《管理沟通实务》课件-项目十 小会议大学问  懂沟通事办成-会议沟通

管理沟通实务国家级精品课程项目十小会议大学问 懂沟通事办成—会议沟通认识会议沟通任务一学前思考：美团成功召开全国骑手恳谈会

2023年11月17日，美团首场全国骑手恳谈会在北京举行。会上，骑手代表和美团代表、合作商代表就各项骑手权益保障事项展开协商、形成共识，并在与会人员见证下签署《美团（全网）骑手集体恳谈会议纪要》及各项相关文件。

出席本次恳谈会的美团骑手代表来自全国各地，他们在会上带来了骑手关心的各项权益保障问题，主要集中在收入报酬、安全保障、职业发展等方面。“北京入秋后天冷得特别快，咱们骑手的工作时间大部分都是在外面骑行，能够有个地方休息、喝上一杯热水，暖暖的心里一下就美了！”“我跑单四年了，深感交通安全对于一名骑手来说非常重要，针对暴雨、暴雪等极端恶劣天气的安全保障，未来会做哪些改进呢？”交流过程中，骑手范铁明和王哲说出了不少骑手的心声。学前思考：美团成功召开全国骑手恳谈会

对此，美团企业代表在会上向骑手同步了相关工作进展。为方便骑手随时休息和获得补给，美团目前通过自建、社会共建以及与品牌商家合作等方式，已在全国各地建设骑手驿站超过3.8万个。为加强特殊天气下的配送安全保障，今年冬天美团也启动了应急机制，在暴雪、大风等特殊天气下，为骑手提供配送补时、差评剔除等帮助，并动态调整配送半径，以缩短骑手暴露在户外的时间，同时正在全国一百余个城市开展冬季关怀活动，向骑手送上电动车挡风被、车把套、手套、护膝、保温杯等物资。学前思考：美团成功召开全国骑手恳谈会

结合骑手及各方代表的协商结果，会议形成了《美团（全网）骑手集体恳谈会议纪要》。尤其针对女骑手权益，形成了《美团（全网）女骑手权益保护专题恳谈会议纪要》，进一步细化权益保障内容，包括女骑手关怀慰问、体检服务、专属热线等。

“这是保障新就业劳动者权益，构建和谐劳动关系走出的重要一步，希望美团积极履行社会责任，继续推进协商协调机制建设，在维护新就业形态劳动者权益方面取得更大成绩。”全国总工会与会同志总结点评。案例思考010302

结合案例，谈谈你对会议沟通是如何理解的？

结合案例，谈谈全国骑手恳谈会体现了哪些会议沟通技巧？

联系实际，分享你知道的骑手、外卖平台和商家在工作过程中乐于奉献的行为。学前思考：美团成功召开全国骑手恳谈会任务导入：一次常规会议

程强，立昌农机制造有限公司市场部经理，正驱车前往公司设在市郊的总部。他望着窗外田野美丽的风光，遐想着公司的销售前景。上周末，程强请求他的老板——公司总理吴莉召开会议，讨论公司下一年度的销售目标。当他步入会议室时，会议正要开始。其他与会者有生产部经理严力臣、仓储控制主管路遥、人事部经理王贤石。

程强首先发言，回顾了市场销售的近况：“我刚参加完年度销售总结会，发现去年我们丧失了比预料的还要多的市场，主要原因是工厂出现了延期交货的问题。同时我们也进行了下一年度的销售预测，认为下一年度的销售量可达到11万台。我们认为这个数字是现实的，如果做得好，还有望突破这个目标。”

正在这时，严力臣打断道：“程强，你是在开玩笑吧？就在3个月前，同样在这间办公室，我记得你对下一年度销售量做出的预测是10万台。现在，你却将预测提高了10%。面对一个不断移动的目标靶，试问我们如何去做生产计划？”任务导入：一次常规会议

吴莉插话说：“老严，我理解，你的担心是有道理的。但是，我们必须面对不断变化的市场做出相应的调整。现在刚到9月，我们还未对下一年度制定生产计划，只是在讨论计划。我想利用这个最新数据，尽快制定下一年度的生产综合计划。”

