合同管理内部控制度

PAGE合同管理内部控制度一、总则（一）制度目的本制度旨在规范公司合同管理行为，加强合同内部控制，防范合同风险，维护公司合法权益，提高公司经济效益，确保公司各项经营活动的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营管理活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同等。（三）基本原则1.合法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等行为必须符合国家法律法规及相关政策的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.风险防范原则强化合同风险意识，对合同签订、履行过程中可能出现的风险进行全面评估和有效防控，确保公司利益不受损失。3.全面管理原则涵盖合同从谈判、起草、审核、签订、履行、变更、解除到归档等全过程的管理，实现合同管理的规范化、系统化和精细化。4.分工协作原则明确各部门在合同管理中的职责分工，加强部门间的沟通协作，形成合同管理的合力。（四）职责分工1.合同管理部门负责制定和完善合同管理制度，指导和监督各部门合同管理工作；参与重大合同的谈判、起草、审核等工作；负责合同的统一编号、归档、保管等工作；对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题；定期对合同管理工作进行总结分析，提出改进建议。2.业务部门负责本部门合同的谈判、起草、初审等工作；按照合同约定履行义务，及时向合同管理部门报送合同履行情况；配合合同管理部门做好合同的审核、变更、解除等工作；负责收集、整理与合同相关的资料，并移交合同管理部门归档。3.法务部门负责对合同进行法律审查，出具法律意见；参与重大合同的谈判，提供法律支持；处理合同纠纷，维护公司合法权益；开展法律培训，提高公司员工的法律意识和合同风险防范能力。4.财务部门负责对合同涉及的资金收付进行审核和监督；参与合同价格条款的审核，确保公司经济利益；根据合同履行情况办理款项收付手续，进行账务处理；定期对合同执行情况进行财务分析，为公司决策提供依据。二、合同签订管理（一）合同谈判1.业务部门负责合同谈判工作，成立谈判小组，明确谈判人员的职责分工。谈判人员应具备相应的业务知识、谈判技巧和法律意识，熟悉合同涉及的业务内容和法律法规。2.谈判前，业务部门应收集与合同相关的资料，包括对方主体资格、信用状况、市场行情、同类合同样本等，进行充分的分析研究，制定谈判策略和方案。3.谈判过程中，谈判人员应严格遵守公司的谈判纪律，保守公司商业秘密。对谈判中的重要事项和分歧意见，应及时记录，并经双方谈判人员签字确认。（二）合同起草1.合同一般由业务部门负责起草。起草合同应遵循公平、公正、合理的原则，明确双方的权利义务，条款应具体、清晰、准确，避免模糊不清或歧义性表述。2.合同文本应使用规范的语言文字，符合法律法规和行业标准的要求。合同内容应包括但不限于合同双方的基本信息、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等必备条款。3.对于格式合同，业务部门应认真审查合同条款，确保格式合同的内容符合公司利益和法律法规要求。如格式合同条款存在不合理或对公司不利的内容，应及时与对方协商修改。（三）合同审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交合同管理部门进行初审。合同管理部门应重点审查合同的形式要件、条款完整性、权利义务对等性、风险防范措施等方面，提出初审意见。2.初审通过后，合同管理部门将合同文本连同初审意见一并提交法务部门进行法律审查。法务部门应从法律角度对合同进行全面审查，重点审查合同的合法性、有效性、完整性，确保合同不存在法律风险。3.财务部门根据合同涉及的资金收付情况，对合同的价格条款、付款方式、结算方式等进行审核，提出财务审核意见。4.各审核部门应在规定的时间内完成审核工作，并出具书面审核意见。审核意见应明确指出合同存在的问题及修改建议，业务部门应根据审核意见对合同进行修改完善。（四）合同签订1.经审核通过的合同，由公司法定代表人或其授权的代理人签订。签订合同前，签约人员应再次核对合同文本与审核意见的一致性，确保合同内容准确无误。2.合同签订应使用公司统一印制的合同专用章，并按照公司印章管理制度的规定进行用印审批。合同专用章管理人员应严格审查用印文件的合法性、有效性，确保用印手续齐全。3.签订合同的双方当事人应在合同上签字（或盖章），并注明签字日期。合同份数应根据实际需要确定，确保各方持有必要的合同文本。三、合同履行管理（一）履行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确合同履行的各个环节、时间节点、责任人等内容，并将履行计划提交合同管理部门备案。