马鞍山采购与付款内部控制制度

PAGE马鞍山采购与付款内部控制制度一、总则（一）目的本制度旨在规范马鞍山公司采购与付款业务流程，加强内部控制，防范采购与付款环节的风险，确保公司资产安全，提高采购效率，保证采购物资和服务的质量，维护公司合法权益，促进公司健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于马鞍山公司及其所属各部门、子公司涉及的采购与付款活动，包括物资采购、工程采购、服务采购等各类采购业务。（三）基本原则1.合法性原则：采购与付款活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保各项业务合法合规。2.全面性原则：涵盖采购与付款业务的全过程，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购执行、验收、付款等各个环节，实施全面的内部控制。3.制衡性原则：在采购与付款业务流程中，合理设置各岗位和环节，明确职责权限，形成相互制约、相互监督的机制，防止舞弊和错误。4.成本效益原则：在保证采购质量和满足公司需求的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。5.权责明确原则：明确各部门和人员在采购与付款业务中的职责和权限，做到责任清晰，权力与责任相匹配。二、采购业务流程控制（一）采购计划制定1.需求部门提出采购申请各需求部门根据公司生产经营计划、项目进度安排等实际需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间、用途等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人审核需求部门负责人对采购申请的必要性、合理性、真实性进行审核。审核内容包括采购需求是否与部门工作计划相符，采购数量是否合理，质量要求是否明确等。审核通过后，签字确认并提交至采购部门。3.采购部门汇总编制采购计划采购部门收到各需求部门的采购申请后，进行汇总整理。结合公司库存状况、资金预算等因素，综合平衡采购需求，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并提交至财务部门进行资金预算审核。4.财务部门审核资金预算财务部门根据公司财务状况和资金安排，对采购计划的资金预算进行审核。审核采购资金是否在公司预算范围内，是否符合公司资金使用计划。审核通过后，签字确认并反馈至采购部门。5.采购计划审批采购计划经财务部门审核通过后，提交至公司管理层审批。公司管理层根据公司战略规划、经营目标和资源状况等因素，对采购计划进行审批。审批通过后的采购计划作为采购业务执行的依据。（二）供应商选择与管理1.供应商信息收集采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商自荐、行业推荐、网络搜索、参加行业展会等。收集的供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等内容。2.供应商筛选与评估采购部门根据采购物资或服务的特点和要求，制定供应商筛选标准和评估指标体系。对收集到的供应商信息进行初步筛选，剔除不符合基本要求的供应商。然后，组织相关部门对入围供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产经营状况、质量管理体系、财务状况、信誉情况等。评估结束后，采购部门填写《供应商评估报告》，记录评估结果，并根据评估得分对供应商进行排名。3.合格供应商名录建立采购部门根据供应商评估结果，建立合格供应商名录。合格供应商应具备良好的信誉、稳定的生产经营能力、可靠的产品质量和售后服务等条件。采购部门定期对合格供应商名录进行更新和维护，删除不符合要求的供应商，补充新的优质供应商。4.供应商选择采购项目实施前，采购部门从合格供应商名录中选择合适的供应商进行采购。选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，采用招标、询价、竞争性谈判等采购方式，选择最优供应商。对于重大采购项目，应组织相关部门进行集体决策，确保供应商选择的公正性和合理性。5.供应商管理与考核采购部门与选定的供应商签订采购合同后，应建立供应商管理档案，记录供应商的基本信息、采购合同执行情况、交货情况、质量反馈等内容。定期对供应商进行考核评价，考核内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。根据考核结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商采取警告、暂停合作、淘汰等措施，促进供应商不断提高服务质量和供应水平。（三）采购合同签订1.