合同控制内部管理制度

PAGE合同控制内部管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.审慎签订原则：签订合同前应进行充分的调查、评估和审核，确保合同条款合法、合理、明确，避免合同漏洞和风险。3.全面履行原则：合同各方应严格按照合同约定履行各自的义务，确保合同目的的实现。4.动态管理原则：对合同履行过程进行跟踪、监督和检查，及时发现问题并采取有效措施解决，根据实际情况对合同进行变更、终止等处理。二、合同管理职责分工（一）合同管理部门公司设立合同管理部门，负责合同的统一归口管理。其主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度、流程和标准文本。2.参与重大合同的谈判、起草、审核等工作。3.对合同签订、履行情况进行监督检查，定期统计分析合同数据。4.负责合同档案的整理、归档和保管。5.协调处理合同纠纷和法律事务。（二）业务部门各业务部门负责本部门合同的起草、发起、履行等具体工作，并配合合同管理部门做好相关工作。其主要职责包括：1.根据业务需要提出合同签订申请，提供合同背景资料和相关信息。2.负责合同的起草、与对方当事人进行谈判、协商合同条款。3.组织合同的评审，落实合同评审意见。4.负责合同的履行，及时处理合同履行过程中出现的问题。5.定期向合同管理部门报送合同履行情况。（三）财务部门财务部门负责对合同涉及的财务条款进行审核，参与合同评审，监督合同款项的收付情况，确保合同资金的安全和合理使用。其主要职责包括：1.审核合同中的财务条款，如付款方式、结算期限、违约责任等。2.负责合同款项的收付核算，确保款项及时、准确到账。3.对合同执行情况进行财务分析，提供财务风险预警。（四）法务部门法务部门负责对合同进行法律审查，提供法律意见和建议，处理合同纠纷和法律事务。其主要职责包括：1.审查合同的合法性、合规性，防范法律风险。2.参与重大合同的谈判，提供法律支持。3.处理合同纠纷，代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序。4.开展法律培训，提高员工的法律意识和合同管理能力。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.合同发起：业务部门根据业务需要填写合同申请表，详细说明合同的基本情况、对方当事人信息、合同标的、金额、履行期限等内容，并提交相关背景资料。2.合同起草：业务部门负责起草合同文本，合同内容应符合法律法规和公司要求，条款明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义性表述。对于格式合同，应选用国家或行业推荐的标准文本，并结合实际情况进行必要的修改和补充。对于非格式合同，应根据交易特点和双方约定，详细约定双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等条款。3.合同评审：合同起草完成后，业务部门应组织相关部门进行合同评审。评审内容包括合同的合法性、合规性、合理性、可行性、风险评估等方面。合同管理部门负责对合同的格式、条款完整性等进行审核。财务部门负责对合同的财务条款进行审核，确保资金收付安全、合理。法务部门负责对合同的法律条款进行审查，防范法律风险。其他相关部门根据业务需要对合同涉及的专业内容进行审核。各部门应在规定时间内完成评审，并出具书面评审意见。业务部门根据评审意见对合同进行修改完善，确保合同质量。4.合同审批：经评审通过的合同，按照公司审批权限进行审批。审批流程如下：一般合同：由业务部门负责人、合同管理部门负责人、分管领导依次审批。重大合同：除上述人员审批外，还需提交总经理办公会或董事会审议通过。合同审批人应认真审查合同内容，签署审批意见。如不同意签订，应说明理由。5.合同签订：合同经审批通过后，由业务部门与对方当事人签订。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，加盖公司合同专用章或法定代表人印章。合同签订人应确保合同文本与审批通过的版本一致，不得擅自变更合同内容。签订合同时，应要求对方当事人加盖公章或法定代表人印章，并注明签订日期。对于多页合同，应加盖骑缝章，确保合同内容的完整性和连贯性。（二）合同相对方管理1.资格审查：在签订合同前，业务部门应对合同相对方的主体资格、经营范围、经营状况、信用情况等进行调查了解。