林业局内部采购管理制度

PAGE林业局内部采购管理制度一、总则（一）目的为加强林业局内部采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于林业局机关及所属各单位（以下统称“各部门”）使用财政性资金、自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规、政策及行业标准，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、公平，接受内部监督和社会监督。3.预算控制原则：采购活动应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。4.质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠、性价比高的产品和服务。5.廉政高效原则：防止采购活动中的腐败行为，提高采购效率，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购决策机构林业局成立采购领导小组，由局领导班子成员及相关部门负责人组成。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行机构林业局设立采购办公室，作为采购执行机构，负责具体采购工作的组织实施。采购办公室应配备专业的采购人员，负责采购项目的需求调研、采购文件编制、采购活动组织、合同签订与执行、采购验收等工作。（三）采购相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量、技术要求等，并对采购项目的必要性和可行性进行论证。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，参与采购合同的审核。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。4.纪检监察部门：负责对采购活动中的违纪违规行为进行查处，维护采购活动的廉洁性。三、采购预算管理（一）预算编制各部门应根据工作需要和实际情况，在每年年底前编制下一年度的采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照规定的格式和程序报送采购办公室。采购办公室对各部门报送的采购预算进行汇总审核，编制全局年度采购预算草案，报采购领导小组审议通过后，报财政部门审批。（二）预算执行采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报采购领导小组审议通过后，报财政部门审批。（三）预算监督财务部门应加强对采购预算执行情况的监督，定期对采购项目的资金使用情况进行检查和分析，确保采购资金专款专用，提高资金使用效益。审计部门应定期对采购预算执行情况进行审计，检查采购预算的编制和执行是否合规，发现问题及时督促整改。四、采购需求管理（一）需求提出各部门应根据工作需要，及时提出采购需求。采购需求应明确、具体、合理，符合法律法规、政策及行业标准的要求。需求部门应填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量、技术要求、交货时间、售后服务等内容，并加盖部门公章。（二）需求审核采购办公室收到《采购需求申请表》后，应组织相关人员对采购需求进行审核。审核内容包括采购需求的合理性、合规性、完整性等。如发现采购需求存在问题，应及时与需求部门沟通，要求其进行修改和完善。（三）需求变更采购合同签订后，如因特殊情况需要变更采购需求的，需求部门应填写《采购需求变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、金额等，并加盖部门公章。采购办公室对《采购需求变更申请表》进行审核，报采购领导小组审议通过后，与供应商协商签订补充合同或变更合同。五、采购方式管理（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行操作。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购：1.只能从唯一供应商处采购的；2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后确定成交供应商的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式进行采购。（六）采购方式审批各部门应根据采购项目的特点和实际情况，选择合适的采购方式。采购方式的选择应符合法律法规、政策及行业标准的要求，并按照规定的程序进行审批。达到公开招标数额标准的采购项目，如需采用非公开招标方式进行采购的，应报采购领导小组审议通过后，报财政部门批准。六、采购文件管理（一）采购文件编制采购办公室应根据采购需求和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书、采购合同等。采购文件应明确采购项目的名称、规格、数量、质量、技术要求、交货时间、售后服务、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（二）采购文件审核采购文件编制完成后，应报采购办公室负责人审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等。