合同起草与审核采购部门根据采购业务需求，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同起草完成后，提交至法务部门进行审核。法务部门重点审核合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险，合同格式是否规范等。审核通过后，法务部门签字确认并反馈至采购部门。2.合同签订与盖章采购部门将审核通过的采购合同提交至公司管理层审批。公司管理层审批通过后，采购部门与供应商签订采购合同。采购合同签订后，按照公司印章管理规定进行盖章，并确保合同一式多份，分别由采购部门、财务部门、供应商等留存。3.合同变更管理采购合同签订后，如因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利和义务等条款，并按照合同签订流程进行审核、审批和盖章。采购部门应及时将合同变更情况通知相关部门，确保各部门掌握合同变更信息。（四）采购执行1.采购订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、交货期、交货地点等信息，并发送至供应商确认。供应商确认采购订单后，应按照订单要求组织生产和供应。2.采购进度跟踪采购部门负责跟踪采购订单的执行进度，定期与供应商沟通，了解物资生产、运输等情况。如发现供应商存在交货延迟、质量问题等情况，应及时与供应商协商解决，并采取相应的措施，确保采购任务按时完成。3.到货验收采购物资到货前，采购部门应通知相关部门做好验收准备工作。验收部门根据采购合同和相关标准，对采购物资的数量、质量、规格型号等进行验收。验收合格后，填写《验收报告》，签字确认并提交至采购部门。如验收发现问题，验收部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或退换货等。采购部门应跟踪验收问题的处理情况，确保问题得到妥善解决。三、付款业务流程控制（一）付款申请与审核1.供应商提交付款申请供应商根据采购合同约定的付款方式和时间，向采购部门提交付款申请。付款申请应包括发票号码、发票金额、付款金额、付款期限等信息，并附上有效的发票和相关验收单据。2.采购部门审核采购部门收到供应商的付款申请后，对付款申请的真实性、准确性、完整性进行审核。审核内容包括付款申请是否与采购合同约定相符，发票信息是否真实有效，验收单据是否齐全等。审核通过后，签字确认并提交至财务部门。3.财务部门审核财务部门收到采购部门提交的付款申请后，重点审核付款金额是否准确，付款方式是否符合合同约定，发票是否合规等。同时，核对采购物资或服务是否已实际验收合格，是否存在质量问题或纠纷等情况。审核通过后，签字确认并提交至公司管理层审批。4.公司管理层审批公司管理层根据公司资金状况和审批权限，对付款申请进行审批。审批通过后，签字确认并反馈至财务部门。(二)付款办理1.财务部门付款财务部门根据公司管理层的审批意见，办理付款手续。付款方式包括支票、汇票、电汇、网上银行转账等。财务部门在付款前，应核对付款信息与审批意见是否一致，确保付款安全准确。付款完成后，及时登记付款台账，记录付款日期、付款金额、付款对象等信息。2.付款记录与档案管理财务部门应建立完善的付款记录和档案管理制度，对每一笔付款业务的相关资料进行整理、归档和保管。付款档案包括付款申请、采购合同、发票、验收报告、付款凭证等资料。付款记录和档案应妥善保管，以便日后查询和审计。四、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对采购与付款业务进行审计监督。审计内容包括采购计划的执行情况、供应商选择与管理、采购合同签订与执行情况、付款业务流程的合规性等方面。通过审计监督，发现采购与付款业务中存在的问题和风险，并提出改进建议和措施，促进公司采购与付款内部控制制度的有效执行。（二）日常监督检查采购部门和财务部门应定期对采购与付款业务进行自查和互查。采购部门重点检查采购计划的执行情况、供应商管理情况、采购合同签订与执行情况等；财务部门重点检查付款业务流程的合规性、付款记录与档案管理情况等。对于检查中发现的问题，应及时进行整改，确保采购与付款业务的规范运行。（三）绩效考核与评价公司建立采购与付款业务绩效考核与评价制度，对采购部门和相关人员的工作绩效进行考核评价。考核评价指标包括采购成本控制、采购质量保证、交货期执行情况、付款业务合规性等方面。通过绩效考核与评价，激励采购部门和相关人员提高工作效率和质量，不断改进采购与付款业务流程，提升公司整体管理水平。五、信息与沟通（一）信息系统建设公司应建立完善的采购与付款信息系统，实现采购计划、供应商管理、采购合同签订、采购执行、验收、付款等业务流程的信息化管理。通过信息系统，及时准确地记录和传递采购与付款业务信息，提高工作效率，便于各部门之间的信息共享和协同工作。（二）信息沟通机制采购部门、财务部门、需求部门、验收部门等应建立有效的信息沟通机制，及时交流采购与付款业务中的相关信息。定期召开