学校内部控合同管理制度

PAGE学校内部控合同管理制度一、总则（一）目的为加强学校内部控制，规范合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，根据国家相关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校与校内各部门、单位及校外其他组织或个人签订的各类合同。（三）基本原则1.合法性原则：合同的签订、履行应符合国家法律法规及政策要求。2.合规性原则：严格遵守学校内部的各项规章制度和审批流程。3.风险防范原则：充分识别、评估和控制合同风险。4.全面管理原则：涵盖合同从起草、审核、签订、履行到终止的全过程。5.权责明确原则：明确各部门在合同管理中的职责和权限。二、合同管理职责分工（一）学校领导职责1.对重大合同事项进行决策。2.监督合同管理制度的执行情况。（二）合同管理部门职责1.负责合同管理制度的制定、修订和解释。2.牵头组织合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等工作。3.建立合同台账，对合同进行统一登记和归档。4.定期对合同管理情况进行检查和分析，提出改进建议。（三）业务部门职责1.负责本部门合同的起草、初审，并对合同的真实性、可行性负责。2.配合合同管理部门做好合同的审核、签订、履行等工作。3.及时向合同管理部门反馈合同履行过程中的问题。（四）财务部门职责1.参与合同涉及资金条款的审核。2.负责合同款项的收付结算，并对资金安全进行监督。3.协助合同管理部门对合同执行情况进行财务分析。（五）审计部门职责1.对合同管理情况进行审计监督。2.检查合同的合法性、合规性及效益性。三、合同的起草与审核（一）合同起草1.业务部门根据业务需求起草合同文本，合同内容应明确双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免歧义。对于格式合同，应仔细审查其条款，确保符合学校利益。（二）合同审核1.业务部门完成合同初稿后，提交至合同管理部门进行初审。初审内容包括合同条款的完整性、准确性、合法性、合规性等。2.合同管理部门初审通过后，组织相关部门（如财务、审计、法务等）进行会审。会审部门应根据各自职责对合同相关条款进行审核，并提出意见和建议。3.对于重大合同或法律关系复杂的合同，可聘请法律顾问或专业律师进行审核。4.审核意见应明确指出问题所在，并提出修改建议。业务部门应根据审核意见对合同进行修改完善，直至审核通过。四、合同的签订（一）签约主体资格审查1.在签订合同前，应对合同对方的主体资格、经营范围、资信状况等进行审查。确保对方具有签订合同的合法资格和履行合同的能力。2.要求对方提供营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关证明文件，并进行核实。（二）授权委托1.如果合同对方是法定代表人以外的人员签订合同，应要求其提供法定代表人授权委托书，明确授权范围、期限等。2.授权委托书应加盖对方单位公章，并由法定代表人签字或盖章。（三）合同签字盖章1.合同经审核通过后，由学校法定代表人或经授权的代表签字，并加盖学校公章。2.合同对方签字盖章应符合其内部规定和法律法规要求。3.对于多页的合同，应加盖骑缝章。（四）合同编号与备案1.合同签订后，合同管理部门应及时为合同编号，并进行备案。合同编号应具有唯一性，便于查询和管理。2.将合同副本分发给相关部门，明确各部门在合同履行中的职责。五、合同的履行（一）履行计划制定1.业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人。2.履行计划应报合同管理部门备案。（二）履行跟踪与监督1.合同管理部门负责对合同履行情况进行跟踪和监督，定期检查业务部门的履行进度。2.业务部门应及时向合同管理部门反馈合同履行过程中的问题，如对方违约、不可抗力等。3.对于合同履行过程中出现的重大问题，合同管理部门应及时组织相关部门进行研究，提出解决方案，并报学校领导审批。（三）款项收付管理1.财务部门应按照合同约定及时办理款项收付手续，确保资金安全。2.付款前，业务部门应提交付款申请，并附合同副本、发票、验收报告等相关资料。财务部门审核无误后，方可办理付款。3.收款时，应及时开具合法有效的票据，并做好登记。六、合同的变更与终止（一）合同变更1.合同履行过程中，如需变更合同内容，应由业务部门提出书面申请，并说明变更的原因、内容及对学校利益的影响。2.合同变更申请经合同管理部门初审、相关部门会审通过后，报学校领导审批。3.合同变更应签订书面补充协议，补充协议与原合同具有同等法律效力。（二）合同终止1.合同履行完毕、双方协商一致、一方违约或出现法定终止情形时，合同终止。2.合同终止后，业务部门应及时清理合同履行情况，办理相关手续，如验收、结算、资料归档等。3.合同管理部门应对合同终止情况进行登记，并将相关资料归档保存。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同正本及相关附件、审批文件、履行记录等资料提交给合同管理部门。2.合同管理部门应按照档案管理要求，对合同资料进行分类整理、编号装订。（二）档案保管1.合同档案应妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防虫的场所。2.建立合同档案借阅制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限。借阅人应填写借阅申请表，经批准后方可借阅。（三）档案查阅1.校内各部门因工作需要查阅合同档案时，应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容和期限。2.合同管理部门应在规定期限内提供查阅服务，并做好查阅记录。（四）档案销毁1.对于超过保管期限且无保存价值的合同档案，由合同管理部门提出销毁申请，报学校领导审批。2.销毁合同档案时，应指定专人负责监销，并做好销毁记录。八、合同风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部门应定期对合同进行风险识别和评估，分析合同可能面临的风险因素，如法律风险、信用风险、市场风险等。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.对于法律风险，加强合同审核，聘请法律顾问提供专业意见，确保合同合法合规。2.对于信用风险，加强对合同对方的资信调查，要求提供担保或采取其他信用防范措施。3.对于市场风险，密切关注市场动态，合理约定价格调整条款等。九、合同管理信息化建设（一）建立合同管理信息系统1.利用信息技术建立合同管理信息系统，实现合同起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程的信息化管理。2.合同管理信息系统应具备合同模板管理、流程审批、台账查询、统计分