程强补充道：“最近，我们与许多老顾客接触，得悉他们不断抱怨在旺季出现的交货滞后现象。有些人甚至威胁，如果明年还得不到好的服务，他们将不再订购我们的产品。我想，我们应该生产出足够多的产品，而且是适销对路的产品。”

路遥表示忧虑道：“我们必须降低生产成本。去年，我们的库存太多，占用了不少资金。鉴于我们高达30%的库存成本率，我认为明年不能再维持如此高的库存量。”任务导入：一次常规会议

王贤石接着说：“若降低库存成本，采用跟踪需求的综合生产计划方案，则意味着雇员数逐月发生波动，这样会引起雇用和解雇成本上升。目前，我们招进一个人的成本是800元，而解雇一个人的成本是1500元。”

严力臣又担心地表示：“为了实现这个较高的销售目标，我们不得不增加晚班，采用两班制，因为依靠现有的一班制，即使满负荷生产也无法达到这个预期目标。我想，在做出决策增雇一班人马之前，有必要弄清这个销售预测目标是否可行。”

在大家你一言我一语的发言中，不知不觉已到了午餐时间。吴莉总结道：“老严，请根据最新的预测数据拟定一个综合生产计划，我不想在下一个旺季到来时，看到公司重蹈今年的覆辙。”任务思考：1．根据案例，谈一谈你对会议沟通的理解？2．请你评价一下本案例中的会议成效如何？3．假如你是本次会议的主持人，你认为如何才能开出高质量的会议？任务一

认识会议沟通主要内容05

三课会议沟通的内涵一会议沟通的分类二会议沟通的作用

会议，是指有组织、有领导、有目的的议事活动，它是在限定的时间和地点，按照一定的程序进行的。一、会议沟通的内涵（一）会议的概念安徽职业技术学院（二）会议沟通的含义

会议沟通是指组织内部或组织之间为了实现特定目标、交流信息、协调行动、解决问题或做出决策而进行的正式聚集活动。一、会议沟通的内涵（二）会议沟通的含义正式性集中性互动性010302会议沟通的特性一、会议沟通的内涵01按会议目的分类A决策型会议C问题解决型会议B信息分享型会议D团队建设型会议二、会议沟通的分类02按会议形式分类视频会议电话会议网络会议面对面会议二、会议沟通的分类03按会议规模分类01大型会议0203中型会议小型会议二、会议沟通的分类按会议周期分类定期会议是指定期举行的会议，如晨会、周会、双周会、每月会、年度会等临时会议根据需要随时召开的会议。这类会议通常针对突发事件或紧急情况进行讨论和决策。AB04二、会议沟通的分类在现代这样一个信息化的时代，人们获取信息的渠道非常多。可以通过传统的媒介，比如报纸、电视、广播等；也可以通过更先进、更及时的互联网。相比之下，会议对信息的收集更集中、迅速而且针对性更强。01信息交流三、会议沟通的作用当问题较为重大、复杂，甚至问题的牵扯面较大，涉及广大群体利益，难以决定做不做或者怎么做的时候，就需要开会。02科学决策三、会议沟通的作用会议是民主得以实现的非常重要的形式和载体，会议和民主密不可分。1．会议是上下交流、沟通的有效渠道2．会议制度保证民主的和谐气氛03发扬民主三、会议沟通的作用召开会议，可以让有关部门向上级汇报工作任务的贯彻执行情况，总结决策和执行过程中的成功经验和失败教训04检查监督三、会议沟通的作用对于同一问题，不同部门往往都有自己的考虑角度，意见难以统一，从而影响问题的妥善解决和工作的顺利进行。这时，就要发挥会议的协调作用，部门之间互相磋商，保持行动一致。05横向沟通三、会议沟通的作用从制度上来讲，会议决议是群策群力的结果。因此，它的权威性要远远大于管理者或管理者团队不经过会议决议而发布的任何行政命令。06树立权威三、会议沟通的作用1．象征地位；2．形成印象

