煤矿内部电话管理制度

PAGE煤矿内部电话管理制度一、总则（一）目的为加强煤矿内部电话系统的管理，确保通信畅通，提高工作效率，保障煤矿安全生产和各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于煤矿内部各部门、各单位及全体员工使用的内部电话系统。（三）基本原则1.统一管理原则：煤矿内部电话系统由[煤矿名称]通信管理部门统一规划、建设、维护和管理。2.安全可靠原则：确保电话系统的安全运行，具备可靠性、稳定性和应急处理能力，保障通信畅通。3.高效使用原则：鼓励员工合理、高效地使用内部电话，提高工作效率，减少不必要的通话费用。4.规范操作原则：员工应严格按照规定的操作流程使用内部电话，确保设备正常运行，信息安全。二、职责分工（一）通信管理部门职责1.负责煤矿内部电话系统的规划、建设、升级和改造工作，确保系统满足煤矿生产和管理的需求。2.制定和完善内部电话管理制度、操作规范和维护计划，并组织实施。3.负责内部电话设备的选型、采购、安装、调试和验收工作，建立设备档案。4.定期对内部电话系统进行巡检、维护和故障排除，确保设备正常运行，通信质量良好。5.负责内部电话号码的分配、调整和管理，确保号码资源的合理使用。6.对员工使用内部电话的情况进行监督和检查，及时处理违规行为。7.负责与外部通信运营商的沟通协调，保障外部通信线路的畅通。8.组织开展内部电话系统的技术培训和应急演练，提高员工的操作技能和应急处理能力。（二）使用部门职责1.负责本部门内部电话设备的日常管理和维护，指定专人负责设备的清洁、保养和简单故障处理。2.监督本部门员工正确使用内部电话，教育员工爱护设备，遵守通信纪律。3.配合通信管理部门做好内部电话系统的升级改造、故障排查和应急处理工作。4.根据工作需要，及时向通信管理部门申请新增、调整或停用内部电话号码。（三）员工职责1.严格遵守内部电话管理制度和操作规范，正确使用内部电话设备。2.爱护内部电话设备，不得擅自拆卸、改装、损坏设备，如发现设备故障应及时报告。3.不得利用内部电话进行与工作无关的活动，如拨打私人电话、闲聊、传播不良信息等。4.妥善保管个人使用的内部电话，防止丢失或被盗。如遇丢失或被盗，应及时报告所在部门和通信管理部门。5.积极配合通信管理部门和使用部门开展内部电话系统的维护、管理和应急处理工作。三、设备管理(一)设备选型与采购1.通信管理部门应根据煤矿生产和管理的实际需求，结合技术发展趋势，制定内部电话设备选型标准。2.在设备采购过程中，应严格按照相关法律法规和行业标准，选择具有良好信誉、产品质量可靠、售后服务完善的供应商。3.采购的内部电话设备应具备防爆、防潮、防尘、抗干扰等性能，满足煤矿井下恶劣环境的使用要求。(二)设备安装与调试1.通信管理部门负责组织内部电话设备的安装和调试工作，确保设备安装位置合理、布线规范、连接牢固。2.设备安装调试完成后，应按照相关标准进行验收，验收合格后方可投入使用。验收内容包括设备性能、通信质量、功能实现等方面。(三)设备档案管理1.通信管理部门应为每台内部电话设备建立档案，档案内容包括设备型号、规格、购置时间、使用部门、维护记录、故障维修记录等。2.设备档案应妥善保管，便于查询和追溯设备的使用情况和维护历史。(四)设备维护与保养1.通信管理部门应制定内部电话设备维护计划，定期对设备进行巡检、保养和维修。巡检周期应根据设备使用情况和重要程度合理确定，一般每月不少于一次。2.维护人员应按照维护计划对设备进行清洁、检查、紧固、测试等工作，及时发现和排除设备故障隐患。3.对设备的易损件应定期进行检查和更换，确保设备性能稳定。4.在设备维护过程中，应做好维护记录，记录维护时间、维护内容、故障现象、处理结果等信息。维护记录应妥善保存，作为设备管理的重要依据。(五)设备更新与报废1.随着煤矿生产技术的发展和通信需求的变化，通信管理部门应及时对内部电话设备进行更新和升级，确保设备性能满足工作要求。2.对于已损坏无法修复或技术性能严重落后、无维修价值的设备，由通信管理部门提出报废申请，经煤矿相关部门审批后进行报废处理。3.设备报废后，应及时清理设备档案，并做好资产核销工作。四、号码管理(一)号码规划1.通信管理部门应根据煤矿内部组织结构和工作需要，制定合理的内部电话号码规划方案。号码规划应遵循简洁明了、便于记忆和管理的原则。2.内部电话号码应按照一定的规则进行编制，如部门代码+顺序号等，确保号码的唯一性和系统性。(二)号码分配1.