法规和财务制度，确保协会财务工作合法合规。2.坚持勤俭办会的方针，合理编制预算，节约使用经费，提高资金使用效益。3.实行“统一领导、归口管理、分级负责”的财务管理体制，协会财务工作由秘书长负责领导，秘书处财务人员具体实施。（二）预算管理1.根据协会年度工作计划和发展目标，编制年度财务预算。2.预算内容包括收入预算和支出预算，收入预算应合理预计会费收入、捐赠收入、项目收入等；支出预算应包括人员经费、办公经费、活动经费、项目经费等。3.预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保预算的科学性和合理性。4.年度预算经理事会审议通过后执行，在预算执行过程中，如需调整预算，应按规定程序报理事会批准。（三）收入管理1.会费收入：按照协会章程规定的会费标准收取会员会费，及时足额入账。2.捐赠收入：接受社会各界的捐赠，开具合法有效的捐赠票据，严格按照捐赠协议使用捐赠资金，并向捐赠人公开捐赠资金使用情况。3.项目收入：通过承接政府或其他单位委托的项目获得收入，按照项目合同约定及时足额收取项目款项，并按照项目预算合理使用项目资金。4.其他收入：包括利息收入、培训收入等，应按照相关规定进行核算和管理。（四）支出管理1.支出审批：协会各项支出应严格执行审批制度，由经办人填写支出报销单，注明支出事由、金额、支付方式等，经部门负责人审核、秘书长审批后报销。重大支出项目需经会长办公会或理事会审议通过。2.支出范围：主要包括人员经费、办公经费、活动经费、项目经费、固定资产购置等。人员经费应按照国家有关规定和协会薪酬制度发放；办公经费用于协会日常办公所需的费用支出；活动经费用于组织各类会议、培训、交流、调研等活动的支出；项目经费按照项目合同约定使用；固定资产购置应按照相关规定进行审批和管理。3.费用报销：严格按照国家有关财务制度和协会报销规定进行费用报销，报销凭证应真实、合法、有效，严禁白条入账。（五）财务审计1.协会每年委托具有资质的会计师事务所进行年度财务审计，审计报告应向理事会和会员大会公开。2.接受政府有关部门、会员及社会各界的财务监督，对提出的意见和建议应认真整改落实。六、活动管理制度（一）活动策划1.根据协会年度工作计划和会员需求，由活动策划部制定活动策划方案。2.活动策划方案应包括活动主题、目的、时间、地点、参与人员、活动内容、经费预算等内容。3.活动策划方案应报会长办公会审议通过后实施。（二）活动组织实施1.成立活动工作小组，明确各成员职责分工，确保活动组织有序。2.按照活动策划方案做好活动筹备工作，包括场地布置、物资采购、人员邀请、宣传推广等。3.活动实施过程中，要严格遵守相关安全规定，确保活动安全顺利进行。4.安排专人负责活动现场的组织协调和服务工作，及时处理活动中出现的问题。（三）活动总结与评估1.活动结束后，由活动策划部负责撰写活动总结报告，对活动效果、参与人员反馈、存在问题等进行总结分析。2.建立活动评估机制，通过问卷调查、现场访谈等方式收集会员和参与人员对活动的评价意见，对活动进行量化评估。3.根据活动总结与评估结果，总结经验教训，不断改进活动组织水平和质量。七、档案管理制度（一）档案管理原则1.集中统一管理原则：协会档案由秘书处统一负责管理，确保档案的完整性和系统性。2.分类管理原则：按照档案的形成领域和内容性质，进行分类整理，便于查找和利用。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。（二）档案分类1.会员档案：包括会员入会申请书、会员登记表、会员证书复印件、会员参加活动记录、会费缴纳记录等。2.会议档案：包括会员大会、理事会、会长办公会等各类会议的通知、议程、文件、会议记录、决议等。3.活动档案：包括活动策划方案、活动通知、活动照片、活动总结等。4.财务档案：包括财务预算、决算报表、会计凭证、账簿、审计报告等。5.人事档案：包括协会工作人员的招聘、考核、培训、薪酬、奖惩等相关资料。6.其他档案：包括协会与外部单位签订的合同、协议、往来信函等。（三）档案收集与整理1.各部门应及时将工作中形成的各类文件、资料整理后移交秘书处档案管理人员。2.档案管理人员对收集到的档案进行分类、编号、装订、编目等整理工作，确保档案的规范性和完整性。（四）档案保管与利用1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，确保档案安全存放。2.建立档案借阅制度，严格履行借阅手续，借阅档案应在规定时间内归还，不得擅自转借、涂改、销毁档案。3.积极为协会工作和会员提供档案查阅服务，充分发挥档案的利用价值。八、信息管理制度（一）信息管理原则1.及时准确原则：确保协会各类信息的及时收集、整理和传递，保证信息的真实性和准确性。2.安全保密原则：加强信息安全管理，防止信息泄露，保护协会和会员的合法权益。3.共享利用原则：促进协会内部信息共享，提高工作效率，为会员提供更好的服务。（二）信息分类1.会员信息：包括会员基本资料、联系方式、业务范围、需求信息等。2.工作动态信息：协会开展的各项工作进展情况、活动信息、会议信息等。3.政策法规信息：国家和地方有关女企业家发展、经济政策、法律法规等方面的信息。4.行业资讯信息：女企业家行业发展趋势、市场动态、行业研究报告等信息。5.其他信息：与协会工作相关的其他各类信息。（三）信息收集与发布1.秘书处负责协会信息的收集工作，通过多种渠道广泛收集各类信息，包括会员提供、网络媒体、政府部门、行业协会等。2.建立协会信息发布平台，如官方网站、微信公众号、微博等，及时发布协会工作动态、政策法规、行业资讯等信息。3.信息发布应严格遵守国家有关法律法规和协会信息