3．激发士气；4．增强合力

5．明确目标；6．激发灵感

07附属作用三、会议沟通的作用任务思考1.会务沟通的含义是什么？2.会务沟通的作用是什么3.会务沟通的类型有哪些？

会开完了就表示会议工作结束了吗？（1）知识拓展

近日，中共深圳市盐田区委办公室组织召开专题会议，对我区今年以来举办的重大公务活动开展“走流程”复盘总结，不断提升会务工作标准化和规范化水平。也指出了近期会务工作存在的问题，并提出了三点工作建议。一是提高政治站位。及时跟进学习习近平总书记重要讲话、重要指示批示精神以及上级重要文件、重要会议精神，增强政治敏锐性鉴别力，防止跑出格、慢半拍等问题。会开完了就表示会议工作结束了吗？（2）知识拓展

二是强化统筹谋划。要依托年初制定的全年重要会议和重要政务活动安排，把握工作规律，增强工作前瞻性主动权，做到周期性任务“成竹在胸”，突发性任务“见微知著”，趋势性任务“未雨绸缪”。三是提高会务质量。时刻牢记细节决定成败，100-1=0，对待会务工作要严谨细致、精益求精。特别是重大会务，会前要明确责任分工，形成任务清单，提前预演、查漏补缺；会中要跟踪服务，时刻关注会场状况，做到眼里有活、眼疾手快；会后要深入总结、及时复盘，互相讲问题、找漏洞，达到警醒、改进、提高的效果。认清会议沟通的障碍任务二任务导入：多么寂寞的会

酒店行政经理在星期一早上告诉小王，星期四上午9：00到11：00召开各部门经理会议，需要小王通知有关人员。小王刚到公司不久，不太清楚酒店有哪些部门，酒店的部门主管是哪些人。她到酒店转了转，大多数人都在工作岗位上，也没有遇到各部门主管。后来，小王忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才在公司的网络公告栏里发了如下通知：“兹定于星期四上午在会议室召开各部门主管会议，会议重要，请务必出席。”

星期四上午8：30左右，有两个部门的主管到了办公室，但会议室里没有人招呼他们，以为会议不开了，坐了一会儿就走了。9：00左右，又来了5个部门的主管，什么资料也没带，其中2位说，他们已经约好客户在10：00见面。到了10点，剩下的3个部门的主管不知道这次会议要谈什么，随便谈谈就走了。

事后，行政经理得知，去了会议室的7位主管不确定会议具体时间和议题，没有去的3位中，有2位是没看到通知，经行政经理提醒，才发现通知是在会议前一天下午快下班的时候发的，那时候他们已经关了电脑；另外一位是还在外地出差，他看到通知也来不及赶回来。行政经理对小王十分不满，小王也受到了批评与处罚任务导入：多么寂寞的会谈谈本次会议沟通主要出现了哪些障碍？影响会议沟通的障碍因素有哪些？0102假如你是小王，应该如何开展会议沟通？03任务思考任务二

认清会议沟通的障碍主要内容05会议沟通的障碍表现一影响会议成效的因素二会议目标搁浅后果会议投入的人力、物力、时间和金钱等都完全浪费亟待解决的问题和困扰继续存在会带来顺延的恶性循环一、会议沟通的障碍表现一、会议沟通的障碍表现对会务沟通障碍的表现最常见的总结是“会而不议、议而不决、决而不行、行而无果”。鉴于会议召开的初衷，会务沟通障碍最严重的后果就是会议目标没有实现。01会议目标搁浅

开一次会究竟要花多少钱？会议成本的计算方式有很多种，归纳起来无外乎三个部分：直接成本、时间成本和机会成本。02会议成本增大一、会议沟通的障碍表现增加哪些成本？直接成本，是组织方和与会者都能清晰感受到的会议花费“时间就是金钱”，所以也用于对会议成本的衡量之中机会成本，是假设将投入会议的时间、精力以及经费改变使用途径，预估产生的效益一、会议沟通的障碍表现