2.履行计划应具有可操作性和可监控性，确保合同能够按照约定顺利履行。如因客观原因需要调整履行计划，业务部门应及时向合同管理部门报告，并说明调整原因和调整后的履行计划。（二）履行跟踪检查1.合同管理部门负责对合同履行情况进行跟踪检查，定期收集业务部门报送的合同履行进度报告，及时掌握合同履行动态。2.业务部门应按照履行计划认真履行合同义务，及时向对方交付标的物或提供服务，并确保交付的标的物符合合同约定的质量标准，提供的服务满足对方要求。3.在合同履行过程中，如发现对方存在违约行为或可能影响合同履行的情况，业务部门应及时采取措施，如发函催告、协商解决等，并向合同管理部门报告。合同管理部门应根据情况及时介入，协调相关部门共同处理，维护公司合法权益。（三）款项收付管理1.财务部门负责合同款项收付的审核和监督工作。业务部门应根据合同约定，及时向财务部门提交款项收付申请，并提供相关证明材料。2.财务部门应严格按照合同约定的付款方式、付款期限、结算方式等进行款项收付操作，确保款项收付的准确性和及时性。在付款前，财务部门应审核相关业务部门提交的付款申请及证明材料，确保付款依据充分、手续齐全。3.对于涉及大额款项收付的合同，财务部门应加强资金风险监控，必要时可提前与对方沟通确认收款情况，确保资金安全。（四）合同变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与对方协商，达成变更协议。变更协议应采用书面形式，明确变更的内容、双方的权利义务等，并经双方签字（或盖章）确认。2.合同变更协议签订后，业务部门应将变更协议提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应按照合同审核流程进行审核，确保变更协议符合法律法规和公司利益要求。审核通过后，合同管理部门负责对合同档案进行相应的变更登记。3.涉及合同价款、履行期限、履行地点等重要条款变更的，业务部门应及时通知财务部门，财务部门根据变更协议调整相关账务处理。（五）合同解除管理1.在合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时与对方协商解除合同，并签订解除协议。解除协议应明确解除合同的原因、双方的权利义务、善后事宜处理等内容，并经双方签字（或盖章）确认。2.合同解除协议签订后，业务部门应将解除协议提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应按照合同审核流程进行审核，确保解除协议符合法律法规和公司利益要求。审核通过后，合同管理部门负责对合同档案进行相应的注销登记。3.合同解除后，业务部门应按照解除协议的约定及时清理合同履行过程中的遗留问题，如交付的标的物回收、款项结算等。财务部门应根据解除协议进行账务处理，确保公司财务状况清晰准确。四、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料整理齐全，移交合同管理部门归档。相关资料包括但不限于合同谈判记录、合同起草稿、审核意见、补充协议、变更协议、解除协议、履行过程中的往来函件、交付凭证、验收报告、款项收付凭证等。2.合同管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，对接收的合同档案进行认真核对，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.合同管理部门对收集到的合同档案进行分类整理，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行编号和排序，建立合同档案目录。2.对合同档案中的每份文件进行编号、装订，并在文件首页加盖档案章，注明档案编号、文件名称、日期等信息。3.合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保存。电子档案应按照纸质档案的分类整理方式进行存储，确保电子档案与纸质档案内容一致，便于查询和使用。（三）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施、防潮防虫药品等，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照档案保管期限进行分类存放，保管期限分为短期、中期和长期。短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。具体保管期限根据合同性质和重要程度确定。3.严格限制无关人员进入合同档案室，查阅、借阅合同档案应履行审批手续。档案管理人员应做好档案查阅、借阅登记工作，记录查阅、借阅人员姓名、时间、内容等信息，确保档案的安全和完整。（四）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交合同管理部门审批。