马鞍山合同内部控制制度

PAGE马鞍山合同内部控制制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范马鞍山公司合同管理流程，加强合同内部控制，防范合同风险，保障公司合法权益，提高公司经济效益，促进公司健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于马鞍山公司及其所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行应符合国家法律法规及相关政策的要求，不得违反法律强制性规定。2.风险防范原则：充分识别、评估合同风险，采取有效措施进行防范和控制，确保公司利益不受损害。3.全面管理原则：涵盖合同从签订前的调查、谈判，到签订、履行、变更、终止等全过程的管理。4.授权审批原则：明确各层级的合同审批权限，严格按照规定进行审批，未经授权不得擅自签订合同。5.归口管理原则：根据合同业务性质，由相关职能部门归口负责合同的审核、管理和监督。二、合同管理组织架构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由公司高层管理人员、各相关职能部门负责人组成。合同管理委员会是公司合同管理的决策机构，负责审议重大合同事项，协调合同管理中的重大问题，对合同管理工作进行指导和监督。其主要职责包括：1.制定和修订公司合同管理制度。2.审议公司年度合同管理工作计划和总结。3.审议重大合同的签订、变更、解除等事项。4.协调解决合同管理过程中的重大争议和纠纷。5.对合同管理工作进行考核和评价。（二）合同归口管理部门根据合同业务性质，确定以下部门为合同归口管理部门：1.法务部门：负责合同法律条款的审核，提供法律意见和建议，处理合同纠纷和诉讼等法律事务。2.财务部门：负责合同资金支付的审核，监督合同款项的收付，参与合同风险评估。3.业务部门：负责合同的谈判、起草、签订、履行等具体业务操作，对合同的真实性、可行性负责。（三）各部门职责分工1.法务部门职责参与合同谈判，从法律角度提供专业意见。审核合同文本，确保合同条款符合法律法规要求，防范法律风险。建立合同法律档案，对合同纠纷进行处理和跟踪。开展法律培训，提高员工法律意识和合同风险防范能力。2.财务部门职责审核合同资金预算，确保合同款项支付与公司财务状况相符。监督合同款项的收付，及时核对账目，防范资金风险。对合同执行情况进行财务分析，为公司决策提供支持。3.业务部门职责负责合同的前期调查、市场调研，制定合同谈判策略。起草合同文本，组织合同谈判，确保合同条款符合业务需求。负责合同的签订、履行，及时处理合同履行过程中的问题。定期向上级汇报合同执行情况，配合其他部门进行合同管理工作。三、合同签订前管理（一）合同调查1.业务部门在签订合同前，应对合同对方的主体资格、信用状况、经营能力、财务状况等进行全面调查。调查内容包括但不限于：对方营业执照、税务登记证、组织机构代码证等证照的真实性和有效性；对方的法定代表人身份证明、授权代表身份证明；对方的信用等级、银行贷款情况、涉诉情况等。2.调查方式可采用实地考察、查阅资料、咨询第三方机构、网络查询等多种方式。对于重大合同或风险较高的合同，应委托专业的信用评估机构进行信用评估。3.业务部门应将调查结果形成书面报告，提交给合同归口管理部门和相关领导，作为合同签订的重要参考依据。（二）合同谈判1.根据合同调查结果，业务部门组织相关人员进行合同谈判。谈判人员应包括业务人员、法务人员、财务人员等，必要时可邀请技术专家等参加。2.谈判前，谈判人员应明确谈判目标、策略和底线，制定详细的谈判方案。谈判过程中，应注重沟通技巧，充分了解对方需求和意见，争取达成双方都能接受的合同条款。3.法务人员应全程参与合同谈判，从法律角度对合同条款进行审查和把关，确保合同条款合法合规。财务人员应关注合同的资金条款，提出合理的财务建议，防范资金风险。（三）合同文本起草1.合同文本一般由业务部门负责起草。起草合同文本时，应遵循公平公正、明确具体、便于履行的原则，确保合同条款完整、准确、清晰。2.合同文本应包括以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法等。同时，根据合同性质和具体情况，还可增加其他必要条款，如保密条款、知识产权条款、不可抗力条款等。3.合同文本起草完成后，应提交给法务部门进行法律审核。法务部门应重点审查合同条款的合法性、完整性、准确性，对存在的问题提出修改意见和建议。业务部门应根据法务部门的意见进行修改完善，确保合同文本符合要求。四、合同签订管理（一）合同审批1.合同签订前，必须按照公司规定的审批流程进行审批。审批流程一般包括业务部门负责人初审、合同归口管理部门审核、分管领导审批、总经理或董事长批准等环节。2.业务部门负责人应对合同的业务可行性、条款合理性等进行初审，签署初审意见后提交给合同归口管理部门。合同归口管理部门应按照职责分工，对合同进行审核，重点审核合同的法律条款、资金条款等，提出审核意见。