会议时间浪费、会议效率低下、会议没有效果，都会让认真投入的与会者严重受挫，引发挫败感。03员工士气受挫一、会议沟通的障碍表现课堂讨论

翻开你的工作日程表，如果1/4以上的工作时间是在会议室里度过的，那么你所在的公司也患上了会议过多，会议时间过长的“会议病”。

企业需要召开会议的原因有两点，一是企业有重要事项需要宣布或汇报，二是各职位和部门有各自的职责分工，而完成某一特殊任务所需的知识和经验不能全部装在一个人的头脑里，需要集思广益，靠彼此合作才能完成。如果一个企业经常要以会议的方式来完成任务，就会被“会议病”所困扰。

那么，“会议病”究竟有哪些弊端呢？如何应对呢？课堂讨论浪费时间，工作时间被碎片化ADBC工作计划被打乱会议效率低下催生厌烦情绪“会议病”存在的弊端课堂讨论健全组织机构，合理授权完善会议制度减少会议次数与时长增强会议计划性与目的性。做好会议的组织工作无关紧要人员选择性参加，会后告知纪要治疗“会议病的策略:会议工作要做到“备而会、会而议、议而决、决而行、行而彻”

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01会议目的不明确根据哈佛商学院的一项研究显示，大公司CEO平均每周要开37次会议，会议时间占总工作时间的72%。没有哪个管理者可以离开会议开展工作，会议在很大程度上决定了管理者的决策质量和团队的沟通合作效果。（一）会前准备不足二、影响会议成效的因素02会议通知仓促（一）会前准备不足会议通知一般情况下需提前1天以上进行发布，以方便会议参与人员提前做好准备，以提高会议沟通的效果。二、影响会议成效的因素03会议准备调查不充分（一）会前准备不足

会议组织者应该提前发放会议沟通涉及到的表格样本，以提高解释和统一标准的效率，同时针对会议沟通需要解决问题的上报时间和具体要求（纸质、电子版等）应提前确定，以增强会议沟通内容的严谨性。二、影响会议成效的因素01会议持续时间长（二）会中控制不力二、影响会议成效的因素02简单问题复杂化

高效率的会议能够把复杂问题简单化，在简单中把握重点和规律。低效率的会议恰好相反，常常把简单问题复杂化，结果是为了复杂而复杂。有的问题，本来三言两语就可以解决，却要与会者反复讨论，不仅浪费了与会者大量的时间和精力，还容易引出许多不必要的矛盾，导致太多的方案或细节没法处理，或者太多的情绪和误解产生，甚至还会使会议再生出新的会议，会议越开越多，却越开越解决不了问题。（二）会中控制不力二、影响会议成效的因素03分歧处理不妥当各国会议打架纪实照片，“用嘴不行就动拳头”（二）会中控制不力二、影响会议成效的因素04会议主持不给力一是不告知开会的目的三是官腔十足五是控制会议二是不准时到场四是搞形式主义（二）会中控制不力二、影响会议成效的因素05保障条件不达标

开会需要一定的物质保障和环境保障。如果会议的物质条件欠缺或者环境条件过差，则会影响会议的成效。物质保障方面，缺乏可利用的辅助设备，音响效果差，座椅不舒服等，都会影响与会者对会务沟通信息的有效接收。环境保障方面，会议地点选择在闹市区或车流量较大的公路旁，声音嘈杂，与会者会受到外部环境的强烈干扰，很难集中注意力，甚至失去开会的耐心。（二）会中控制不力二、影响会议成效的因素01会后工作不重视

会议结束并不代表会议沟通工作的结束，为保障会议沟通的质量，会议组织者还需关注会议参与者的返程服务，相关材料梳理总结与归档，以及会议的报道宣传等。（三）会后执行不当二、影响会议成效的因素02会后监督与考核不力（三）会后执行不当

在会议介绍后，如果没有有效的总结记录、监督和考核机制，可能会导致重要的决策和提议被遗漏或忘记。企业应该制定有效的记录、监督和考核方法，尤其是对于重要的讨论和决策，要采用更加严格的监督和考核机制，以提升会议沟通效果。二、影响会议成效的因素知识拓展知识拓展知识拓展知识拓展掌握会议沟通技巧任务三