2.合同管理部门根据申请内容进行审核，批准后安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制合同档案内容，如需复制，应经合同管理部门负责人批准。3.因工作需要借阅合同档案的，借阅人员应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限、归还时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交合同管理部门审批。合同管理部门批准后，办理借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。借阅人员应妥善保管借阅的合同档案，不得转借他人，按时归还。（五）档案销毁1.对于超过保管期限且确无保存价值的合同档案，由合同管理部门提出销毁申请，填写《合同档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限等信息，并附销毁档案清单。2.《合同档案销毁申请表》经合同管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，由合同管理部门会同财务部门、法务部门等相关人员共同进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。3.销毁后的合同档案清单应作为会计档案妥善保管，保管期限按照会计档案保管规定执行。五、合同风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部门应定期组织开展合同风险识别与评估工作，采用定性与定量相结合的方法，对合同签订、履行过程中可能存在的风险进行全面排查。2.风险识别应涵盖合同主体风险、合同条款风险、合同履行风险、合同变更风险、合同解除风险、合同纠纷风险等方面。风险评估应根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行等级划分，确定风险的重要性排序。3.合同管理部门应建立合同风险数据库，对识别出的风险进行详细记录，包括风险名称、风险描述、风险等级、风险应对措施等信息。同时，定期对风险数据库进行更新维护，确保风险信息的准确性和时效性。（二）风险应对措施1.根据风险评估结果，合同管理部门会同相关部门制定针对性的风险应对措施。对于风险等级较高的合同，应制定专项风险应对方案，明确责任部门和责任人，采取有效的风险防控措施。2.风险应对措施包括但不限于风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。对于合同主体资格不明、信用状况不佳等风险，应采取风险规避措施，避免签订相关合同；对于合同条款存在漏洞、履行期限不明确等风险，应采取风险降低措施，通过完善合同条款、明确履行期限等方式降低风险发生的可能性；对于可能因不可抗力等因素导致的风险，可采取风险转移措施，如购买保险等；对于风险发生可能性较小且影响程度较低的风险，可采取风险接受措施，但应做好风险监控和应对准备。3.在合同履行过程中，如发现新的风险因素或风险等级发生变化，合同管理部门应及时调整风险应对措施，确保风险始终处于可控状态。（三）风险监控与预警1.合同管理部门负责对合同风险进行实时监控，定期收集合同履行情况、风险应对措施执行情况等信息，及时发现风险变化情况。2.建立合同风险预警机制，设定风险预警指标和阈值。当合同风险指标达到预警阈值时，合同管理部门应及时发出预警信号，通知相关部门采取相应的风险应对措施。3.定期对合同风险监控和预警工作进行总结分析，评估风险应对措施效果，总结经验教训，不断完善合同风险管理体系。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理，严格按照合同管理制度的要求进行合同签订、履行、变更、解除等操作，确保合同的合法性、有效性和完整性，从源头上预防合同纠纷的发生。2.开展合同法律培训，提高公司员工的法律意识和合同风险防范能力，使员工在合同签订和履行过程中能够自觉遵守法律法规，避免因自身过错引发合同纠纷。3.在合同履行过程中，加强与对方的沟通协调，及时了解对方的需求和意见，妥善处理合同履行过程中的问题，避免矛盾激化导致合同纠纷。（二）纠纷处理流程1.当合同纠纷发生时，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据材料。合同管理部门应会同法务部门对纠纷情况进行调查了解，分析纠纷原因，评估纠纷可能产生的影响。2.根据纠纷情况，制定纠纷处理方案，明确处理原则、处理方式、责任部门和责任人等内容。纠纷处理方式包括协商解决、仲裁、诉讼等。3.如选择协商解决方式，业务部门应积极与对方沟通协商，争取达成和解协议。协商过程中，应注意收集和保留相关证据，确保协商结果具有可执行性。4.如协商不成，需要通过