内部询价管理制度

PAGE内部询价管理制度一、总则（一）目的为规范公司内部询价管理工作，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、子公司及分支机构在采购物资、设备、服务等过程中涉及的内部询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：内部询价活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：询价过程应遵循公平、公正的原则，对待所有参与询价的供应商，不偏袒任何一方。3.公开透明原则：除涉及商业秘密等特殊情况外，询价信息应尽量公开透明，确保相关人员能够充分了解询价内容和要求。4.诚实守信原则：参与询价活动的各方应诚实守信，如实提供相关信息，不得隐瞒或虚报。二、询价流程（一）需求提出1.各部门根据工作需要，填写《内部询价申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、预算金额等内容，并经部门负责人签字确认。2.对于涉及重大采购项目或金额较大的询价申请，需附可行性分析报告或项目说明，阐述采购的必要性和预期效益。（二）需求审核1.采购部门收到《内部询价申请表》后，对需求的合理性、必要性进行初步审核。审核内容包括是否符合公司业务发展需要、预算是否合理、采购规格和要求是否明确等。2.如发现需求存在不合理或不明确之处，采购部门应及时与申请部门沟通，要求其进行修改和完善。（三）询价准备1.根据采购需求，采购部门收集相关市场信息，确定潜在供应商名单。潜在供应商应具备良好的商业信誉、生产或服务能力，能够满足公司的采购要求。2.采购部门制定询价文件，询价文件应包括询价函、采购需求明细、技术规格要求、报价要求、交货时间及地点、售后服务要求等内容。询价文件应确保清晰、准确，避免产生歧义。（四）询价发出1.采购部门向潜在供应商发出询价文件，明确告知询价的截止时间、报价方式及其他相关要求。询价文件可以通过邮件、传真、书面送达或公司内部采购管理系统等方式发送给供应商。2.在询价文件发出后，采购部门应及时跟进，确保供应商能够收到询价文件，并解答供应商提出的疑问。（五）报价接收1.供应商应在规定的截止时间前，将报价文件密封送达采购部门或按照询价文件要求通过指定方式提交报价。报价文件应包括报价明细、产品规格型号、质量标准、交货期、售后服务承诺等内容。2.采购部门对收到的报价文件进行登记和整理，检查报价文件的完整性和合规性。如发现报价文件存在问题，应及时与供应商沟通，要求其进行补充或修正。（六）询价评审1.采购部门组织相关人员组成询价评审小组，评审小组应由采购部门、需求部门、技术部门、财务部门等相关人员组成。评审小组负责对供应商的报价进行评审，确定中标供应商。2.评审小组根据询价文件的要求，对供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等方面进行综合评估。评估过程中，应注重性价比，确保选择的供应商能够提供满足公司需求的优质产品和服务，同时价格合理。3.评审小组可以采用打分法、最低价法等方式进行评审。打分法应明确各项评审因素的权重，根据供应商的表现进行打分，得分最高者为中标候选人；最低价法应在满足采购需求的前提下，选择报价最低的供应商为中标候选人。（七）结果确定1.评审小组根据评审结果，确定中标供应商，并填写《内部询价评审报告》，详细记录评审过程和结果。评审报告应包括询价项目概述、供应商报价情况、评审意见、中标供应商推荐等内容。2.《内部询价评审报告》经采购部门负责人审核后，报公司分管领导审批。公司分管领导根据评审报告和公司实际情况，做出最终的中标决定。（八）合同签订1.采购部门根据公司分管领导的审批意见，与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好后续的验收、付款等工作。三、询价相关职责（一）采购部门职责1.负责制定和完善内部询价管理制度，并组织实施。2.受理各部门的内部询价申请，进行需求审核和询价准备工作。3.收集潜在供应商信息，建立供应商数据库，并定期对供应商进行评估和管理。4.组织询价活动，发出询价文件，接收供应商报价，组织询价评审，确定中标供应商，并负责与中标供应商签订采购合同。5.