最近，客户对大辰公司的产品质量提出许多批评意见，有的甚至要求退货，形势很严峻。客户的意见反映到销售部，销售部找到质检科，质检科认为是生产车间的责任，而生产车间认为事情并不那么简单，事态很有些扯皮的倾向。为了尽快解决这个问题，厂领导经过商量，决定由分管销售的副厂长主持、分管生产的副厂长辅助，召开由销售部长、生产车间主任、质量控制部副主任、技术开发部部长、该产品的设计小组负责人等参加的联席会议，主题为“如何解决这批产品销售中出现的问题”。会议通知在两天前经厂办公室电话或口头传达到各部门和车间。任务导入：某制造企业的会议沟通

会议原定早晨8：30正式开始，现在时间已到，除生产车间主任外，其余人员全部到齐。10分钟过去了，还不见生产车间主任的影子。生产副厂长有些着急，毕竟是属于他管的人，便让人打电话去催。打电话的人回来报告说：“主任一早就来了，在车间布置完工作就和一个人出去了，不知去了哪里。”这时，参加会议的其他人员开始交头接耳地议论起来，有的人甚至发起牢骚。生产副厂长和销售副厂长商量了一下，决定不再等了。在拖了近20分钟后，会议开始了，先由销售副厂长把最近发生的事向与会人员作了筒短说明，并希望大家就两个问题发表意见：第一，出事的原因是什么？第二，现在怎么办？销售副厂长刚说完，销售部长就发言：“我看当务之急是挽回声誉，这批产品确实有质量问题，我的意见是允许用户退货，由生产车间返修。”技术开发部部长接着说：“从技术的角度看，返修的工作量是很大的，短时间内完不成。再说，这批零件是由外协单位加工的，让生产车间返修也不合适。”销售部长的口气有些生硬：“作为生产副厂长，你不能只考虑你的生产车间，你应该考虑全厂职工的利益，我们销售部因为此事受到客户责骂，谁又来体谅我们？”任务导入：某制造企业的会议沟通

正在这时，生产车间主任匆匆地赶了进来。大家几乎同时把目光集中在他身上，有埋怨，有疑问，有好奇。生产副厂长作为生产车间主任的上司，感到很难堪，便气愤地责问：“你干什么去了！不知道开会吗？”“对不起，我去和部件加工单位谈质量问题，想进一步弄清原因。”“说好8：30开会，主要讨论你们的问题，你不来，还开什么会？”“不是说销售会议吗？怎么会讨论我们的问题？”“销售会议主要是解决产品质量问题，你当然是主要人物嘛。”“通知我是销售会议，我以为就是销售问题。再说，以前开会不是也有人迟到吗？何必大惊小怪。我也不是为了弄清原因……”生产车间主任有些委屈任务导入：某制造企业的会议沟通任务思考：1.结合案例，请你谈谈此次会议沟通存在哪些问题？2.结合案例，假如你是主持会议的领导，如何运用会议沟通技巧？3.联系实际，谈谈你在未来的工作中如何提高会议沟通效率？任务三

掌握会议沟通技巧主要内容05

三课会前沟通技巧一会中沟通技巧二会后沟通技巧一、会前沟通技巧010203明确会议必要明确会议目的确定会议议题04确定与会人员05安排会议议程060708安排会议时间安排会议地点布置会议场所091009准备会议资料10发放会议通知01明确会议必要一、会前沟通技巧02明确会议目的

明确会议的目的是保障会议顺利进行的基本条件。会议如果没有一个明确的目的，就有盲目性和风险性，最直接的表现就是浪费时间和资源。会议的目的各不相同，有的为了传递信息，有的为了分配任务，还有的为了决策或动员。不管会议的具体目的如何，都要求在会议召开之前将目的明确下来，越具体越好，这样才能使会议更有针对性一、会前沟通技巧03确定会议议题议题确立的原则紧扣目标数量适中逻辑关联时间明确一、会前沟通技巧04确定与会人员对会议主题有深入研究或对情况较为熟悉的人；对会议目标及成果起关键作用的人；善于做客观判断、勇于表达见解或有高度沟通意愿的人；有权做出决策的人。一、会前沟通技巧05安排会议议程主要议题往前排次要议题往后排时间紧迫、需立即做出结论的议题往前排，时间余地大的往后排需要与会者高度集中讨论的议题往前排；大家有极大兴趣、相关知识已了解较多的问题往后排。12345一、会前沟通技巧06安排会议时间如果是外部会议，要避开节假日或有重大社会活动的日子如果早上开会时间太早，会导致与会人员的迟到或忙中出错如果希望问题迅速达成协议，那么最好把会议时间安排在下班前一个小时