要求对方提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证照副本，并进行核实。通过国家企业信用信息公示系统、信用中国等平台查询对方的信用记录，了解其是否存在违法违规行为、经营异常等情况。对于重要合同相对方，可委托专业机构进行尽职调查。2.信用评估：建立合同相对方信用评估机制，定期对合同相对方的信用状况进行评估。根据评估结果，将合同相对方分为不同信用等级，采取相应的管理措施。对于信用良好的合同相对方，可简化合同审批流程，给予一定的优惠政策。对于信用一般的合同相对方，应加强合同审查和监督，严格控制风险。对于信用较差或存在重大风险的合同相对方，应谨慎签订合同，甚至拒绝与其合作。（三）合同文本管理1.标准文本制定：合同管理部门应制定和完善各类合同的标准文本，明确合同的基本条款、格式要求等。标准文本应根据法律法规和行业规范进行修订和更新，确保其合法性、适用性和有效性。2.文本使用：业务部门签订合同应优先使用公司统一制定的标准文本。如因特殊情况需要使用非标准文本，应经合同管理部门审核同意，并报分管领导批准。3.文本编号：合同管理部门对每份合同进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于合同的识别、查询和管理。合同编号应包含合同类别、年份、顺序号等信息。四、合同履行管理（一）履行计划制定合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人、时间节点等内容。履行计划应报合同管理部门备案。（二）履行跟踪与监督1.业务部门应按照履行计划组织合同的履行，定期对合同履行情况进行检查和总结，及时发现问题并采取措施解决。2.合同管理部门负责对合同履行情况进行跟踪和监督，定期收集业务部门报送的合同履行情况报告，对合同履行过程中的重大问题进行协调处理。3.财务部门负责监督合同款项的收付情况，确保款项按照合同约定及时、足额收付。如发现款项收付异常，应及时通知业务部门和合同管理部门。（三）变更管理1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与对方当事人协商，并签订书面变更协议。2.变更协议的签订流程与原合同签订流程相同，需进行评审、审批等程序。3.合同变更后，业务部门应及时调整履行计划，并通知相关部门。合同管理部门应做好合同变更的记录和归档工作。（四）终止管理1.合同履行完毕或提前终止时，业务部门应及时通知对方当事人，并办理相关终止手续。2.合同终止后，业务部门应清理合同履行过程中的相关文件、资料，对合同履行情况进行总结分析，并将结果报合同管理部门。3.合同管理部门负责对合同终止情况进行审核，确保终止手续完备、合法。同时，做好合同档案的整理和归档工作。五、合同纠纷管理（一）纠纷预防1.加强合同签订前的调查和评审工作，确保合同条款合法、合理、明确，避免合同纠纷的发生。2.在合同履行过程中，各部门应严格按照合同约定履行义务，加强沟通协调，及时解决出现的问题，防止纠纷升级。3.定期开展合同管理培训，提高员工的合同意识和风险防范能力。（二）纠纷处理1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据材料，分析纠纷原因，提出处理方案，并报合同管理部门。2.合同管理部门会同法务部门对纠纷情况进行评估，制定纠纷处理策略。根据纠纷的性质和情况，可选择协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决。3.在纠纷处理过程中，相关部门应积极配合，提供必要的支持和协助。如需委托律师代理诉讼或仲裁，应按照公司相关规定办理委托手续。4.纠纷处理结束后，业务部门应将纠纷处理结果报合同管理部门备案。合同管理部门应总结经验教训，完善合同管理制度和流程。六、合同档案管理（一）档案收集合同签订、履行过程中形成的各类文件、资料，包括合同文本、审批文件、评审意见、往来信函、补充协议、变更协议、履行记录、纠纷处理文件等，均应作为合同档案进行收集。（二）档案整理合同管理部门负责对收集到的合同档案进行整理。整理工作应按照合同类别、时间顺序等进行分类，确保档案资料完整、有序。（三）档案归档整理后的合同档案应及时归档，建立电子和纸质档案。电子档案应按照规范的命名和存储方式进行管理，便于查询和检索。纸质档案应装订成册，装入档案盒，并在档案盒上注明合同名称、编号、归档日期等信息。（四）档案保管合同档案应妥善保管，存放于安全、防