如发现采购文件存在问题，应及时修改和完善。采购文件审核通过后，应报采购领导小组审议通过。（三）采购文件发放采购文件经采购领导小组审议通过后，应及时发放给潜在供应商。采购办公室应记录采购文件的发放时间和领取人员，并要求领取人员签字确认。（四）采购文件变更采购文件发出后，如因特殊情况需要变更采购文件的，采购办公室应及时通知潜在供应商，并按照规定的程序进行审批。采购文件变更后，应重新发放给潜在供应商，并要求其签字确认。七、采购活动组织（一）招标公告发布采用公开招标方式进行采购的，采购办公室应在指定的媒体上发布招标公告。招标公告应包括采购项目的名称、规格、数量、质量、技术要求、交货时间、售后服务、投标人资格要求、招标文件获取方式、投标截止时间、开标时间和地点等内容。（二）投标报名与资格审查潜在供应商应在招标公告规定的时间内报名参加投标。采购办公室应按照招标文件规定的资格要求，对报名供应商进行资格审查。资格审查合格的供应商，应领取招标文件，并按照招标文件的要求编制投标文件。（三）开标、评标与定标采购办公室应按照招标文件规定的时间和地点组织开标、评标和定标活动。开标时，应邀请所有投标人参加，并由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标时，应组建评标委员会，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，提出评标报告，并推荐中标候选人。定标时，采购人应根据评标委员会的评标报告，确定中标人。（四）谈判、询价活动组织采用竞争性谈判、询价方式进行采购的，采购办公室应按照规定的程序组织谈判、询价活动。谈判、询价活动应邀请所有符合资格条件的供应商参加，并由谈判小组、询价小组按照规定的程序和方法进行评审和比较，确定成交供应商。（五）采购活动记录采购办公室应做好采购活动记录，包括采购项目名称、采购方式、采购日期、采购文件编号、采购公告发布媒体及日期、开标或谈判日期、评标或询价小组成员名单、中标或成交供应商名称及地址、中标或成交金额等内容。采购活动记录应妥善保存，以备查阅。八、采购合同管理（一）合同签订采购人与中标或成交供应商应在中标或成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订采购合同。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、质量、技术要求、交货时间、售后服务、合同金额、付款方式、违约责任等内容。采购合同应加盖双方公章，并由双方授权代表签字确认。（二）合同审核采购合同签订前，应报采购办公室负责人审核。审核内容包括采购合同的合法性、合规性、完整性、准确性等。如发现采购合同存在问题，应及时与供应商协商修改和完善。采购合同审核通过后，应报采购领导小组审议通过。（三）合同履行采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付货款，供应商应按照合同约定及时提供货物、工程和服务，并保证货物、工程和服务的质量。采购办公室应定期对采购合同的履行情况进行检查和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。（四）合同变更与终止采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同的，双方应协商一致，并签订书面补充合同。如因不可抗力或其他法定事由需要终止合同的，双方应按照合同约定或法律法规的规定办理终止手续。（五）合同存档采购合同签订后，采购办公室应将合同副本存档，并按照规定的期限妥善保管。合同存档应包括合同文本、中标或成交通知书、采购文件、投标或响应文件等相关资料。九、采购验收管理（一）验收组织采购项目完成后，采购人应组织相关人员对采购项目进行验收。验收人员应包括需求部门代表、技术专家、质量管理人员等。验收人员应按照采购合同约定的标准和要求，对采购项目的数量、质量、规格、技术要求等进行验收。（二）验收程序1.供应商应在采购项目完成后，向采购人提交验收申请，并提供相关资料。2.采购人收到验收申请后，应组织验收人员对采购项目进行验收。验收人员应按照采购合同约定的标准和要求，对采购项目进行检查、测试、评估等。3.验收人员应填写《采购项目验收报告》，详细记录采购项目的验收情况，包括验收时间、验收人员、验收内容、验收结果等，并由验收人员签字确认。4.《采购项目验收报告》经采购人审核通过后，作为支付货款的依据。（三）验收标准采购项目的验收标准应按照采购合同约定的标准和要求执行。如采购合同未约定验收标准的，应按照国家有关法律法规、政策及行业标准的要求执行。（四）验收结果处理如采购项目验收合格，采购人应按照合同约定及时支付货款。如采购项目验收不合格，采购人应要求供应商限期整改，直至验收合格。如供应商拒绝整改或整改后仍不合格的，采购人有权扣除相应的货款，并要求供应商承担违约责任。十、采购监督与考核（一）内部监督1.采购领导小组应定期对采购活动进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.财务部门应加强对采购资金的监督管理，确保采购资金专款专用。3.审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况等。4.纪检监察部门应加强对采购活动的廉政监督，查处采购活动中的违