分管领导根据审核意见进行审批，总经理或董事长根据授权进行最终批准。3.对于重大合同或涉及金额较大的合同，应提交合同管理委员会审议通过后，方可签订。（二）合同签署1.经审批通过的合同，由业务部门负责与合同对方当事人签订正式合同文本。签订合同应使用公司统一印制的合同范本，如无合适范本，应按照公司合同管理制度的要求起草合同文本。2.合同签署时，应确保合同双方当事人的签字（或盖章）真实、有效。签字（或盖章）应与合同对方当事人的名称一致，如有授权代表签字，应提供有效的授权委托书。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本分送合同归口管理部门、财务部门等相关部门存档，并按照规定进行编号、登记。五、合同履行管理（一）合同执行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同条款制定详细的合同执行计划，明确合同履行的各个环节、时间节点、责任人等。合同执行计划应报合同归口管理部门备案。2.合同执行计划应具有可操作性和可监控性，确保合同能够按照约定顺利履行。业务部门应定期对合同执行情况进行检查和评估，及时发现问题并采取措施加以解决。（二）合同履行跟踪与监控1.业务部门负责合同履行的具体跟踪与监控工作，及时掌握合同对方当事人的履行情况，确保合同双方按照合同约定履行各自的义务。2.合同履行过程中，如出现对方未按时履行义务、履行不符合约定等情况，业务部门应及时与对方沟通协商，要求对方采取措施予以解决。如协商不成，应及时报告合同归口管理部门和相关领导，采取相应的法律措施维护公司权益。3.合同归口管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，发现问题及时督促业务部门整改。财务部门应根据合同执行情况，及时办理款项收付手续，确保资金安全。（三）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时与合同对方当事人协商，达成一致意见后签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议的签订应按照合同签订的审批流程进行审批，确保变更后的合同条款合法合规、公平合理。3.合同变更后，业务部门应及时将变更情况通知合同归口管理部门、财务部门等相关部门，并对合同执行计划进行相应调整。（四）合同终止管理1.合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，业务部门应及时通知合同对方当事人，并按照合同约定办理终止手续。2.合同终止后，业务部门应组织对合同履行情况进行总结和评价，形成书面报告提交给合同归口管理部门。合同归口管理部门应会同相关部门对合同终止情况进行审核，确保合同终止手续完备、合法。3.合同终止后，应按照公司档案管理规定对合同档案进行妥善保管，以备查阅。六、合同风险管理（一）风险识别与评估1.公司建立合同风险识别与评估机制，定期对合同管理过程中的风险进行识别和评估。风险识别应涵盖合同签订、履行、变更、终止等各个环节，包括但不限于法律风险、信用风险、资金风险、市场风险等。2.风险评估应采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行分析和评价，确定风险等级和影响程度。根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略。（二）风险应对措施1.法律风险应对：加强合同法律审核，聘请专业法律顾问，及时处理合同纠纷和诉讼，提高员工法律意识和风险防范能力。2.信用风险应对：加强合同对方信用调查，建立信用档案，对信用状况不佳的客户采取必要防范措施，如要求提供担保、增加预付款比例等。3.资金风险应对：严格合同资金支付审核，加强资金监控，合理安排资金预算，防范资金链断裂风险。4.市场风险应对：加强市场调研和分析，及时调整合同策略，降低市场波动对合同履行的影响。七、合同档案管理（一）档案收集与整理1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料收集齐全，包括合同审批文件、谈判记录、补充协议、履行过程中的往来函件等，移交合同归口管理部门进行整理和归档。2.合同归口管理部门应按照档案管理的要求，对合同档案进行分类、编号、装订，确保档案资料完整、规范。（二）档案保管与查阅1.合同档案应妥善保管，存放于安全、保密的场所，并采取必要的防火、防潮、防虫等措施。2.建立合同档案查阅制度，明确查阅权限和流程。未经批准，任何人不得擅自查阅、复印合同档案。因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经相关领导批准后，方可查阅。查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、损毁档案资料。（三）档案销毁1.合同档案保管期限届满或因其他原因需要销毁的，由合同归口管理部门提出