通信管理部门负责根据号码规划方案，为各部门、各单位分配内部电话号码。2.各部门、各单位应按照通信管理部门分配的号码使用内部电话设备，不得擅自更改号码。3.如因工作需要新增部门或单位，通信管理部门应及时为其分配相应的内部电话号码。(三)号码调整与停用1.因部门机构调整、人员变动等原因，需要调整或停用内部电话号码的，相关部门应及时向通信管理部门提出申请。2.通信管理部门应根据申请，对内部电话号码进行相应的调整或停用操作，并做好记录。3.被停用的内部电话号码在规定期限内不得重新分配，如需重新启用，应按照规定程序办理申请手续。五、使用管理(一)通话规范1.员工应使用文明用语进行通话，语言简洁明了，表达准确清晰，不得使用粗俗、侮辱性语言。2.通话过程中应保持耐心和礼貌，认真倾听对方讲话，不得随意打断或挂断电话。3.如遇紧急情况电话中断，应及时重新拨打，并向对方说明情况。(二)限时通话1.为提高工作效率，减少不必要的通话时间，对部分重要岗位或特定业务的通话实行限时管理。具体限时标准由各部门根据工作实际情况制定，并报通信管理部门备案。2.员工应自觉遵守限时通话规定，合理安排通话内容，确保在规定时间内完成通话。(三)禁止行为1.严禁利用内部电话进行商业活动、推销产品、发布广告等与工作无关的行为。2.不得使用内部电话拨打国际长途、港澳台地区电话或进行其他违规通信行为。3.禁止故意损坏内部电话设备、干扰通信系统正常运行或盗用内部电话号码。(四)特殊情况处理1.如遇煤矿井下紧急情况，员工应立即停止与工作无关的通话，优先保障应急通信畅通。2.对于涉及煤矿安全生产、重大决策等重要事项的通话，应做好记录，并及时向相关领导汇报。六、费用管理(一)费用预算1.通信管理部门应根据煤矿内部电话系统的运行维护需求、设备更新计划等，编制年度通信费用预算。2.通信费用预算应包括设备采购费用、维护费用、话费支出、线路租赁费用等各项支出，并报煤矿财务部门审核。(二)费用核算与控制1.财务部门负责对煤矿内部电话通信费用进行核算和管理，定期统计分析费用支出情况。2.通信管理部门应严格控制通信费用支出，采取有效措施降低通信成本。如优化通话方案、合理使用设备、加强设备维护等，确保费用支出在预算范围内。3.对于超出预算的通信费用，通信管理部门应及时分析原因，提出改进措施，并报煤矿相关领导审批。(三)话费结算1.通信管理部门应与通信运营商签订话费结算协议，明确话费结算方式、周期和标准。2.每月末，通信管理部门应及时收集内部电话话费清单，核对通话记录和费用明细，确保话费结算准确无误。3.经审核无误的话费清单报财务部门进行结算支付，财务部门应按照协议规定及时支付话费。七、安全管理(一)网络安全1.通信管理部门应建立健全内部电话系统网络安全管理制度，采取防火墙、入侵检测、加密传输等技术措施，保障网络安全。2.定期对内部电话系统网络进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。3.加强对员工的网络安全培训，提高员工的安全意识和防范能力，防止因员工操作不当导致网络安全事故。(二)信息安全1.严格遵守国家有关信息安全法律法规，加强内部电话通信信息的保护，防止信息泄露、篡改和丢失。2.对涉及煤矿安全生产、商业机密等重要信息的通话，应采取加密措施或进行录音备份，确保信息安全。3.禁止在内部电话通信中传输国家法律法规禁止的信息，不得利用内部电话系统从事违法犯罪活动。(三)应急管理1.制定内部电话系统应急预案，明确应急处置流程和责任分工。应急预案应包括设备故障、网络中断、自然灾害等情况下的应急措施。2.定期组织开展应急演练，检验和提高应急处置能力。应急演练应至少每年进行一次。3.发生通信故障或紧急情况时，通信管理部门应立即启动应急预案，迅速组织抢修和恢复通信，确保煤矿生产和管理不受影响。同时，应及时向上级主管部门报告故障情况和处理结果。八、监督与考核(一)监督检查1.通信管理部门应定期对内部电话系统的运行情况、设备管理、号码使用、费用控制等进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.各部门应配合通信管理部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。(二)考核评价1.建立内部电话管理考核评价机制，对各部门和员工在内部电话使用管理方面的表现进行考核评价。考核评价结果作为部门和员工绩效考核的重要依据。2.考核评价内容包括设备维护情况、号码使用规范、通话质量、费用