时间安排得恰当是会议成功的关键所在。安排会议时间包括何时开会、开多长时间、何时结束，以及如何按时开始。时间安排不当，会使会议在很多方面出现差错。一、会前沟通技巧07安排会议地点会议规模大小与人数多少到达会议地点的交通是否方便是否有足够的停车场地会议租用费用是否合理会议设备是否完备是否不受外界干扰会场环境与与会者的身份、地位是否相称等一、会前沟通技巧08布置会议场所

会场布置要根据会议的性质、规模和会场的大小来决定，通常会场布置包括座位布置和与会者座序安排两个方面。在座位布置上，经常采取的有剧场式、教室式、花瓣式、圆形会场、正方形或长方形会场、U型会场等多种形式。在与会者的座序安排上，通常根据与会者的身份、所在单位及是否发言等安排顺序。一、会前沟通技巧09准备会议资料会议邀请类文件。会议请示、审批类文件。会议策划与运作方案。协议类文件。新闻通稿。一、会前沟通技巧09准备会议资料会议议程相关文件。会议手册。演讲稿类文件。会议主持词。会议质量评价材料，例如问卷调研表。一、会前沟通技巧10发放会议通知在会议通知中，一般应注明会议时间、地点、名称、参与人员、主要议题、主办单位、个人需支付的费用、与会者答复是否参加的最后期限及回复的地址和电话等。对于能收集到的回函要进行登记，并为确定赴约的会议者安排座次、餐宿等一、会前沟通技巧1．明确会议目标;

2．告知议程顺序

3．理清关键概念;

4．把控讨论进程

5．用争论平争论

;

6．控制会议时间

7．概括会议内容.01有效控制会议议题和议程二、会中沟通技巧1．严肃对待迟到行为；2．控制喋喋不休者

3．积极引导合理沉默；4．维护下级表达权利

5．鼓励观点健康交锋；6．提防对建议的压制

02合理控制会议成员的行为二、会中沟通技巧1．目的性原则；2．应变性原则

3．果断性原则；4．灵活性原则

03加强对会议的组织协调二、会中沟通技巧返程服务

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1协调组织好参会人员会后服务对个别因工作需要暂留的人员，妥善安排食宿整理会议纪要归档会议材料材料归档0222三、会后沟通技巧0

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会议报道

如果是对外公开报道的会议，事先应邀请或通知新闻记者到会进行采访。会后总结

做到开完会后“议而有决”“决而有行”“行必有果”会后沟通的技巧0304三、会后沟通技巧课堂讨论-ZY公司的例会（1）

每周一10点到12点是ZY公司例会时间，届时，公司总裁、副总裁以及各部门负责人以及主管均出席会议。今天例会将正常开始。10点15分，副总裁临时有事找总裁商议，还未到会。会议桌边零零星星地坐着相关领导，大家调侃着与工作无关的事宜，有些边打游戏边等待，有些回办公室继续办公。10点半，总裁、副总裁到会议室，10点33分正式开会。

首先由各部门汇报上周工作。研发中心总监介绍上周研发项目情况，主要问题有两个：“（1）研发项目继续延迟，主要是关键物料未到位。（2）项目规划近2/3被营销中心以不符合市场买点为由申请砍掉。现在在研项目数量少，研发工程师们积极性受挫。”课堂讨论-ZY公司的例会（2）

“李云涛（采购部经理），你是干什么吃的？这点问题总是解决不了呢？赶快催，把问题解决了。”总裁生气地骂道。李云涛坐在一旁无奈地点着头。营销中心总监：“原本计划在4月中旬有新品上市，赶上五一销售旺季，但因为研发项目、终端产品均为上市近一年的产品，和竞争对手比没有竞争力，本月销售量依然没有达到目标。终端掌控能