协调解决询价过程中出现的问题，跟踪采购合同的执行情况，确保采购任务按时、按质、按量完成。（二）需求部门职责1.根据工作需要，准确填写《内部询价申请表》，详细说明采购需求，并对需求的合理性和必要性负责。2.配合采购部门进行询价准备工作，提供相关技术资料和质量要求等信息。3.参与询价评审过程，对供应商的产品质量、技术方案等方面进行评估，并提出意见和建议。4.负责采购物资或服务的验收工作，确保所采购的物资或服务符合公司要求。（三）技术部门职责1.对采购物资或服务涉及到的数据、技术、质量标准等方面提供专业支持和指导。2.参与询价评审过程，对供应商的技术方案、产品质量等进行技术评估，确保所采购的物资或服务满足公司的技术要求。（四）财务部门职责1.参与询价评审过程，对采购预算的执行情况进行监督，确保采购成本控制在预算范围内。2.根据采购合同和相关规定，负责采购款项的支付审核和结算工作。（五）审计部门职责1.对内部询价活动进行审计监督，检查询价过程是否符合公司制度和相关法律法规要求。2.对采购合同的签订、执行情况进行审计，防范采购风险。四、询价文件编制要求（一）准确性询价文件应准确表述采购需求，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、技术要求等内容，避免使用模糊或歧义性的语言。（二）完整性询价文件应涵盖采购活动的各个方面，包括报价要求、交货时间及地点、售后服务要求、验收标准等，确保供应商能够全面了解采购需求和公司要求。（三）规范性询价文件的格式应规范统一，内容应符合公司内部管理规定和行业标准。文件中应明确各项要求的具体内容和格式，便于供应商填写和提交报价文件。（四）合理性询价文件中的质量标准、技术要求等应合理可行，既要满足公司的实际需求，又要考虑市场上供应商的普遍能力和水平，避免提出过高或过低的要求。五、报价要求（一）报价内容完整性供应商的报价文件应包括询价文件要求的各项内容，如报价明细、产品规格型号、质量标准、交货期、售后服务承诺等，确保报价内容完整。（二）报价准确性供应商应按照询价文件的要求，准确填写各项报价信息，不得漏报、错报或虚报价格。报价应清晰明确，如有特殊说明或优惠条件，应在报价文件中注明。（三）报价有效期供应商的报价应在询价文件规定的有效期内有效。在报价有效期内，供应商不得随意更改报价。如因特殊原因需要调整报价，应提前书面通知采购部门，并得到采购部门的同意。六、评审标准（一）价格因素在满足采购需求的前提下，评审小组应优先考虑价格因素。价格评审应综合考虑供应商的报价、价格构成、价格合理性等方面，选择价格最优的供应商。（二）质量因素质量是采购的重要考量因素之一。评审小组应评估供应商提供的产品或服务的质量是否符合询价文件的要求，包括产品的性能、可靠性、稳定性、售后服务等方面。质量不符合要求的供应商不得中标。（三）交货期因素交货期直接影响公司的生产经营活动。评审小组应根据询价文件的要求，评估供应商的交货期承诺是否合理、可行。能够按时交货的供应商在评审中具有优势。（四）售后服务因素良好的售后服务能够保障公司采购物资或服务的正常使用。评审小组应考察供应商的售后服务承诺，包括售后服务内容、响应时间、维修能力等方面。售后服务完善的供应商更受青睐。（五）其他因素根据采购项目的具体情况，评审小组还可以考虑供应商的信誉、业绩、技术创新能力等其他因素，综合评估供应商的综合实力。七、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对内部询价活动进行审计监督，检查询价过程是否合规，评审结果是否公正合理。2.采购部门应建立内部询价活动的记录档案，包括询价申请表、询价文件、报价文件、评审报告、采购合同等资料，以便接受内部监督检查。（二）供应商反馈鼓励供应商对询价过程中存在的问题进行反馈。采购部门应及时处理供应商的反馈意见，对于不合理的情况进行整改，并将处理结果反馈给供应商。（三）投诉处理如供应商或公司内部人员对询价活动有异议或投诉，应按照公司相关规定进行受理和处理。投诉处理过程应公正、透明，确保投诉事项得到妥善解决。八、保密规定（一）信息保密范围参与内部询价活动的各方应对询价过程中涉及的商业秘密、技术秘密、供应商信息等予以保密。保密信息包括但不限于采购需求、供应商报价、评审过程及结果等内容。（二）保密措施1.公司内部人员应妥善保管询价相关资料，不得随意泄露给无关人员。2.在询价过程中，如需与供应商进行沟通，应注意保